Trends & meer

Thuiswerken een blijvertje, maar maakt kantoren niet overbodig

Waar uitgedokterde campagnes over nieuwe vormen van werken niet in slaagden, lukte de coronapandemie wel. Thuiswerken is inmiddels helemaal ingeburgerd. En het is een blijvertje, stellen deskundigen op het gebied van projectmanagement. Zij buigen zich al regelmatig over de vraag hoe beide werkplekken niet met elkaar hoeven te botsen. Een waarschuwing: voor rigoureuze herinrichtingen is het nog te vroeg.

Met ‘De Week Van Het Nieuwe Werken’ werden Nederlanders sinds 2010 gewezen op andere manieren om hun werk in te vullen. Door flexibeler om te gaan met roosters bijvoorbeeld, maar ook door thuis te werken als het soort werk dat mogelijk maakt. De campagne stopte na drie jaar en het Centraal Bureau voor de Statistiek (=CBS) becijferde destijds dat het aantal bedrijven dat thuiswerken ondersteunde, in de tussenliggende jaren was afgenomen. De aandacht voor ‘het nieuwe werken’ had de manier van werken niet wezenlijk veranderd.

Gewoonte

Het coronavirus versnelde de veranderende blik op werken in 2020 en had daar maar weinig tijd voor nodig. Na de eerste ‘coronapersconferentie’ in maart, waarin het advies werd gegeven om thuis te werken indien mogelijk, stroomden de kantoren leeg. Het thuiswerken is inmiddels van een noodmaatregel uitgegroeid naar een niet meer weg te denken gewoonte. Van de bedrijven waar hybride werken mogelijk is, stelt volgens het CBS bijna 66 procent dat dit blijft bestaan.

De thuiswerkplek is in rap tempo uitgegroeid tot één van de optionele locaties om je werk te doen, zoals er op een modern kantoor ook al verschillende werkplekken zijn afhankelijk van je gemoedstoestand of het werk dat je te doen staat. Voor velen zal het bureau in de woon-, slaap- of werkkamer (of de keukentafel natuurlijk) zijn uitgegroeid tot de uitvalsbasis waar je belangrijkste spullen liggen en die je bovendien kunt voorzien van een persoonlijke touch. In tegenstelling tot de flexplekken op kantoor hoef je tenslotte geen rekening te houden met een collega die de volgende dag plaatsneemt op ‘jouw’ werkplek.

Clubhuisgevoel

Toch zal het thuiswerken de kantoren volgens deskundigen allerminst overbodig maken. Wel verandert de rol en daarmee de inrichting. Werkgevers zullen hun best moeten gaan doen om te zorgen dat werken op kantoor en thuis elkaar gaan aanvullen in plaats van met elkaar concurreren. Voorkom dat het personeel naar huis ‘vlucht’, door werken op kantoor aantrekkelijk te maken. Van groot belang voor de binding en sfeer tussen de collega’s. Maak het gezellig, stelt Harald Westerman (Proyect Inrichting en Meer). Het kantoor moet volgens hem een ‘clubhuisgevoel’ gaan oproepen.

Als het kantoor een ontmoetingsplek wordt, dan vraagt dat misschien om een herinrichting. De behoefte aan vergaderruimtes neemt toe, maar vergeet de concentratieplekken niet. Want ook wie op kantoor werkt moet zo nu en dan deelnemen aan een videovergadering en daarvoor is een rustige, afgesloten werkplek onmisbaar. Voor de meer informele contacten kan natuurlijk worden gedacht aan een koffiebar of -hoek, maar bijvoorbeeld ook lage zitjes. Spelelementen als tafelvoetbal of tafeltennis werken sfeer verhogend.

Aantrekkelijk

Martijn Schmale (Marts Projecten) spreekt over het huiskamergevoel als hij vertelt over hoe kantoren aantrekkelijk kunnen blijven. Zoek het niet in iets ludieks als een ballenbak, maar zorg dat werknemers het gevoel hebben thuis te komen op hun werkplek. Hospitality speelt volgens hem een belangrijke rol in het aantrekkelijk maken van kantoor. Medewerkers moeten het fijn vinden om op kantoor te komen. En om te voorkomen dat werken in eigen huis en op kantoor botsen, moet men er de noodzaak van inzien om regelmatig op kantoor plaats te nemen omdat het daar beter, sneller of fijner werkt omdat daar ook andere collega’s aanwezig zijn.

