Trends & meer

Werkplekanalyse beste weg naar meer duurzaamheid

Het bedrijfsgebouw verandert, door corona, voorgoed. Het nieuwe normaal, waarvan zowel organisatie als individuele werknemer profiteren, komt er via een werkplekanalyse. Die biedt de beste weg naar (nog) meer duurzaamheid, bijvoorbeeld via circulaire oplossingen.

‘Het kantoor’ is sinds de pandemie begin 2020 haar intrede deed, niet meer de dagelijkse bestemming van miljoenen Nederlanders. Hybride werken is de norm geworden: ze verrichten hun arbeid ook thuis en onderweg. Ruimtes, stoelen en bureaus blijven (groten-)deels leeg.

Risico’s

Vooralsnog moet de bestaande huisvesting van de organisatie ook zijn ingericht om de gezondheidsrisico’s voor personeel, klanten en bezoekers zo klein mogelijk te maken. Bijvoorbeeld 1,5 meter afstand, handgelpompen, mond-neuskapjes en gelimiteerde aantallen mensen op basis van het aantal vierkante meters.

In de bedrijfspanden is voldoende luchtverversing nodig. Dit verkleint verspreiding van ziekteverwekkers die luchtweginfecties veroorzaken, zoals het coronavirus. Beheerders van gebouwen moeten daarom op de hoogte zijn van de bestaande eisen (in het Bouwbesluit) en de geldende landelijke richtlijnen.

Een oud, maar nog altijd waarachtig spreekwoord zegt: Van de nood een deugd maken. Corona heeft veel nadelen, maar biedt ook een uitgelezen mogelijkheid om de oude werkomgeving aan te pakken. Of te verhuizen naar een kleiner gebouw, want loze vierkante meters zijn niet bepaald duurzaam gebruik van de verhuurbare vloeroppervlakte (VV0) voor een organisatie en verhuurder.

Leegstand kan worden tegengegaan door verhuur aan een andere partij, of door af te stoten. ,,Zo worden er ook geen loze onderhoudskosten gemaakt”, aldus expert Pieter Klompmaker van Marts Projectmanagement. Hij stelt dat duurzaamheid centraal staat bij de werkplekanalyses. Bij een aanbeveling van een werkplekverandering wordt dan ook altijd gekeken naar circulaire oplossingen, dus met bestaand of gerecycled meubilair.

Alle organisaties die hun pand willen herinrichten, kunnen in de voorbereiding niet om zo’n systematisch onderzoek naar de werkplek heen. Voordat er daadwerkelijk veranderingen kunnen worden gedaan, moet in kaart worden gebracht hoe de dagelijkse werkzaamheden voortaan worden uitgevoerd, en door wie.

Maatwerk

Maar geen organisatie is dezelfde, dus is ook (de uitkomst van) elke werkplekanalyse anders. Maatwerk. Klompmakers Haagse bureau maakt onderscheid tussen concentratie- en bureauwerk en overleggen. De overleggen kunnen ook nog eens worden gesplitst in informeel en formeel overleg. Aan de medewerkers is vervolgens de vraag om in te vullen hoeveel procent van de werkdag zij met de verschillende werkvormen bezig zijn.

Als de enquêtegegevens verzameld zijn, volgt een toets ter plekke. Weer afhankelijk van de organisatie heeft een dag tot twee weken observatie plaats van de gebeurtenissen en omstandigheden in het pand. De twee resultaten worden met elkaar vergeleken, en geven tevens de piekbelasting weer van bepaalde ruimtes of plekken.

Software maakt dat de verwerking van de data vrij snel kan gebeuren. Nadat met de opdrachtgever het aldus opgemaakte rapport hebben besproken, volgt er een advies. Dit hoeft niet altijd te betekenen dat de huisvesting aanpassing behoeft. Het kan zo zijn dat de organisatie bijvoorbeeld de vergadermomenten meer moet spreiden zodat de piekbelasting niet te hoog is.

