Trends & meer

Wat kunnen we meenemen van de coronatijd naar de toekomst?

De coronatijd is een periode van innovatie. Deze heeft onze werkplekken misschien wel voorgoed veranderd. Mensen hebben meer behoefte aan flexibel werken en ook de schoonmaak is door de pandemie op scherp gezet. Wat kunnen we meenemen van de coronatijd naar de toekomst?

 Doordat we anders zijn gaan werken is er ook behoefte aan een andere kijk op de werkplek. Teams werken meer vanuit huis, bureaus zijn niet altijd meer voltijd bezet en ook de schoonmaak op de werkplek is in veel organisaties en bedrijven onder de loep genomen om te kunnen voldoen aan een ‘coronaproof’ gebouw. Veel bedrijven hebben snel ingespeeld op de start van de crisis, maar een plan voor de lange termijn is net zo belangrijk.

Want het vooruitzicht dat onze werkplekken en de manier van werken blijvend zullen veranderen, komt steeds meer naar voren. Dat blijkt onder andere uit onderzoek van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Ruim 1.100 bedrijven met meer dan 100 medewerkers deden deze zomer mee aan een enquête van het Ministerie. Een van de belangrijkste conclusies was dat bedrijven ook ná de coronacrisis meer willen inzetten op thuiswerken.

Werkgevers gaven aan het komende jaar thuiswerken nog beter te willen faciliteren, zelfs al zou het thuiswerkadvies versoepeld worden. Bedrijven zien namelijk dat medewerkers door thuiswerken productiever zijn en meer ruimte hebben om werk en privé te combineren. Een andere positieve bijkomstigheid is een vermindering van het woon-werkverkeer, wat bijdraagt aan minder files en een betere luchtkwaliteit.

Deze verandering betekent ook heel wat verandering op de werkvloer. Want hoe faciliteer je dat teams elkaar kunnen blijven ontmoeten, ook al werkt iedereen deels vanuit huis? En hoe zorg je ervoor dat er altijd een schone werkplek vrij is voor wie wél naar kantoor komt?

Overzicht van werkplekken

Omdat niet iedereen meer elke dag naar kantoor komt, is het minder overzichtelijk hoeveel mensen een werkplek nodig hebben. Één oplossing voor de langere termijn is het inzetten van een digitaal werkplekreserveringssysteem. Door een online systeem te gebruiken kunnen medewerkers zelf een werkplek reserveren. Een groot verschil met het reserveren van werkplekken vóór de coronacrisis is het kunnen reserveren vanuit huis. Dat kan nu bijvoorbeeld met een app zodat het reserveren van een plek niet meer in het gebouw zelf hoeft.

Het systeem geeft meteen inzicht in de bezetting op elk moment van de dag. Regels als 1,5 meter afstand of een maximaal aantal medewerkers in een ruimte kan ook via het systeem worden gecommuniceerd. Een bijkomend voordeel is het inzicht in het gebruik van werkplekken in maandelijkse rapportages en grafieken.  

Wel is het van belang omrekening te houden met het gedrag van de gebruikers. In sommige systemen is het namelijk mogelijk om wel een jaar van tevoren te reserveren, zegt René Boudeling (Dutchview). “Ik raad bedrijven daarom altijd aan om medewerkers maximaal twee weken van tevoren te laten reserveren, zodat mensen niet bijvoorbeeld voor het hele jaar een flexplek reserveren.” Uitzonderingen zijn er ook zegt hij, zoals expats die ver van tevoren zeker willen zijn van bureau op locatie.

In het beleid van de organisatie kan er dus gestuurd worden op het gedrag. Maar er zijn ook andere manieren om te checken of iemand ook echt van de gereserveerde plek gebruik maakt. Er kan bijvoorbeeld een extra check worden ingebouwd met een pasje waarmee de medewerker moet inchecken op de werkplek. Ook het scannen van een QR-code of zelfs een sensor die automatisch ziet of een werkplek bezet is, is een mogelijkheid.

