Trends & meer

Luidt thuiswerken einde collectieve kantoordiensten in?

Thuiswerken lijkt binnen veel organisaties ook de komende jaren de norm te blijven. Dat werpt voor een facilitair verantwoordelijke interessante vragen op. Want wat zijn de gevolgen van deze ontwikkeling voor collectieve kantoordiensten- en voorzieningen?  Schoonmaak, catering, koffie & thee voorzieningen en het stand-by zijn van ICT-collega’s: door thuiswerken komen jarenlang vanzelfsprekende collectieve kantoordiensten onder druk te staan. Waar moet je als organisatie rekening mee houden? En wat zijn alternatieven en oplossingen op de langere termijn?

Bij de poort gaan een slagboom open, waarna je met je auto het bedrijventerrein op rijd. Eenmaal aangekomen op kantoor geniet je van een opgeruimde en fris ogende ruimte. Je wordt vriendelijk begroet door de collega van de receptie en loopt naar de koffieautomaat voor een verse kop koffie. Problemen met je computer of laptop? De collega van ICT is in de buurt en kijkt graag met je mee. 

Vanzelfsprekendheid

Medewerkers die op kantoor werken zullen één of meerdere voorbeelden herkennen. Het zijn collectieve kantoordiensten en voorzieningen die we de afgelopen jaren als vanzelfsprekend zijn gaan beschouwen. Kantoordiensten als deze zijn de lijm die ervoor zorgen dat een organisatie, en dan specifieker: de medewerkers, worden gefaciliteerd om zo goed mogelijk hun werk te doen. Het draagt bij aan de collectieve ervaring en saamhorigheid.

Nu binnen veel organisaties thuiswerken de afgelopen jaren stilaan de norm is geworden, komen veel deze vanzelfsprekendheden in het gedrang. Ruimtes staan steeds vaker leeg en collega’s en leidinggevenden zien elkaar minder. Wat houdt dit in voor de collectieve kantoordiensten- en voorzieningen? 

Tijdens én na corona

Of de corona pandemie van tijdelijke aard zal blijken te zijn, weten we niet. Wat we in de facilitaire wereld wel met zekerheid kunnen zeggen, is dat de collectieve gedachte over thuiswerken wél is veranderd. Veel organisaties hebben al aangegeven het thuiswerken als norm te blijven beschouwen, of daar stapsgewijs steeds meer op in te zetten. Als gebouwbeheerder of facilitair verantwoordelijke werpt dat interessante vragen op. Want wat doe je met ruimtes die niet of nauwelijks gebruikt worden? En wat betekent dit voor de vloeroppervlakte per medewerker? En een van de belangrijkste vragen: wat is het praktische nut van kantoordiensten- en voorzieningen? 

Minder is niet altijd voordeliger

Simpel gedacht zou je kunnen denken dat het vanuit kostenoogpunt interessant kan zijn om minder in te hoeven zetten op collectieve kantoorvoorzieningen. Immers: hoe minder mensen er gebruik van maken, hoe minder kosten. Toch? Dat is niet altijd het geval. Wanneer een gedeelte van de werknemers met regelmaat naar kantoor komt, zullen voorzieningen tot op zekere hoogte gewaarborgd moeten worden. Ruimtes moeten worden schoongemaakt, voorzieningen moeten worden onderhouden door de facilitaire dienst en bepaalde abonnementen zullen door moeten blijven lopen. Ook al wordt er minder gebruik gemaakt van de faciliteiten: kosten lopen gewoon door. 

Daarbij zijn er ook andere aspecten om als organisatie en gebouwbeheerder rekening mee te houden. Want hoe zit het met de thuiswerkplek van medewerkers? Welke rol speelt de organisatie om daarin te investeren? En wat is daarbij het kostenplaatje? Tot slot zijn er ook nog enkele effecten van thuiswerken die niet eenvoudig in een Excel bestand te vangen zijn. Denk hierbij aan het welzijn en de productiviteit van medewerkers. Bijvoorbeeld wanneer ze hele dagen zonder onderbreking achter een scherm zitten en minder toekomen aan gezonde tussendoortjes, zoals bij een fruitpakket op kantoor wel het geval is. Wat voor gevolgen heeft dit voor uitval en verzuim? En hoe kun je daar als organisatie op inspelen?

