Trends & meer

Welke ontwikkelingen maken hybride werken aantrekkelijker?

Door de coronapandemie werken we steeds vaker thuis en daardoor vergaderen we steeds meer online. Een combinatie van fysiek en online werken -hybride werken- wordt hierdoor steeds normaler. Er worden  ontwikkelingen gedaan en er zijn ook al enkele totaaloplossingen.

Het is mogelijk dat parttime op kantoor werken en parttime thuiswerken de nieuwe norm wordt nu we door de coronacrisis vaak thuis zitten. Heel de dag hybride werken of lesgeven is vermoeiend en kost veel energie. Daarom is het van belang om zowel de werkplek thuis als op kantoor of op school zo goed mogelijk in te richten. Een belangrijk punt hierbij is interactie, omdat het anders op den duur lastig wordt om medewerkers gemotiveerd te houden.

Het is belangrijk dat er ontwikkelingen plaatsvinden op het gebied van interactie tijdens online vergaderen of werken zodat iedereen zich tijdens zo’n hybride vergadering betrokken voelt. Hierbij geldt ook dat de beleving van de interactie goed moet zijn voor de optimale beleving. Het inrichten van een goede werkplek om hybride te kunnen vergaderen valt hier ook onder.

Op dit moment zijn er al diverse ontwikkelingen. Online vergaderprogramma’s worden steeds interactiever en krijgen steeds meer mogelijkheden. Ook op kantoren en scholen komen steeds meer mogelijkheden om hybride te werken. Op veel plekken kan het hybride vergaderen beter ingericht worden.

Microsoft Teams

De meeste bedrijven en scholen maken op dit moment gebruik van Micrososft Teams, een online vergaderprogramma. Het programma is gratis en zit inbegrepen als je een outlook abonnement aanschaft met daarin alle toebehoren van Microsoft, waaronder Word, Excel en ook Teams.

Er zijn ook andere platformen waar bedrijven gebruik van kunnen maken, zoals bijvoorbeeld Zoom, of Slack. Toch zijn die programma’s niet zo populair als Microsoft Teams. Volgens Ricky Ong (Lydis) komt dat doordat je voor deze programma’s extra moet betalen om er optimaal gebruik van te maken. Teams zit inbegrepen bij het hele pakket aan programma’s dat Microsoft aanbiedt. Dat maakt het gelijk toegankelijker om van deze software gebruik te maken. Ook is het programma voor scholen en universiteiten gratis.

“Er groeien nu generaties aan scholieren en studenten op met Teams omdat zij vanuit school er gratis gebruik van kunnen maken. Als zij later in het bedrijfsleven aan de slag gaan, dan zijn zij al bekend met Teams en weten ze niet beter. Dit heeft Microsoft heel slim gedaan. Ze creëren hierdoor namelijk bijna een monopolypositie op de markt van online vergaderen”, aldus Ong.

Interactie

In een online- of hybride vergadering is interactie heel belangrijk. Bij diverse vergaderprogramma’s is het al mogelijk om gebruik te maken van interactieve elementen. Zo kun je bij bijna alle vergaderprogramma’s PowerPointpresentaties laten zien of andere deelnemers laten meekijken met je scherm.

Bij diverse vergaderprogramma’s kun je gebruik maken van een whiteboard om van alles op te schrijven tijdens een vergadering. Alle andere deelnemers kunnen dat zien. Verder kunnen deelnemers tijdens een online vergadering in ieder programma met elkaar chatten en toch met elkaar interactie hebben. Teams heeft als extraatje dat je met emoji’s kunt laten weten aan elkaar hoe je het vindt. Ook kun je een handje opsteken als je iets wil vragen.

Toch is een fysieke ontmoeting volgens Ong in een online vergadering niet na te bootsen. Volgens hem is je collega’s in het echt zien nog steeds het beste. Je kunt dan makkelijker overleggen of iets vragen. Ook is het fijn om je collega’s in het echt te zien omdat je dan echt menselijk contact en interactie hebt en je jezelf dan minder eenzaam voelt dan thuis achter je laptop.

Beleving

Het gaat bij een online vergadering niet alleen om de interactie, maar ook om de beleving. Kantoren en scholen kunnen hun werkplek zó inrichten dat ze een optimale beleving hebben tijdens een hybride vergadering. Volgens Ong kunnen scholen en bedrijven zogeheten hybride werkplekken inrichten

Voor een optimale beleving is het van belang om goede schermen op te hangen waarop alle collega’s of scholieren die online aanwezig zijn goed zichtbaar zijn. Ook is het belangrijk om diverse camera’s op te hangen die ervoor zorgen dat de kantooromgeving ook goed zichtbaar wordt voor de collega’s of scholieren die online aanwezig zijn. Dan kunnen ze goed zien wat er gebeurt tijdens de vergadering en worden ze er echt bij betrokken.

Kantoormedewerkers en scholieren kunnen zelf ook thuis hun beleving van de vergadering verbeteren. Zo kunnen ze zelf een webcam of een headset aanschaffen. Een webcam zorgt er volgens Ong voor dat de camerakwaliteit bij de desbetreffende persoon beter wordt en dat de focus echt ligt op de persoon zelf en niet op de omgeving. Dat betekent dat de persoon beter zichtbaar wordt voor de andere collega’s in de vergadering.

Een headset zorgt voor een betere geluidskwaliteit. Microfoontjes die aan headsets vastzitten filteren het omgevingsgeluid eruit waardoor degene die de headset op heeft beter te verstaan is in de vergadering. De koptelefoon zorgt ervoor dat je zelf minder omgevingsgeluiden hoort en dat je daardoor meer focus hebt op de vergadering. Je kunt je dan beter concentreren.

Ong zegt dat dit soort ontwikkelingen steeds meer voorkomen. Er zijn volgens hem steeds meer kantoren en scholen die goede hybride werkplekken inrichten. Het kan nog wel veel beter. Nog niet alle bedrijven hangen bijvoorbeeld extra schermen of extra camera’s op voor een online vergadering, terwijl de hybride werkplek volgens Ong weleens de toekomst kan zijn.

Kosten

Als een bedrijf of school een goede hybride werkplek wil creëren, dan zal daarin geïnvesteerd moeten worden. Bedrijven of scholen kunnen zelf kiezen hoeveel ze eraan kwijt zijn. Het is natuurlijk net wat ze willen. Als ze een standaard hybride werkplek willen creëren, dan zit je op ongeveer 5000 euro per werkplek. Maar mochten ze bijvoorbeeld een betere kwaliteit schermen of camera’s willen, dan vallen de kosten waarschijnlijk hoger uit.

Voor thuiswerkende kantoormedewerkers en scholieren geldt ook dat ze zelf moeten investeren als ze een goede beleving van een online vergadering willen. Ook voor hen geldt dat ze het zo duur kunnen maken als ze willen. De een is tevreden met een standaard camera en headset, terwijl de ander wil investeren in goede kwaliteit. Het zal hoe dan ook geld kosten.

Nieuwsbank banner