Trends & meer

Kantoren van saaie bedrijfsruimte naar dynamische werkplekken

Een duf kantoor, met saaie, wit bepleisterde muren en gangen met een muffe geur, vol lawaaierige printers en oude desktops. Het spreekt allang niet meer tot de verbeelding. Sterker nog. Je moet al flink je best doen om nog zo’n kantoor te vinden. De tegenwoordige bedrijfsleider beseft meer dan ooit het belang van een dynamische werkplek. Hoe begin je daar nu aan: zo’n dynamische werkplek creëren? Wat zijn zoal de mogelijkheden?

We delen onze bedrijfsruimten niet langer in op een klassieke wijze. Integendeel. We bedenken allerlei manieren om een persoonlijke touch te geven aan ons kantoor. Dynamiek, inspiratie, openheid, gastvrijheid, ontmoeting en een sterke bedrijfsidentiteit: dat zijn de nieuwe sleutelwoorden. Steeds meer bedrijfsleiders doen hun uiterste best om hun kantoor te laten uitstralen wat ze vertegenwoordigen.

Welkomstgevoel

Een bezoeker, klant of gast voelt zich heus niet gewenst, omdat er een groot display hangt met het woord “welkom” of omdat dat woord in grote letters op je homepage staat. Een warme ontvangst creëer je alleen door ervoor te zorgen dat je visite zich ook écht welkom voelt. De bezoeker moet het idee krijgen dat hij echt aandacht krijgt. Hij is geen nummer. Hij is uniek. Gastvrijheid zorgt ervoor dat je als bedrijfsleider een onvergetelijke, eerste indruk maakt. En zo’n fantastische beleving zorgt voor positieve mond-tot-mondreclame. Het komt erop aan om alle mogelijke verwachtingen te overtreffen. Hiervoor bestaan enkele technieken.

Eigenlijk begint een gastvrij gevoel al bij het eerste contact. Dat is vaak telefonisch. Een persoonlijke, vriendelijke begroeting doet al de helft van het werk. Onthoud de naam van je potentiële klant en spreek hem ermee aan. Onthoud ook wat hij precies zocht en laat blijken dat je aandachtig hebt geluisterd.

Ook jouw website is ondertussen veel meer geworden dan een ‘visitekaartje’. Een gebruiksvriendelijke site of webshop zorgt ervoor dat een bezoeker zich meteen welkom voelt en geen kostbare tijd verliest. Je maakt meteen een fantastische indruk die zich misschien vertaalt in een positieve review.

Trek vervolgens die gastvrijheid door naar jouw gebouw en omgeving. Zorg ervoor dat je een toegankelijke parking hebt, ook voor minder mobiele personen. Van een eindeloze zoektocht met onduidelijke borden wordt niemand vrolijk. Heb je een grote bedrijfsruimte? Duid de verschillende afdelingen dan duidelijk aan. Onderschat ook het effect van een kleurrijke receptie niet. Een spontane, vriendelijke receptionist(e) die je met de glimlach begroet: dat maakt toch je dag goed? Indien de klant of gast nog eventjes moet wachten in de wachtzaal, is het altijd fijn om in een gezellige ruimte te vertoeven. Kopje koffie of thee erbij. Maar maak het net iets specialer; met een paaseitje met praliné in april of een krokant speculaasje in december.

Het draait om de ‘totaalbeleving’. Dat betekent dat het gevoel van gastvrijheid pas compleet is als de bezoeker het pand verlaat en nog een keertje vriendelijk door jouw medewerker(s) wordt begroet.

Open bedrijfssfeer

Frustraties, roddels en achterklap zijn nefast voor de productiviteit van je werknemers. Een open bedrijfssfeer begint in de eerste plaats bij open communicatie. Zorg ervoor dat jouw medewerkers op je deur durven te kloppen als ze met een probleem zitten of iets willen uitpraten. Ook slecht nieuws moet gecommuniceerd worden. Zaken verzwijgen zorgt voor een gebrek aan vertrouwen. Daar wordt niemand gelukkiger van. Open communicatie moet er zijn op alle niveaus binnen de bedrijfshiërarchie. Zodra werknemers zich thuis voelen, zullen ze gemakkelijker een open communicatie nastreven. Niet alleen naar hun oversten, maar ook naar elkaar toe.