Prikkelend

Natuurlijk kan de organisatie zelf een werkplekanalyse doen. Maar inschakeling van een externe specialist heeft voordelen. Die zijn onafhankelijk. ,,Wij mogen verfrissende, prikkelende vragen stellen aan de CEO en daardoor zijn ogen openen voor ‘andere’ oplossingen”, aldus Silvia de Haan van huisvestingsadviseur voor zakelijke huurders Solved in Amsterdam.

De CEO is de eerste die bij een analyse het woord krijgt van De Haan cs. Hij of zij ontvouwt het doel van zijn onderneming om veranderingen aan te brengen. Bijvoorbeeld ‘dat er beter moet worden samengewerkt’, of dat besparingen nodig zijn. Tweede stap is om overzicht te krijgen over de grootte van de organisatie, de onderdelen, hoeveel werkplekken er zijn.

Is een koffiehoek aanwezig, een plek om te ontspannen met games, zijn er gesloten of open ruimtes. Hoe werken de medewerkers – veel buiten de deur, meer vergaderen? Wie zijn in het nieuwe normaal nodig? Iedereen krijgt zijn kans zijn zegje te doen.

Duurzaamheid staat bij elke organisatie met hoofdletters geschreven. Maar is zo’n breed, om niet te zeggen vaag, begrip geworden dat de werkplekanalist goed moet doorvragen om vast te stellen wat er bij de opdrachtgever mee wordt gedaan en beoogd. Uitgangspunt is dat er wettelijke eisen zijn waaraan gebouwen moeten voldoen. Grosso modo geldt, dat alles z’n prijs heeft en dat leidt tot een afweging.

Praktisch

In relatief weinig tijd, zes tot acht weken, worden beide deelonderzoeken aan elkaar geknoopt en uitgewerkt in een advies. Geen lijvig geschrift, daar geloven ze in de hoofdstad niet in. Met tekeningen wordt een concreet en vooral praktisch uitvoerbaar plan geschetst, waarmee de opdrachtgever met een gerust hart de toekomst tegemoet kan treden.

Het advies is, kort door de bocht, ‘zoveel vierkante meters hebt u nodig om weer optimaal te presteren en dit zijn de daardoor benodigde investeringen’. Een conclusie kan zijn dat het huidige bedrijfsgebouw helemaal niet geschikt (meer) is, of slechts deels. Een mogelijke aanbeveling is om niet te verhuizen, omdat men van hoog tot laag in de organisatie gehecht is aan de historische huisvesting, die bovendien voor allen op korte reisafstand ligt en in het centrum van de stad.

Een werkplekanalyse is geen oukaze, maar biedt enkel en alleen geobjectiveerde hulp om alle voors en tegens tegen elkaar af te zetten. Als verhuizing bijvoorbeeld uiteindelijk wel leidt tot het doel besparing, maar naar steriele nieuwbouw op een afgelegen locatie en daardoor de arbeidsmotivatie niet zal verbeteren, is het aan de opdrachtgever om de juiste keuze te maken.

Zoals de organisatie ook bepaalt of de contractant die de werkplekanalyse heeft gedaan, ook de uitvoering mag doen. De Haan heeft de ervaring dat in zeker acht van de tien gevallen voor het complete pakket wordt gekozen. Mede doordat het Amsterdamse bureau drie poten telt: consultancy, projectmanagement en makelaardij.

Een ding mag niet onbesproken blijven. De timing. As het goed is, werkt iedereen op dit moment nog zoveel mogelijk thuis en beschikt over een laptop. Daardoor is het gedrag veranderd en goed inpasbaar in een organisatie, die zich al aanpast of heeft aangepast aan het nieuwe normaal. Wachten tot iedereen weer terug is in het bedrijfsgebouw, veroorzaakt wellicht een terugval in het oude gedrag. Dat maakt het moeilijker om de transformatie te bewerkstelligen.

Nieuwsbank banner