Trends & meer

Hybride werken in het kantoor met toekomst

Het is allang niet meer de vraag óf de pandemie het kantoor gaat veranderen. Die verandering is namelijk al volop aan de gang. Ook na de pandemie willen werknemers graag een of meer dagen thuis werken. Het kantoor blijft ook belangrijk, maar krijgt een steeds socialere functie en indeling.

Tal van sectoren zijn de afgelopen anderhalf jaar terecht gekomen in een grootschalig experiment met werken op afstand. Als we mogen afgaan op de vele onderzoeken die zowel nationaal als internationaal zijn gedaan naar de ervaringen met thuiswerken, dan is een ding duidelijk: dit smaakt naar meer. De meeste werknemers staat namelijk niet te springen om na de pandemie weer iedere dag naar kantoor te gaan. Het ooit zo hardnekkige vooroordeel tegen thuiswerken blijkt een van de vele coronaslachtoffers. Volgens onderzoekers stevenen we af op een werkweek die verdeeld gaat worden tussen het kantoor en de werkplek op afstand. We willen kennelijk het beste van twee werelden en dus lijkt het hybride kantoor een blijvertje.

Decentraal werken in de lift

Onderzoeksbureau Insinto dat ‘werken in de nieuwe werkrealiteit’ onderzocht, stelt dat 94% van de Nederlandse bedrijven en instellingen verwacht dat werknemers één of meer dagen per week gaan thuiswerken. Van de ondervraagde organisaties faciliteert 61% thuiswerkplekken of gaat dit doen. Werkgevers uit het bedrijfsleven blijken er vaker voor te kiezen om thuiswerkplekken structureel te faciliteren. Bij de overheid faciliteert men dit tijdelijk of krijgen werknemers een vergoeding. De verwachting is dat medewerkers er ook vaker voor gaan kiezen om naast het kantoor en de thuiswerkplek bij een werkhub te gaan werken. Het lijdt geen twijfel: de trend van werken vanuit decentrale locaties zit in de lift. Tegelijkertijd blijven werkgevers én werknemers het fysieke kantoor onmisbaar vinden, zowel voor formele als voor informele interacties. Denk aan overleg en brainstormsessies, maar ook aan training, opleiding en, niet in het het minst, aan het praatje bij de koffieautomaat. Maar als er minder mensen op kantoor gaan werken, is de vraag: wat gaan organisaties doen met de ruimte? Zomaar afstoten is niet altijd mogelijk. Dit wordt ook wel het ‘kantorendilemma’ genoemd. Organisaties moeten in ieder geval nadenken hoeveel van hun ruimte ze gaan inzetten voor individueel werk versus werk dat in samenwerking wordt verricht. Zo zijn er vooruitstrevende organisaties die werken met een indeling van 70% samenwerkingsruimte versus 30% voor individuele werkplekken. Maar een vaste richtlijn is dat niet. Wel is duidelijk dat  het sociale aspect van werken op kantoor aan belang toeneemt.

Goede inventarisatie

De herindeling van het flexibele, post-pandemische kantoor blijkt ingewikkelder dan gedacht. Het feit dat we al zo lang ervaring hebben met werken in kantoren en inmiddels ook met thuiswerken, betekent nog niet dat we daarmee ook het hybride werken onder de knie hebben gekregen. Werken kan steeds vaker plaats- en tijdonafhankelijk. Het fysieke kantoor zal een samengestelde ‘workforce’ moeten accomoderen waarin sommige mensen thuis werken en anderen op kantoor, en dat afwisselend op verschillende dagen van de week. De functie van het kantoor wordt dan bepaald door het type organisatie en hoe mensen daarin met elkaar werken. Van een uniform concept voor alle hybride kantoren is daardoor geen sprake. Of een organisatie erin slaagt het kantoor succesvol hybride op te zetten, hangt samen met een goede inventarisatie van wat de behoeften zijn, op bedrijfs-, afdelings- en individueel niveau. Op basis daarvan moet vervolgens een op de organisatie toegesneden aanpak voor hybride werken worden ontwikkeld met aandacht voor zowel technologie als processen. Kwaliteitsinteractie ontstaat niet vanzelf.

Regie voeren, bewust kiezen

Hoewel er geen universele op iedere organisatie toepasbare formule voor hybride werken is, zijn er wel handvatten om grip te krijgen op de uitdagingen van werken met hybride teams. Het idee dat iedereen altijd maar zelf moet bepalen waar hij of zij wanneer wil werken, is in ieder geval niet houdbaar. Volgens onderzoekers van MIT vormen de FLOCS een goed aanknopingspunt voor het vanuit de organisatie vormgeven van hybride werken. Daarmee worden functie, locatie, organisatie cultuur en (werk)schema bedoeld. Zo moet goed gekeken worden naar de functie van een werknemer: welke taken en interactievormen met collega’s horen daarbij? Op welke locatie(s) werkt de medewerker? Wat is de structuur van de organisatie en hoe past die bij hybride werken? En sluit de cultuur wel wel aan bij de hybride werkvormen? Tot slot moet de manager de werkschema’s van teams goed onder de loep nemen en zorgdragen voor goede afstemming. Regie voeren en het stimuleren van een bepaalde werkcultuur horen bij het werken aan een productieve hybride werkomgeving. Ook het bewust kiezen welke gedragingen aangemoedigd moeten worden komt goed van pas. Belangrijke randvoorwaarde hierbij is dat rekening gehouden wordt met de behoeften van medewerkers. Die moeten zich prettig en veilig voelen en zelf keuzes kunnen maken. Een flexibel kantoor met meerdere werkplekopties waar medewerkers en teams naar behoefte kunnen (samen)werken maakt de organisatie steeds beter in staat hybride te functioneren.

Slimme oplossingen met apps

Het flexibele karakter van een hybride werkomgeving stelt nogal wat eisen aan de afstemming binnen de organisatie. Daarvoor zijn steeds meer apps en andere softwarepakketten beschikbaar. Zo kan het reserveren van werkplekken, huddlerooms, IT-producten en het koppelen van de gewenste software, datasets en serverruimte tegenwoordig via één app. Reuze handig voor de flexwerker. Maar ook voor het management biedt het gebruik van dit soort systemen een schat aan informatie en een verbeterd inzicht op de productiviteit en inzet van middelen. Je kunt de app zelfs een beschaafde waarschuwing laten geven als er teveel mensen een te kleine werkoppervlakte delen. ’s Avonds vertelt de app aan de schoonmaakploeg waar er extra moet worden gepoetst. Ook de behoefte aan momenten van privacy en ‘even niet zichtbaar zijn’ kunnen worden ingesteld. De digitale mogelijkheden lijken alleen maar te groeien. Omdat het ‘eigen’ bureau verdwijnt, zijn slimme fysieke lockers voor individuele werkers of voor teams beschikbaar. Ook die zijn via de app te regelen. Vooralsnog lijken we aan het begin van een enorme ontwikkeling te staan waarin de combinatie van thuiswerken en werken op een flexibel, hybride kantoor steeds beter wordt gefaciliteerd. Dat is niet het kantoor van de toekomst, maar het kantoor mét toekomst.

Nieuwsbank banner