Meerwaarde van collectieve kantoordiensten

Als organisatie en gebouwbeheerder kan het dus lonen om verder te kijken dan de daadwerkelijke kosten alleen en het grotere plaatje te zien. Ook hierbij kunnen vragen helpen. Want als medewerkers overwegend thuiswerken, worden werkplekken dan over het algemeen duurder, of juist goedkoper? Of worden ze ‘armer’ van uitvoering omdat er minder voorzieningen omheen hangen en de beleving  anders is? Ook al werken medewerker steeds vaker thuis, als organisatie ben je nog altijd verantwoordelijk voor het faciliteren van een goede, professionele en gezonde werkplek. Het bieden van goede, collectieve kantoorvoorzieningen hoort daar ook bij. 

.

Daarbij zijn collectieve voorzieningen ook zaken die medewerkers en een organisatie met elkaar verbinden. Het is het samenspel tussen een comfortabele werkplek én zaken die daaromheen goed geregeld zijn die ervoor zorgen dat een medewerker zich gezien en gewaardeerd voelt. Niet voor niets hechten we zoveel waarde aan het praatje bij de koffieautomaat. Collectieve kantoordiensten hebben dus een veel grotere functie dan enkel de praktische kant

Hybride kantoordiensten

Dat werpt de vraag op: gaan door thuiswerken de collectieve kantoordiensten verdwijnen? En zo ja, is dat een oplossing of zorgt het juist voor problemen op de lange termijn? Gebouwbeheerders doen er goed aan om kritisch te kijken naar de mogelijkheden binnen de eigen organisatie. Hierbij is het aan te raden om groter te denken en ook rekening te houden met hybride oplossingen. 

Zo kan het bijvoorbeeld een afweging zijn om te kijken of het voor een beperkt aantal medewerkers realistisch is om collectieve kantoorvoorzieningen in stand te houden. Praktisch gezegd: wegen de dagelijkse kosten van bijvoorbeeld schoonmaak, ICT-collega’s ter plaatse, mobiliteitskosten of een fruit abonnement op tegen het aantal collega’s die de gang naar kantoor maken? Of is het bijvoorbeeld interessant om in plaats van het hele kantoorgebouw draaiende te houden werkplekken bij derden in te huren waar medewerkers terecht kunnen, inclusief goede voorzieningen aldaar? Ook vanuit duurzaamheidsoogpunt loont het om hier kritisch naar te kijken. 

Breng de behoefte in kaart

Er is geen eenduidige of generieke oplossing. Deze is afhankelijk van de omvang van de organisatie en de aard van de werkzaamheden van medewerkers. Als facilitair verantwoordelijke is het zaak om samen met de organisatie te kijken naar of en hoe je collectieve kantoordiensten kunt blijven bieden, en welke vorm daarvoor het meest geschikt is. Denk na wat mogelijke gevolgen kunnen zijn van bepaalde keuzes. Niet alleen vanuit kostenoogpunt, maar ook vanuit de medewerkers gedacht. Wat hebben zij nodig om hun werk goed te kunnen doen? En wat is de waarde van de voorzieningen die jarenlang vanzelfsprekend zijn geweest? Door de behoefte in kaart te brengen en dat als uitgangspunt te nemen, kom je tot creatieve oplossingen.

Plan voor de lange termijn

Nu thuiswerken steeds meer de norm blijkt te gaan worden, ook de komende jaren, is het als facilitair medewerker en organisatie ook waardevol om kritisch te kijken naar het hele spectrum wat betreft gebouwbeheer. Wat betekent deze verschuiving voor de kosten en de strategie op de lange termijn?  Wat zijn interessante gebieden om in te investeren (technologie, energie, thuiswerkplekken, duurzaamheid) en wat moet echt veranderen? Het dwingt organisaties om na te denken over een aanpak op de lange(re) termijn en daarbij alle belangen mee te wegen en op waarde te schatten. 

Nieuwsbank banner