Het gebruik van een sensor heeft nog een voordeel op een pasje of een QR-code. Niet alleen de ‘no-shows’ worden zo zichtbaar in het systeem. Ook de bezette werkplekken die niet van tevoren zijn gereserveerd komen in het systeem te staan. Zo is er altijd direct inzicht in de bezetting van werkplekken op elk moment.

Ontmoeten op kantoor

Het karakter van het kantoor zal door het deels thuiswerken en het gebruik van flexwerkplekken ook in bredere zin op veel plekken veranderen. Teams komen niet meer elke dag samen maar zien elkaar bijvoorbeeld een dag per week op de werkplek. De werkvloer wordt hierdoor meer een plek om elkaar te ontmoeten, en niet alleen maar om een bureau en computer ter beschikking te hebben.

Zo ziet deskundige Boudeling dat organisaties er soms voor kiezen om een deel van een kantoor een dag of dagdeel dicht te houden. Het dichtgooien van een verdieping is een efficiënt gebruik van de ruimte, mits er voldoende afstand gehouden kan worden. Het bespaart energie en draagt op die manier ook bij aan de duurzaamheid van een bedrijf.

Uit onderzoek van TNO blijkt dat thuiswerkers sinds corona namelijk vooral vanwege sociale contacten en samenwerken weer naar kantoor willen. De thuiswerkplek wordt gebruikt om geconcentreerd te kunnen werken. Blijf daarom ruimte bieden aan teams en groepen die een of meerdere dagen per week fysiek samen willen komen. Dit kan door een teamleider van tevoren een ruimte te laten reserveren, of door de samenkomsten op te nemen in de jaarlijkse planning van het reserveringssysteem.

Schoonmaak

Met de introductie van het coronaproof werken is ook de kijk op hygiëne en schoonmaak in het gebouw veranderd. Neem bijvoorbeeld het gebruik van desinfecterende alcohol en het schoonmaken van elke werkplek na gebruik. Ook hiervoor kan een registratiesysteem worden ingezet. Hierin is te zien welke werkplekken wel of niet zijn gebruikt. Aan het einde van de werkdag is het mogelijk een plattegrond uit te printen. Zo weet het schoonmaakteam precies welke bureaus schoongemaakt moeten worden. 

Toch komen veel bedrijven nu al terug op deze manier van schoonmaken, ziet deskundige Jacco Evink (Table Air). “Als je een open space kantoor hebt, gaat stof en vuil toch door hele ruimte. Het schoonmaken per werkplek is echt een andere manier van schoonmaken dan een hele ruimte goed schoonhouden.”

Het bijhouden van gebruikte werkplekken kan daarom ook op andere manieren ingezet worden om schoonmaak efficiënt in te zetten. De systemen geven een volledig overzicht van het gebruik door werknemers per dag, maand en jaar. Vaak gebruikte plekken kunnen bijvoorbeeld vaker worden meegenomen in het schoonmaakrooster. Ook een plek die maar één dagdeel is gereserveerd, kan meteen daarna worden schoongemaakt om voor de volgende medewerker weer klaar voor gebruik te zijn.

Investeren

Dat corona de werkplek definitief zal veranderen, lijkt op dit moment een gegeven. Toch blijft de mate waarin en de manier waarop nog onzeker voor bedrijven en organisaties. Door de steeds veranderende maatregelen weten veel bedrijven nog niet waar ze aan toe zijn, merkt Evink, waardoor de keuze om te investeren geen gemakkelijke is.

De veranderingen op langere termijn zullen dan ook verschillen per bedrijf of zelfs per team. Uit het eerder genoemde TNO-onderzoek blijkt dat bijna een op de vier werknemers grotendeels of volledig thuis wil blijven werken, met een gewenst gemiddelde van 18 uur per week werken vanuit de thuiswerkplek. Wel zijn hierin grote verschillen te zien tussen groepen mensen. Zo blijkt dat met name mensen tussen de 30 en 49 jaar vaker thuis willen werken vanwege jonge kinderen thuis. Terwijl het ontmoeten op werk juist belangrijker is voor jonge mensen onder de 30. Zo’n vier op de tien mensen in die leeftijdscategorie voelen zich door het thuiswerken onvoldoende zichtbaar om aan hun carrièreperspectieven te werken.

Nieuwsbank banner