Trends & meer

Tijdig inschakelen verhuisbedrijf essentieel in voorbereiding

De zaken gaan goed, het bedrijf groeit en de behoefte aan een nieuw onderkomen neemt toe. Of het thuiswerken in coronatijd blijkt zo goed te werken, dat het aantal benodigde werkplekken daalt. Dan is een (interne) verhuizing een optie. Natuurlijk is de eerste stap dan om een nieuwe locatie te zoeken of de bestaande anders in te richten. Het tijdig inschakelen van een verhuisbedrijven is daarbij essentieel.

Bedrijfsverhuizingen houden meer in dan alleen in- en uitladen van de verhuiswagen of het versjouwen van de inventaris van het ene naar het andere (gedeelte van het) gebouw. Zeker als het gaat om een verhuizing van een bedrijf met meerdere afdelingen. De voorbereiding op zo’n verplaatsing is cruciaal, al wordt die dikwijls onderschat.

Wie op Google zoekt naar waar te beginnen met een verhuizing, krijgt honderden zoekresultaten. Een veel gevonden tip is om te beginnen met opruimen. Niet eens zo’n heel slecht idee, zeggen erkende projectverhuizers. Want wat immers niet meer nodig is en wordt weggegooid of verkocht, hoeft niet meer te worden verplaatst. Dat scheelt in de ruimte, sjouwwerk en uiteindelijk dus ook de kosten.

Steeds later

Een tijdbesparende vervolgstap zou het benaderen van een verhuisbedrijf kunnen zijn. Volgens Maurice Willemsen (Vlaming Verhuizingen) wordt die stap echter steeds vaker uitgesteld. Het komt voor dat zijn bedrijf wordt benaderd voor een verhuizing die het liefst een week later al moet plaatsvinden. Terwijl je een projectverhuizing niet ‘eventjes’ doet. Wanneer de verhuizers dan moeten adviseren om de verplaatsing uit te stellen, kan dat een teleurstellende boodschap zijn die bovendien pijn kan doen in de portemonnee.

Niet alleen vanwege de planning van de daadwerkelijke verhuizing, maar ook voor een gedegen voorbereiding is het tijdig inschakelen van een verhuisbedrijf verstandig. Projectmanagers van verhuisbedrijven kunnen facilitair medewerkers ondersteunen bij het opstellen van een verhuisplan of het werk zelfs helemaal uit handen nemen. Dat kost veel geld. Maar dat verdienen zij ruimschoots terug wanneer de verhuizing dankzij hun begeleiding en adviezen gesmeerd loopt.

De ervaring van verhuisbedrijven leert namelijk dat er in de voorbereiding op een verhuizing nogal wat zaken over het hoofd worden gezien. Soms geheel logische punten, maar natuurlijk kennen zij ook de fijne kneepjes van het vak. Zo kun je in onder meer Amsterdam nog weleens te maken krijgen met ontheffingen voor verhuiswagens. Worden die niet tijdig aangevraagd (doorgaans minstens tien werkdagen van tevoren), dan kan de verhuizing simpelweg niet doorgaan.

Kasten weg

Ook als het gaat om de inventarisatie, kan de blik van een kenner nuttig zijn. Moeten er bijzondere objecten worden verplaatst, waar bijvoorbeeld speciaal vervoer of extra verzekering voor nodig is? Is er in het geval van een interne verhuizing een ruimte die kan dienen als buffer, zodat al het meubilair niet door elkaar staat? Gaat alles überhaupt passen op een nieuwe locatie? Zo kent Kyona Snijders (UTS Bernardt) een voorbeeld van een bedrijf dat wilde inkrimpen. Het idee was om ruimte te winnen door kasten te ruimen. Maar tijdens het inpakken werden zoveel verhuiskratten gevuld, dat zij zich hardop afvroeg of de klant die misschien wilde kopen als extra bergruimte.