Openheid betekent ook dat je allemaal samen aan diezelfde kar wilt trekken. Ongetwijfeld heb je ieder jaar enkele concrete bedrijfsdoelen voor ogen. Maar zijn die doelen ook helder voor iedereen? Zonder een duidelijk doel kan een werknemer zijn interesse misschien verliezen en een andere uitdaging zoeken. Zorg ervoor dat de doelstellingen voor iedereen duidelijk zijn. Maar maak ze ook niet te hoog, want te hoge verwachtingen hebben een demotiverend effect op je team. Vergeet je werknemers ook niet te belonen wanneer ze de doelstellingen hebben gehaald.

Een open sfeer creëer je ook met positieve feedback. Een schouderklopje of gemeend complimentje doet wonderen en stimuleert toekomstige prestaties. Stimuleer een werkomgeving waarbij collega’s elkaar met plezier verder helpen en waarbij er wederzijds respect is. Activiteiten buiten het werk kunnen die openheid stimuleren. Op die manier leren medewerkers elkaar op een totaal andere manier kennen. Hoe beter je elkaar kent, hoe nauwer je kunt samenwerken. Zo’n activiteit hoeft geen tonnen geld te kosten. Een gezellige vrijdagmiddagborrel doet ook al wonderen.

Bron van inspiratie

Het is vaak op kantoor dat de beste brainwaves ontstaan. Hier worden ideeën en inzichten uitgesproken. In het ene kantoor levert een brainstormsessie misschien sneller iets op dan in het andere kantoor. Hoe komt dat? Ongetwijfeld kan een creatieve ruimte stimuleren tot meer hersenspinsels. Maak van je bedrijfsruimte een bron van inspiratie.

Een inspiratievolle ruimte creëer je niet meteen met witte muren, saaie bureaus en nog saaiere stoelen. Kleuren hebben een stimulerende werking op je gemoedstoestand. Dat wil niet zeggen dat je van je bedrijfsruimte meteen een kakofonie van kleuren moet maken. Maar hier en daar een kleurrijke muur of een vrolijke eyecatcher is een mooie bijdrage. Kies bijvoorbeeld enkele muren uit en geef ze een accentkleur, een opvallend fotobehang of een trendy print. Wat dacht je van een muur in graffiti? Bureaustoelen hoeven niet altijd zwart te zijn. Er zijn tegenwoordig genoeg kleurrijke modellen op de markt. Zorg voor eenheid in kleur. Maak er geen zootje van.

Ook planten vrolijken de sfeer op. Wissel af tussen grote en kleine kamerplanten. Hang een paar planten op. Zo geef je je kantoorruimte meteen een speciale sfeer.

Gezellige ontmoetingsplaats

Tegenwoordig is een werkplek veel meer dan een ruimte met witte tafels en zwarte bureaustoelen. Mede door de trend van het hybride werken weten werknemers maar al te goed hoe ze van hun kantoor een tweede thuis kunnen maken. Steeds meer bedrijven kiezen voor houten bureaus of een werktafel in één specifieke kleur. Die kleur wordt dan doorgetrokken naar bijhorende fauteuils, knusse zithoekjes of ronde kuipstoelen.

Onderschat zeker het effect niet van een hoogpolig vloerkleed, kleine bijzettafeltjes, ludieke foto’s aan de wand of geluiddempende panelen. Laat je inspiratie de vrije loop bij de keuze van accessoires. Wat dacht je van een grote, stenen hond aan de ingang? Of een knap staaltje Photoshop in de toiletten van je kantoor? Ook inspirerende quotes werken altijd! Zulke kleine ingrepen hebben een groots effect op de creatieve ingevingen van je collega’s.

Gezonde combinatie

Bij een dynamisch bedrijf hoef je niet per se aan een opvallende architectuur te denken. Uiteraard kan zo’n excentriek gebouw een gedreven werkmentaliteit altijd extra stimuleren. Denk maar aan opvallende golven, kronkels of hoeken in een gebouw. Maar ook een uitzicht op de haven, het meer of een recreatiedomein. Maar het kan ook veel simpeler.

Dynamiek creëer je ook door een ingenieus lichtplan, interessant kleurgebruik, houten wanden, lichtstraten, een optimale indeling van de ruimte en een verstandige keuze van afwisselend meubilair. Kies voor meubels, accessoires en decoratie die matchen met de kleuren van je bedrijf. Op die manier zorg je voor een sterke bedrijfsidentiteit. Nieuwe gasten, klanten of sollicitanten herkennen meteen je bedrijfskleuren.

Waarom zou je, als organisatie, investeren in een dynamische bedrijfsomgeving? Een dynamische werkplek stimuleert de creativiteit en productiviteit van je werknemers. Hierdoor groei je ook als bedrijf, wat dan weer een grotere omzet betekent.

Nieuwsbank banner