Trends & meer

Traditioneel vergaderen in transitie naar nieuwe vergadertrends

Het traditionele vergaderen, waarbij iedereen in dezelfde ruimte zit en de focus vooral ligt op kennis- en informatieoverdracht, gaat steeds meer tot het verleden behoren. Dit traditionele vergaderen is in transitie en kent vandaag de dag vele vormen. Meer over de nieuwste vergadertrends.

De veranderingen hebben niet alleen betrekking op waar we vergaderen, maar ook op de manier waarop we dat doen. Interactieve online meetings, staand vergaderen of keuzes maken met duurzaamheid als uitgangspunt: organisaties laten er hun creativiteit op los, met als doel om vergaderingen effectiever, productiever én inspirerend te laten verlopen. Hoe kun je als organisatie inspelen op deze veranderende behoefte? Onder andere door de inzet van technologie en (externe) locaties.

Vergaderen. Voor veel werknemers én werkgevers is het een noodzakelijk kwaad. Periodiek samenkomen met collega’s en medewerkers is zeker nuttig, maar in veel gevallen ook saai en inspiratieloos. Daarbij wordt vergaderen op de ‘traditionele’ manier, dus met zijn allen in een ruimte, niet altijd als efficiënt ervaren. Het neemt veel tijd in beslag, knopen worden onvoldoende doorgehakt en het kost meer energie dan het oplevert. 

De afgelopen jaren, aangejaagd door het vele thuiswerken, heeft een versnelling teweeg gebracht in vergaderend Nederland. Het heeft ervoor gezorgd dat we (al dan niet noodgedwongen) creatiever zijn gaan vergaderen. Online vergaderen heeft ons efficiënter en productiever gemaakt, reisbeweging zijn drastisch teruggedrongen en ook combineren we online meetings steeds vaker met beweging of bezoek aan een andere omgeving.    

Wat zijn nu de interessante trends op vergadergebied? En wat kun je als facilitair verantwoordelijk binnen een organisatie doen om dit te faciliteren? Het Facilitair Journaal dook in de materie en ontdekte de volgende, steeds populairder wordende vergadertrends: 

Digitaal vergaderen

Vergaderingen worden met name de laatste twee jaar steeds vaker online georganiseerd. Je zou kunnen spreken van een trend, maar eerder nog van een bittere noodzaak. Sinds het uitbreken van de corona crisis is digitaal vergaderen binnen veel organisaties de norm geworden. Ook in geval van versoepelingen is het de verwachting dat dit voor een deel ook zo blijft. Dat heeft vooral te maken met de efficiëntieslag die je met digitaal vergaderen kunt maken. Ze zijn eenvoudig te organiseren en zijn tijdbesparend. Daarmee is het, met het wegvallen van de reistijd, een stuk duurzamer én ook nog eens kostenefficiënt. 

Inmiddels hebben veel professionals, teams en organisaties geëxperimenteerd met Microsoft Teams, Zoom, Skype, Google Meet en nog vele andere vergelijkbare diensten met betrekking tot videobellen. Welk programma de beste optie is, is afhankelijk van het doel van de vergadering en het aantal deelnemers. Functionaliteiten zoals een beheerder toewijzen, schermen delen en de chatfunctie gebruiken kunnen onderling sterk variëren. Als organisatie kan het lonen om één hoofdprogramma te kiezen en duidelijke instructies onder medewerkers te verspreiden. Ook loont het om als organisatie na te denken hoe je medewerkers zo optimaal mogelijk kunt laten thuiswerken, bijvoorbeeld door het creëren van goede werkomstandigheden. 

Hybride vergaderen

In het verlengde van digitaal vergaderen ligt het sterk aan populariteit winnende hybride vergaderen. Dit houdt in dat een gedeelte van de deelnemers fysiek bijeenkomt terwijl de rest elders inlogt. Bijvoorbeeld vanuit huis of vanaf een externe locatie.  Hybride vergaderingen zijn ideaal wanneer het maar niet wil lukken om allemaal op hetzelfde moment op kantoor te zijn. Experts voorspellen dat deze vorm van vergaderen de komende jaren door zal zetten. Zeker nu werken op kantoor zelf hybride is geworden en technologische ontwikkelingen vergaderingen steeds interactiever en effectiever zullen maken. 