Dit betekent overigens niet dat bedrijven direct de inrichting van hun kantoor overhoop moeten gooien. Want, waarschuwen de experts, wie weet hoe de wensen over twee jaar zijn? Zij stellen dat de huidige generatie werkenden bepalend is voor hoe de toekomst er op dat gebied gaat uitzien. Bedrijven die de komende jaren nog onder de pannen zijn, kunnen beter aan de slag gaan met pilots. Ervaren hoe nieuwe werkwijze bevalt. Laat het vooral ook gebeuren, geeft een van hen mee. Speel in op de behoeften die opspelen. En neem pas definitieve beslissingen als het leven na de coronapandemie weer z’n normale gang heeft genomen. Alleen bedrijven die binnenkort voor een verhuizing staan, doen er goed aan om na te denken over de toekomstige inrichting. Maar ook voor hen is flexibiliteit het sleutelwoord.

Duurzaamheid

De ontwikkelingen in de inrichtingswereld maken dat ook mogelijk. Het huren of leasen van kantoorinrichtingen is in opkomst. Net zoals de bekende deelscooters, betaal en gebruik je dan alleen voor wat je nodig hebt. Neemt de behoefte af, dan stuur je het terug naar de leverancier. Ook goed voor de duurzaamheid, want er is ongetwijfeld een ander bedrijf dat die overgebleven werkplekken net kan gebruiken.

Ook het inrichten van de thuiswerkplekken vergt aandacht. Want waar normaal alleen oog was voor de inrichting van het kantoorpand, is het voor werkgevers nu ook van belang om medewerkers thuis van een goede werkplek te voorzien. Een goede stoel is het minimale. Een sta-/zitbureau is ook een pre. Ergonomisch een pluspunt, want wie thuiswerkt loopt over het algemeen minder dan tijdens een werkdag op kantoor. Er zijn zelfs zulke bureaus die kunnen worden ingeklapt en er dan uitzien als een kastje. Iets waar nog wel over nagedacht moet worden, is hoe kan worden toegezien op het juiste gebruik. Thuis is daar immers weinig zicht op.

Om thuiswerken te laten renderen, is het ook van groot belang om goede afspraken te maken. Niet alleen over de verdeling van werkdagen op kantoor en thuis, maar ook over werktijden en bereikbaarheid. Thuiswerken biedt de mogelijkheid om de werkuren aan te passen, maar het gaat natuurlijk schuren als het ene teamlid werkt tussen pak ‘m beet 6.00 uur en 14.00 uur en een directe collega tussen 15.00 uur en 23.00 uur z’n uren maakt. Als het gaat om werken op kantoor, is het gebruik van een systeem om werkplekken te reserveren nuttig. Zo kunnen medewerkers in een oogopslag zien welke werkplekken beschikbaar zijn en wie er aanwezig zijn.

Beveiliging

Wat dat betreft maakt de digitalisering het thuiswerken makkelijker. De cloud is al jarenlang een begrip en iedereen is inmiddels bekend met videomeetings. De toegang tot documenten is niet het probleem, maar het is wel belangrijk dat gekeken wordt naar de juiste beveiligingsmaatregelen. De kantooromgeving is doorgaans goed beveiligd, maar elke medewerker die vanuit huis inlogt vormt zonder de juiste beveiliging een potentiële ingang voor een kwaadwillende. Door digitaal verkeer te versleutelen, bijvoorbeeld met een VPN, nemen de risico’s af. Overigens is ook die techniek inmiddels al op vele plekken bekend.

Welke kant de ontwikkelingen ook opgaan, duidelijk is dat de digitale en fysieke omgeving klaar zijn om de thuiswerkplek ook in de toekomst te omarmen.

Nieuwsbank banner