Voor een goed beeld van de ruimte op de nieuwe locatie, is een plattegrond eigenlijk onmisbaar. Natuurlijk om in grote lijnen te zien wat waar komt te staan, maar ook op detailniveau. Want misschien kwamen de datakabels op de oude locatie wel uit de grond en op de nieuwe locatie uit de muur. Zijn de kabels dan wel lang genoeg om alle werkplekken aan te sluiten? Je hebt een probleem wanneer je op de dag van de verhuizing op pad moet om bijvoorbeeld 150 nieuwe datakabels te gaan aanschaffen.

Natuurlijk is ook het plakken van stickers op al het meubilair, bijvoorbeeld per verdieping of afdeling een eigen kleur. Daar kan ook een van/naar lijst bij worden gemaakt. Door vooraf duidelijkheid te hebben over wat waar naartoe moet, voorkom je tijdens het verhuizen zelf twijfels. En hoe groter de verhuizing, hoe strakker doorgaans de planning op de grote dag.

Eén aanspreekpunt

Om op die momenten vertraging te voorkomen, is het ook nuttig om voor de verhuizers één aanspreekpunt aan te wijzen. Verzoeken kunnen dan via zo’n coördinator worden doorgegeven, om te voorkomen dat ‘iedereen’ zich met de plaatsing van meubilair bemoeit en er tijd verloren gaat aan het heen en weer schuiven. Bovendien is die plattegrond vooraf niet voor niets gemaakt en voldoet de plaatsing wellicht aan wettelijke vereisten. Bijvoorbeeld om de anderhalve meter afstand in acht te nemen.

Dat thuiswerken sinds de eerste coronalockdown redelijk is ingeburgerd, komt verhuizers niet slecht uit. Voor hen is het een verademing om te kunnen werken in een verlaten kantoor. Terwijl veel bedrijfsactiviteiten vanuit huis kunnen worden voortgezet op het moment van de verhuizing, hoeven de verhuizers niet bang te zijn dat de liften regelmatig bezet zijn.

Functionerende liften zijn sowieso handig. Een zeer nuttig advies is om een liftmonteur op stand-by te houden, zodat snel ingegrepen kan worden in het geval van een storing. Het is zo’n handigheidje waar lang niet iedereen bij stilstaat in de voorbereiding op een verhuizing. Natuurlijk zijn daar kosten aan verbonden, maar wat als een lift dienst weigert? Is de monteur er binnen een paar uur, dan is er ongetwijfeld ander werk dat eerst kan worden opgepakt. Bovendien is het raadzaam om in een planning ook altijd een veiligheidsmarge in te plannen voor tegenvallers. Maar wellicht is de monteur pas op een andere dag beschikbaar en dan loopt de verhuizing spaak.

Koffieautomaten

De liftmonteur, het vaste aanspreekpunt en de ontheffingsaanvraag zijn tips van ervaringsdeskundigen die ongetwijfeld niet iedereen kent. Maar er zijn meer zaken die op het oog logisch zijn en toch over het hoofd worden gezien. Het versturen van adreswijzigingen ligt voor de hand, laat staan het informeren van het eigen personeel. Maar weet de leverancier van de koffieautomaten ook waar en vanaf wanneer hij de bonen moet leveren?

In het algemeen zijn er in de voorbereiding geen grote verschillen tussen verschillende bedrijfstakken. Natuurlijk vergt de verhuizing van een zorginstelling een andere aanpak dan een kantoor waarvan het personeel thuiswerkt. Dat geldt ook voor de verhuizing van complexe machines. Dan zijn vaak goede afspraken nodig met bijvoorbeeld leveranciers, die de apparatuur moeten af- en aankoppelen. Om de bedrijfsactiviteiten dan snel weer te kunnen hervatten, is het belang van een strakke planning nog groter. Uiteindelijk is elke verhuizing een puzzel die na een goede voorbereiding altijd gelegd kan worden.

Nieuwsbank banner