Investeren in beleving van de vergadering

Vergaderingen die interactiever worden zijn geen overbodige luxe. Is het bij een fysieke vergadering in sommige gevallen al lastig om de aandacht vast te houden: bij online vergaderingen ligt dat helemaal op de loer. We kennen het allemaal: deelnemers die hun camera uit hebben staan, de microfoon hebben gedempt of zichtbaar iets anders aan het doen zijn terwijl een andere collega iets aan het vertellen is.  Een trend is dat steeds meer organisaties inzetten op de beleving van een vergadering. Bijvoorbeeld door muziek of filmpjes in te zetten,  flitsende presentaties of andere (technische) hulpmiddelen gebruiken om de aandacht vast te houden én door de interactie te verhogen. De hogere betrokkenheid van medewerkers zorgt vaak voor meer productiviteit én resultaat. 

Een goede voorbereiding is het halve werk

Het vele thuiswerken heeft ervoor gezorgd dat we over het algemeen efficiënter zijn gaan vergaderen. Men komt vaker sneller tot de kern. Dat geldt ook voor de voorbereiding van de vergadering. Deze voorbereiding wordt ook wel een asynchrone vergadering genoemd: een bijeenkomst waarbij alle deelnemers ruim voor aanvang van de vergadering hun input of agendapunten kenbaar maken. Het voorkomt overlap én dwingt de deelnemers om tot een goede en strakke agenda te komen. Ook dit heeft voordelen op het vlak van productiviteit en resultaat. 

Oplossingsgericht vergaderen

Periodieke vergaderingen op kantoor worden vaak gehouden omdat ze toch al gepland stonden. Ook als er geen urgente kwesties zijn. Dit leidde vaak tot vergaderingen die maar voortkabbelen en waarbij er geen knopen worden doorgehakt of beslissingen worden genomen. Een interessante vergadertrend is dan ook om vooral oplossingsgericht te vergaderen. Hierbij wordt naast de te bespreken punten ook het doel vooraf vastgesteld. Wat moet een vergadering opleveren? Het zorgt voor een meer doelmatige vergadering en voor meer efficiëntie. 

Vergadering in beweging 

Niet alleen zien we inhoudelijke vergaderingen steeds meer veranderen, ook de manier waarop we dat doen verandert mee. Want waarom zou je op je bureaustoel blijven zitten als je ook kunt staan of wandelen tijdens je vergadering? Was staand vergaderen al aan een opmars bezig: het thuiswerken heeft dit nog eens versterkt. Wat ook steeds populairder wordt, is een vergadering combineren met een wandeling. In de praktijk wordt hierbij vaak voorgesteld om ‘gewoon’ te bellen in plaats van vergaderen via beeldbellen. Deze optie is met name geschikt voor wat kleinere groepen. Organisaties kiezen steeds vaker ook voor een gulden middenweg, bijvoorbeeld door af te spreken op een externe locatie. Verandering van omgeving maakt ook bewezen creatiever en zorgt bovendien voor een positieve sfeer. Daarbij is het ook nog eens gezond. Als organisatie zou je deze externe locatie kunnen organiseren. 

Gezondheid en het welzijn van medewerkers komt binnen veel organisaties steeds vaker hoog op de agenda te staan. Stimuleren om staand of wandelend te vergaderen is een effectieve manier om dit te bevorderen. Het nuttige wordt met het aangename gecombineerd. Daarbij laat onderzoek zien dat vergaderingen in combinatie met beweging vaak ook efficiënter verlopen. Ook geeft men aan scherper te zijn en informatie beter te kunnen opnemen.  

Duurzaam en maatschappelijk verantwoord vergaderen

In bovenstaande punten kunnen we een rode draad herkennen, namelijk het thema duurzaamheid. Minder reisbewegingen, kortere en efficiëntere vergaderingen en online presentaties in plaats van papieren hand-outs: het draagt allemaal bij aan een duurzamere manier van werken. Een thema dat, net als gezondheid en welzijn, steeds belangrijker wordt binnen organisaties. Het is de verwachting dat duurzaamheid ook de komende jaren steeds belangrijker zal worden. Dit zal onherroepelijk ook blijvende impact hebben op de wijze van vergaderen. 

Vergadervormen in transitie

Deze nieuwe (technologische) ontwikkelingen en duurzame vergadervormen maken vergaderingen allesbehalve overbodig. Vergaderingen zullen dan ook niet verdwijnen, maar vaker worden aangepast aan wat op dat moment het beste bij een situatie past. Hierbij krijgt de vergadering in de toekomst ook steeds meer een andere rol. Vergaderingen waarbij de focus niet meer ligt op het overbrengen van kennis of het informeren van collega’s, maar interactieve bijeenkomsten waar wordt gebrainstormd over ideeën, knopen worden doorgehakt en vergaderingen worden gebruikt om te investeren in verbinding met collega’s en een team. Als organisatie kan het lonen om de vergadercultuur binnen de organisatie in kaart te brengen en waar nodig aanpassingen doen met behulp van technologie, locatie en onderlinge communicatie.

Nieuwsbank banner