Trends & meer

Juist in voorbereiding verhuizing valt grote ict-winst te behalen

Verhuizing van een bedrijfs(-afdeling) heeft veel voeten in de aarde. Ook wat informatietechnologie betreft. Terugkerend probleem is dat wél aan de hardware, maar niet of te laat aan de software wordt gedacht. Terwijl juist in de voorbereiding grote winst te maken is, bijvoorbeeld ‘in de cloud’.

Een verhuizing naar een nieuw pand is hèt moment om te veranderen van ‘we hebben ict nu eenmaal nodig’ naar ‘hoe kan de ict ons nog beter helpen onze dienst nog beter te leveren?’ Dat begint bij goed nadenken over bijvoorbeeld wifi en de aanleg van kwalitatief goede netwerkkabels door het hele pand.  Wifi is een topoplossing, maar er blijven omstandigheden waarbij een kabeltje toch erg fijn is.

Voordat de daadwerkelijke verhuizing van de ict-omgeving plaatsheeft, moet er een beslissing worden genomen over de back-up van gegevens. Het ligt er daarbij aan of een organisatie haar data in de cloud heeft opgeslagen, of dat ze on premise (fysieke servers op locatie) worden bewaard.

De keuze voor cloud of eigen server is lastig. Er spelen nog al wat argumenten. Moeten de data (ook) kunnen worden bereikt van buitenaf of alleen vanaf kantoor? Zijn er applicaties die nog niet in de cloud werken, en is het mogelijk die te veranderen naar een SaaS-oplossing?

Abonnement

Saas staat voor Software as a Service, beter bekend als ASP (Application Service Provider). Die biedt een abonnement op IT-diensten via de cloud, die beschikbaar is via het internet. Met andere woorden: de gewenste software wordt geleverd en beheerd door een provider en de abonnementhouder heeft toegang tot die software via een browser of mobiel apparaat.

De voorkeur van de experts is om de gehele infrastructuur tijdig – oftewel met genoeg speelruimte om onverwachte obstakels het hoofd te bieden – naar de cloud te brengen, en virtueel op te zetten. On-premiseservers zijn kwetsbaarder, duurder in onderhoud en moeilijker te verhuizen. Bovendien: worden fysieke servers verhuisd, dan is er gerede kans op downtime.

Dat is de periode waarin het computersysteem dus niet beschikbaar is. Mocht in deze interval iets gebeuren met de ict-omgeving, kan deze alleen teruggezet worden naar het moment van de laatste back-up, vóór de verhuizing van de servers.

Uitschakelen

Maakt de organisatie gebruik van monitoring van haar eigen ict-omgeving, dan moet ook hieraan worden gedacht worden. Er zullen alerts komen vanwege de afkoppeling van servers, computers en laptops. Het is verstandig om de monitoring uit te schakelen totdat de verhuizing is voltooid.

De keuze voor een tijdelijke of volledige back-up valt in het voordeel van de laatste optie uit. Een volledige back-up biedt het gewenste vangnet bij eventualiteiten. Anderzijds zal die meer tijd vergen, en is zorgvuldige planning een must. Zoals gezegd: een uitgekiende aanloop zorgt voor de beste sprong. Als de organisatie al over een lopende back-up beschikt, dan is een extra snapshot van de omgeving niet overbodig als vangnet.

Een deskundige blijft een fan van back-ups maken op basis van kritieke processen. ,,Is e-mailverkeer core business, zorg dan op elk ogenblik ervoor dat deze goed geback-upt wordt. Ook als er in Microsoft 365 wordt gewerkt. Test deze back-ups regelmatig.” Sla back-ups dan ook niet op een plek op, maar bijvoorbeeld op zowel kantoor als in de cloud.

Ook voor het netwerk zal een oplossing verzonnen moeten worden. Idealiter beschikt een organisatie over een combinatie van wifi en bekabeling. Wifi moet beschikbaar zijn voor alle laptops, tablets, pda’s, telefoons. Daarnaast zullen eventuele vaste computers (pc’s), vaste telefoons (verbonden met een lokale telefooncentrale), fysieke servers en andere apparaten, die beteredraaien op een vaste verbinding, bekabeld aangesloten zijn.

Voor alle (fysieke) apparaten geldt bij een verhuizing binnen het bestaande bedrijfspand dat alleen de access points (voor draadloos lokaal netwerk, lees wifi) moeten worden aangepast. Betrekt de onderneming echter een compleet ander of nieuw pand, is het noodzakelijk tijdig – opnieuw: daarom is een goede voorbereiding het halve werk – een nieuwe verbinding aan te vragen bij de provider.

Kostbaar

Daarnaast dient bekabeling te worden aangelegd voor de apparaten die niet op wifi kunnen draaien. Voor toegang tot het netwerk via wifi staat de installatie van nieuwe access points hoog op de agenda. Alle apparaten, en dat zijn er veelal niet weinig, zullen opnieuw verbinding moeten maken en dat kan tijd kosten. Tijd is kostbaar, iedereen wil direct contact met collega, klant of leverancier; stress is om de hoek.

Ook zullen er al nieuwe certificaten moeten zijn aangevraagd om alle infrastructuur te laten draaien. Zonder de juiste certificaten is er geen veilige verbinding kunnen worden gemaakt, of zal er een probleem komen met de te hosten websites.

Een verhuizing is het uitgelezen moment om de organisatie ict-matig te actualiseren. Anno 2022 is het, volgens degenen die het kunnen weten, niet meer dan normaal dat alles naar de cloud gaat. Azure, Sharepoint, Microsoft 365 zijn een paar platforms, waar alle bedrijven van kunnen profiteren. Daarnaast is een verhuizing de uitgelezen mogelijkheid om maatregelen ten aanzien van cybersecurity toe te passen of aan te scherpen.

Aangezien steeds meer de cloud in gaat, zal er ook meer beveiliging van de cloud moeten komen. Anno 2022 is security niet meer een bijzaak. Het is aan te bevelen om na te gaan hoe kantoor, data en machines op een slimme en degelijke manier kunnen worden beveiligd. Zodat bij een eventueel veiligheidslek automatisch een bericht uitgaat naar de getroffen personen in de organisatie als ook naar de it-beheerder, zodat hij direct actie kan ondernemen.

Doelmatiger

Niet in de laatste plaats luidt het advies na te denken over dé manier om beter, doelmatiger en daarmee kostenbesparend samen te werken: de alomvattende modern workspace. Die bestaat uit Microsoft 365 Enterprise (Office 365, Windows 10, Enterprise Mobility en Security) en het Microsoft Power Platform.

Modern workspace biedt een veilige omgeving om in te werken, applicaties te draaien, om data op te slaan en documenten te bewaren. Grote voordeel is dat werknemers niet meer afhankelijk zijn van een vaste werkplek. ‘Waar ook ter wereld ik ben, ik kan inloggen en toegang krijgen tot de ICT-omgeving van mijn werkgever’, aldus een enthousiaste gebruiker, die kan bogen op jarenlange ervaring in de ict-branche.

Nieuwsbank banner