Trends & meer

Van aanwezigheidsregistratie naar workforce management

Organisaties waar medewerkers steeds meer hybride werken, kiezen steeds vaker voor workforce management: een centraal systeem dat zowel werkgevers als werknemers inzicht verschaft in de planning, belangrijke wetgeving- en bedrijfsprocessen en de arbeidsprestaties. Over de ontwikkeling die aanwezigheids-registratie aan het doormaken is.

Mits goed geïmplementeerd is workforce management tijd- en kostenbesparend en levert het productievere medewerkers én een hogere klanttevredenheid op. Maar wat levert workforce management op voor organisaties en wat vereist dit van hun facilitaire diensten?

Workforce management helpt organisaties bij het behalen van bedrijfsdoelstellingen, geeft inzicht in de personeelsplanning en is tijdbesparend. Het stelt zowel werkgever als werknemer in staat om inzicht te verkrijgen in de planning en te streven naar een zo optimaal mogelijke inzet van de werkuren. De enorme groei van workforce management programma’s past bij de trend van medewerkers die steeds meer op afstand werken en meer behoefte hebben aan regie over de eigen planning. Dat doet een beroep op de werkwijze van organisaties, maar zeker ook van facilitaire diensten. Want hoe zorg je voor gestroomlijnde bedrijfsprocessen op het moment dat veel medewerkers op verschillende locaties werken?

Veel organisaties hebben de afgelopen jaren geïnvesteerd in thuiswerkplekken, om ervoor te zorgen dat medewerkers ook thuis goed en professioneel hun werk kunnen doen. Het is de verwachting dat de trend van decentraal werken, of dat nu vanuit huis of vanaf een (externe) werklocatie zoals een deelkantoor is, ook de komende jaren zal doorzetten. Onderzoek laat zien dat het een blijvertje is: een combinatie van werken op kantoor én op een locatie elders. 

Naar workforce management

 De werkomstandigheden morgen dan wel veranderen: wat een organisatie van medewerkers verwacht blijft vaak hetzelfde. Als organisatie streef je ernaar om je medewerkers zo efficiënt en zo effectief mogelijk in te zetten. Daarbij heb je als organisatie, maar ook als team onderling, behoefte aan structuur en overzicht. Want welke taken voeren individuele medewerkers uit? En op welke (digitale) manier zorgen we voor onderlinge afstemming en contact? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Nu we steeds vaker op afstand van elkaar werken, komen vertrouwde processen onder druk te staan. Wat nodig is, is een manier om toch het overzicht te creëren. Een manier die sterk aan populariteit wint is het zogeheten workforce management. 

Andere aanpak

Een decentrale en hybride manier van werken vraagt om een andere aanpak. En dat gaat verder dan enkel de aanwezigheidsregistratie alleen. De afgelopen jaren zijn er tal van apps en software programma’s verschenen die bedrijfsprocessen gestructureerd kunnen laten verlopen en inzichtelijk te maken wie waarmee bezig is. Niet als controlerende functie, maar om de communicatie en gemaakte afspraken te waarborgen. Een steeds populairdere vorm om dit in goede banen te leiden is de inzet van workforce management.

Efficiënter en effectiever

Door de inzet van slimme software kunnen organisaties efficiënter én effectiever werken waarbij ook rekening wordt gehouden met het welzijn van medewerkers. Het grote voordeel van workforce management is door automatiseren een flinke efficiëntieslag te kunnen maken. Workforce management omvat veel meer dan enkel de aanwezigheidsregistratie of personeelsplanning. De laatste jaren heeft de ontwikkeling wat betreft workforce management een vlucht genomen, waardoor veel van de beschikbare software programma’s en apps inmiddels de volgende onderdelen bevatten:

Aanwezigheidsregistratie

Workforce management maakt het mogelijk om op een transparante en heldere manier de aanwezigheidsregistratie binnen een organisatie te verwerken. Ook wanneer een deel van de medewerkers hybride werkt. Bij de meeste apps en software programma’s kunnen medewerkers ‘inklokken’ en kunnen bezettingsproblemen snel worden gesignaleerd. Deze vorm van aanwezigheidsregistratie kan direct worden gekoppeld aan de salarisadministratie. 

Inzicht en forecasting

Door gebruik te maken van forecasting, een voorspellende tool in het programma, maak je als organisatie inzichtelijk hoeveel personeel je op welke momenten tot je beschikking hebt. Het stelt je in staat om effectief te plannen, daarbij ook rekening houdende met bezetting en budgetten.

Personeelsplanning en roosters

Het telkens weer rond krijgen van een rooster, waarbij je vaak te maken krijgt met onverwachte situaties zoals ziekte en verzuim, is binnen veel organisaties een hele uitdaging. Workforce management helpt met het stroomlijnen van het planningsproces. Het maakt de beschikbaarheid en andere gegevens inzichtelijk waardoor je sneller, transparanter en effectiever kunt plannen. Dit geldt voor de organisatie, maar zeker ook voor medewerkers die op deze manier meer inzicht en inspraak hebben op hun eigen werktijden en dagen. 

Salarisadministratie 

Workforce management kan ook worden ingezet voor een voeren van een efficiënte salarisadministratie. De data uit het systeem kan namelijk worden uitgelezen, inclusief gewerkte (over)uren, vrije dagen, vakanties en eventuele toeslagen. Met workforce management hoeft deze informatie niet ‘los’ bij elkaar worden gezocht, maar kan het direct worden uitgelezen en doorgezet naar de salarisadministratie. Dit voorkomt niet alleen fouten, maar het bespaart ook veel tijd. 

Rol facilitaire diensten

Goede workforce management software stelt je als organisatie in staat om tijdrovende bedrijfsprocessen te automatiseren. Het invoeren en aanpassen van de planning, meer inzicht in beschikbaarheid en kosten en het voeren van een efficiëntere salarisadministratie: het zijn een aantal voorbeelden én voordelen van goed workforce management. 

Om workforce management succesvol te implementeren binnen de organisatie is het zaak om de huidige situatie, structuur en behoefte in kaart te brengen. Daarna is het is zaak om je als facilitair verantwoordelijke een aantal vragen te stellen. Wat is er nodig om tot een goede implementatie te komen? Wat moeten we daar als organisatie voor regelen, zowel met betrekking tot thuiswerkplekken als IT-aanpassingen in het bedrijfsgebouw? Wanneer je eenmaal voor een workforce management programma hebt gekozen, dien je dit vervolgens uit te rollen binnen de organisatie en de verwachtingen duidelijk te communiceren naar collega’s en medewerkers. 

Workforce management heeft dus veel potentie, zeker met het oog op huidige én toekomstige ontwikkelingen. Maar welk programma moet je kiezen? Met het overweldigende aanbod kan het lastig zijn om het kaf van het koren te scheiden. Benoem bij de keuze voor een workforce management programma daarom eerst de eigen doelen en behoeftes als uitgangspunt en investeer in het vinden van het juiste programma.

Nieuwsbank banner