Trends & meer

In de organisatie werken met eigen gsm: choose your own device

De aanschaf van bijvoorbeeld gsm’s voor de hele organisatie is meestal gebaseerd op techniek en functionaliteit. Dat gaat veranderen. Want medewerkers werken het liefst met apparaten en toestellen (devices) van hun eigen keuze. Welkom in de wereld van choose your own device.

Bijna iedereen heeft tegenwoordig z’n eigen mobieltje, laptop of tablet. Bij de aankoop laten ze zich leiden door hun eigen smaak wat betreft kleur, ontwerp en gebruiksgemak en niet in de laatste plaats prijs. Kennen alle mogelijkheden en geheimen. Ze zijn er, bijna letterlijk, mee vergroeid.

Als het aan hen ligt, zouden ze hun eigen spullen ook op hun werk gebruiken. Tot voor kort was dat uitgesloten, want hun werkgever – lees de facilitair manager – had een contract afgesloten met een leverancier van andere merken, types en modellen toestellen en apparaten. Waarmee ze gevoelsmatig minder goed uit de voeten kunnen, die net die functie ontberen die hun eigen gsm, laptop of tablet wel heeft.

Uit onderzoeken blijkt dat door de verplichting om met bedrijfsmaterieel te werken, de arbeidsmotivatie afneemt. Er wordt minder zorgvuldig met de eigendommen ‘van de baas’ omgegaan. Die signalen hebben de organisaties inmiddels ook bereikt.

Kosten

Bovendien kunnen ze rekenen: al die apparatuur en software kosten een hoop centen. Daarbij komen de kosten voor bijvoorbeeld cursussen en workshops om het personeel te leren omgaan met de aangeschafte goederen. Dan gaat het alsnog wel eens mis, gaat er kostbare tijd verloren of moet in- of extern hulp worden ingeschakeld.

Dé oplossing leek bring your own device, breng je privétoestellen mee (naar de zaak). BYOD neemt bovengenoemde bezwaren weg. Medewerkers gaan nauwgezetter, ‘met liefde en aandacht’, met hun eigen, vertrouwde toestellen om en zijn daar los op. Ze hebben onder meer de laatste applicaties. Daardoor is er minder of geen verstoring van het arbeidsproces.

De organisatie boekt een aanzienlijke besparing op aanschaf, vervanging, onderhoud en zelfs abonnementen. Een deskundige merkt terzijde op dat bij abonnementen zonder meer flexibiliteit een belangrijke component is. De mogelijkheid om op- en af- te schalen in aantallen is handig, maar ook zeker flexibiliteit van de toepasbaarheid binnen een abonnement.

Daarin biedt BYOD eveneens een voordeel; de medewerker zoekt voor zichzelf het abonnement dat hem en zijn portemonnee het beste past. Net zoals hij bij verlenging zal kijken naar een toestel dat nog geavanceerder is en precies aan zijn wensen.

Echter, bring your own device heeft ook nadelen. Om met de minst erge te beginnen: de besparing kan tegenvallen, als de organisatie de totale belkosten voor de ingebrachte gsm’s gaat betalen. Veel zwaarder wegen de veiligheidsrisico’s, problemen met de naleving van alle wet- en regelgeving in een organisatie, oftewel de compliance en de daaruit voortvloeiende juridische vraag over de verantwoordelijkheid.

Datalekken

Want hoe meer verschillende soorten, types en modellen toestellen er zijn, hoe ingewikkelder het wordt voor de it-afdeling om alles onder controle te houden, cq om datalekken te voorkomen. Op de eigen toestellen staan applicaties, waar bedrijfsdata in opgeslagen werden. Stel dat een medewerker die data deelt via de cloud of doorstuurt naar een persoonlijk mailadres, waarvan ook zijn gezinsleden gebruik maken.

De meeste medewerkers weten niet welke risico’s hun handelwijze inhoudt, of dat ze compliance-regels van de organisatie overtreden. Maar het leed is geschied. Daarvoor bestaat een naam: schaduw-ict. De organisatie ontbeert enig zicht op de hoeveelheid en verscheidenheid aan software en applicaties die medewerkers gebruiken op hun werk.

Als data weglekken, de beveiliging die naam niet mag dragen, of een device een virus in het netwerk heeft binnengebracht dan wel vice versa, is de vraag wie hiervoor verantwoordelijk is. De werkgever of de werknemer? Mag de eerste de laatste dwingen mee te werken aan een oplossing, die mogelijk schade kan aanbrengen aan het privédeel van het toestel? Zo kunnen bij diefstal of verlies van een eigen gsm of laptop de (bedrijfs-)data op afstand worden gewist. Bijkomende schade kan zijn dat privéfoto’s of -filmpjes verloren gaan.

Tussenweg

Er is inmiddels een tussenweg tussen van bedrijfswege aangeschafte apparatuur en BYOD. Dat is CYOD, choose your own device. Daarvan profiteren beide partijen. Keuzevrijheid binnen duidelijk afgebakende kaders voor de werknemer. De werkgever krijgt er voor terug een sterkere arbeidsmotivatie, grotere betrokkenheid en een aantrekkelijkere positie op de arbeidsmarkt, aldus de experts.

Bij CYOD gaat het er om dat de organisatie in kaart brengt wie de gebruikers zijn, hoe ze werken en welke werkzaamheden zij verrichten (op vaste plek, veel buiten de deur), welke toestellen en applicaties ze willen of moeten gebruiken en welke devices nodig zijn Daar rolt een pakket aan toestellen, applicaties, beveiligingsniveau en dataclassificatie uit, waaruit de medewerkers kunnen kiezen.

Hebben zij gekozen, gaat de bestelling de deur uit en korte tijd later worden de apparaten geleverd. Er heeft een automatische configuratie plaats bij het inloggen op basis van de vastgestelde profielen, met slimme aanbevelingen voor applicaties. Volgens de kenners is CYOD synoniem voor medewerkerstevredenheid: ze werken met de hardware waar zij zich prettig bij voelen.

Anderzijds heeft de werkgever volledig controle en is schaduw-ict niet of nauwelijks een thema. Er is hoogstens sprake van beperkte kwetsbaarheid voor dataverlies, compliance- en veiligheidsrisico’s. Aldus is er een balans tussen wat zakelijk is en ook zakelijk beheerd moet worden en wat privé is, ook privé blijft.

Vast

Niet onbesproken mogen blijven de afwegingen bij de aanschaf van een telefooncentrale. Het is van belang te weten wat de wensen zijn van de gebruikers op het gebied van telefonie. Start met toetsen of vaste toestellen nog gewenst zijn. Een goede vast-mobielintegratie draagt bij aan de bereikbaarheid van werknemers, zonder gekoppeld te zijn aan een vast toestel.

Het gebruikersgemak van een systeem is relevant om van de gekozen telefoonoplossing een succes te maken in de organisatie. Kijk bijvoorbeeld naar de andere applicaties die gebruikers vaak inzetten en de integratiemogelijkheden met het systeem.  Is er capaciteit voor een beheerdersrol of wil de organisatie het zoveel mogelijk uitbesteden? Daarnaast is het belangrijk te bepalen of het gaat om een of meer locaties die verspreid zijn.

Verder speelt de vraag of een klantcontactcenter of service desk moeten worden meegenomen in de overwegingen. Is integratie noodzakelijk of kan het ook als een los onderdeel? En natuurlijk is er de overweging om een verdere stap in de digitale transformatie te maken. Moderne telefonie uit de cloud biedt vele voordelen, waaronder flexibel op- en afschalen en automatische updates.

Nieuwsbank banner