Trends & meer

De waarde van tijdelijke opslag reikt verder dan een ouwe schuur

Uit ruimtegebrek opslagruimte huren voor korte of langere tijd? Iedere organisatie krijgt er vroeg of laat mee te maken. Waarop te letten bij het huren van zakelijke opslagruimte.

Het dus zomaar een keer voorkomen dat er buiten kantoortijden iets nodig is, wat in de opslag staat, zoals extra voorraad, omdat er een grote order is binnengekomen, of een bepaald dossier voor een spontane zakelijke meeting. In veel organisaties bestaat nu eenmaal geen ‘negen tot vijf’ -mentaliteit. In zulke gevallen is het het belangrijk dat de opslag op ieder gewenst tijdstip kan worden betreden. Let daarom bij het tekenen van de huurovereenkomst altijd op de openingstijden.

Wie heeft toegang tot de opslag?

Soms kan een unit geopend worden met een sleutel of code, in andere gevallen gebeurt dit met behulp van een vingerafdruk. Deze laatste optie is vooral geschikt voor zzp’ers, die willen voorkomen dat iemand anders dan zijzelf toegang hebben tot hun spullen. Maar wanneer er wel  medewerkers in dienst zijn, is het vaak handig dat zij ook toegang hebben. In dat geval is een code of sleutel gemakkelijker.

Hoe is de opslag beveiligd?

Zakelijke goederen zijn vaak kostbaar, om maar niet te spreken over dossiers met vertrouwelijke informatie. Daarom is het essentieel om bij het huren van zakelijke opslagruimte te kijken naar welke beveiligingsmaatregelen er getroffen zijn. Zijn er on site medewerkers die waken over de veiligheid van de spullen in de opslag? Is er sprake van een alarmsysteem en/of camerabeveiliging? Let ook gelijk op de aanwezigheid van brandbeveiliging en brandblussers. Dit verkleint de kans op schade aan de opgeslagen goederen.

Hoe zijn de opslagcondities?

Vaak zijn opslagruimtes onverwarmd. Goed voor het milieu, maar niet altijd voor de opgeslagen producten die te lijden kunnen hebben onder te veel vocht.  Wanneer u kleding of andere stoffen artikelen wilt opslaan, klantendossiers of archieven van de onderneming of elektronische apparaten is het belangrijk om gebruik te maken van vochtregulering om de opslagruimtes vochtvrij te houden.

Vergelijk de prijzen 

De prijzen van opslagruimtes kunnen erg uiteenlopen.Maandelijks teveel betalen voor een opslagruimte  neemt een flinke hap uit uw winst. Vergelijk daarom goed de prijzen voor het gewenste aantal kubieke meters, en let ook op de kleine lettertjes. Er wordt namelijk nog wel eens geadverteerd met stuntprijzen, terwijl er dan nog extra kosten voor bijvoorbeeld inschrijving bijkomen. Bij de algemene voorwaarden is het verder ook goed om te letten op het opzegtermijn, zeker als u de opslag maar voor korte tijd nodig hebt.

Opslag op eigen terrein? 

Heeft u extra ruimte voor uw organisatie nodig, maar wilt u uw spullen onder handbereik houden, dus op eigen terrein? Dan is semi-permanente bedrijfshal misschien de geknipte oplossing. Er zijn verschillende bedrijven die binnen korte tijd een bedrijfshal op de door u gewenste locatie kan realiseren, volledig gebouwd naar uw wensen en die ook nog eens alle normen en eisen. Deze semi-permanente bedrijfshallen worden over het algemeen ingezet als een tijdelijk magazijn of loods, ten behoeve van extra opslagruimte, maar door de vele mogelijkheden die een semi-permanente bedrijfshal kan bieden, is een dergelijke  tentconstructie ook inzetbaar als tijdelijke showroom, winkelruimte of diverse gelegenheden voor de horeca.

Huren bij de buren?

Omdat bedrijven vaak vastzitten aan een langlopend huurcontract ontstaat verborgen leegstand van kantoren. Veel grote bedrijven zijn van plan om het na de coronacrisis met minder kantoorruimte te doen, zo bleek uit een rondgang van Nieuwsuur langs 25 van de grootste werkgevers van Nederland. Ruim de helft van de bedrijven verwacht minder kantoorruimte nodig te hebben, omdat hun medewerkers meer thuis zullen werken. Vóór corona kwamen medewerkers van de ondervraagde bedrijven gemiddeld vier of vijf dagen naar kantoor. Na de pandemie zal dit naar verwachting zo’n twee tot drie dagen zijn. De rest van de week werken medewerkers thuis of (bijvoorbeeld) bij een klant. Dat heeft consequenties voor de benodigde kantoorruimte: er is vaak sprake van een reductie van twintig tot soms zelfs vijftig procent. Ruimte die wellicht voor een goede prijs te huren is. 

Goed verzekerd

Opslagbedrijven zijn niet aansprakelijk bij schade aan uw spullen. Daarom is het verstandig dat die verzekerd zijn. De meeste inboedelverzekeringen dekken externe opslag.

Toch zijn er inboedelopslagbedrijven die automatisch een verzekering voor u afsluiten, dit zit dan vaak bij de huur inbegrepen. Bij sommige bedrijven worden bepaalde specifieke eisen gesteld aan de verzekering, in dit soort gevallen is het ook vaak mogelijk om via het bedrijf zelf een dergelijke verzekering af te sluiten. Let op: Er zijn grote verschillen in hoe inboedelverzekeraars schade vergoeden bij tijdelijke opslag (ook wel self-storage). Zorg daarom dat u goed verzekerd bent, maar check ook of u niet dubbel verzekerd bent

Denk daarom aan het volgende, voor u uw  kostbare spullen in self-storage zet:

  • Laat u niet zomaar een verzekering aansmeren. Raadpleeg eerst goed de voorwaarden van de eigen inboedelverzekering.
  • Doe dit ruim van te voren en kijk ook hoe lang spullen in opslag zijn verzekerd.
  • Is de verzekerde periode lang genoeg gezien de verwachte duur van de opslag? Zo niet, overweeg dan (tijdelijk) over te stappen naar een inboedelverzekeraar met ruimere voorwaarden.
  • Let op: verzekeraars eisen vaak dat het om een erkend verhuis- of opslagbedrijf gaat.

Overige kosten

Bovenop de huurprijs komen vaak nog eenmalige kosten. Denk bijvoorbeeld aan administratiekosten of toegangskosten bij een box of container die klaargezet moet worden. Sommige bedrijven vragen een borg, bijvoorbeeld van een maand huur. 

Tips om uw inboedel op te slaan

  • Sommige bedrijven werken met partnerbedrijven. Vraag bij hen een offerte op, dan kun je van een ander bedrijf een reactie krijgen. Dit bedrijf kan andere tarieven en voorwaarden hebben.
  • Check of de benodigde ruimte  ook beschikbaar is bij de vestiging van uw keuze.
  • Ga langs bij de vestiging om de ruimte te bekijken. Sommige zijn lang en smal, andere breed. Bedenk wat het handigst is. Door langs te gaan krijg je ook een beter beeld van de grootte.
  • Vraag bij de inboedelverzekeraar of tijdelijke opslag gedekt is, en welke voorwaarden gelden. Zeg de inboedelverzekering niet op voor de verhuizing, want dan is de opslag niet gedekt.
Nieuwsbank banner