Trends & meer

De relevante ontwikkelingen van digitaal documentbeheer

Documentbeheer neemt een steeds belangrijkere rol in binnen organisaties. Bovendien ontwikkelt het zich door digitale en organisatorische ontwikkelingen razendsnel. Dit betekent dat organisaties op een andere manier met documenten om moeten gaan. Hoe ziet digitaal documentbeheer eruit en wat zijn de voor facilitair management relevante ontwikkelingen?

Documentbeheer is een belangrijk onderdeel van facilitair management. Van oudsher ging het daarbij om (de kosten van) papieren drukwerk en repro met gebruik van printers en kopieermachines. Steeds meer is deze traditionele aanpak vervangen door een digitaal documentbeheersysteem, dat meestal document management systeem (DMS) wordt genoemd. Zo’n DMS automatiseert, faciliteert en ondersteunt het hele bedrijfsproces. Hierbij hoort een andere interne en externe omgang met documenten. Dit heeft grote gevolgen voor de organisatie, haar medewerkers en voor het werk van de facilitair manager die het documentbeheer faciliteert. Denk daarbij aan zaken als het gebruiken, delen en opslaan van digitale documenten, de beveiliging ervan en de bescherming van persoonsgegevens. Toegang tot de juiste informatie wordt hierbij steeds belangrijker.

Bij digitaal documentbeheer gaat het om het proces van het opslaan, lokaliseren, bewerken en delen van verschillende soorten elektronische documenten op een manier die het meest effectief en efficiënt is voor organisaties. De belangrijkste onderdelen van een DMS zijn: documentregistratie, e-mailarchivering, versiebeheer, werkstromen, factuur- en postverwerking (soms gekoppeld aan het scannen van papieren documenten), dossiers, projectbeheer, bewaartermijnen, beveiliging en het delen van documenten.

Organisatiebreed proces

Het digitale documentbeheer is een organisatiebreed proces geworden. Belangrijke bedrijfsprocessen gaan over afdelingsgrenzen heen waarbij het delen van de juiste informatie erg belangrijk is. Sommige processen lopen zelfs verder dan de eigen organisatiegrens. Zo kunnen organisaties documenten delen met klanten en leveranciers, zeker als er sprake is van ‘ketenintegratie’. Essentieel is de opslag van documenten op een centrale locatie, waarbij iedere bevoegde medewerker toegang heeft tot deze documenten en deze snel kan vinden. Hierbij werken de zoeksystemen van een DMS met steeds geavanceerdere algoritmen. Dit maakt steeds sneller, intelligenter en gerichter zoeken mogelijk. Zo kunnen medewerkers ook snel en efficiënt reageren op klantvragen.

Een DMS kan documenten opslaan in een beveiligde cloud of lokaal op de eigen technische infrastructuur. Het grote voordeel van een modern DMS is dat belangrijke documenten gemakkelijker overal beschikbaar zijn. De toegang tot documenten in een DMS is met rechten, bevoegdheden en protocollen ingericht. Je kunt instellen wie informatie mag inzien, verwerken of bewerken. Ook kan je ondertekeningen en goedkeuringen van documenten geheel digitaal regelen.

Duidelijke richtlijnen voor het gebruik van het DMS zorgen voor een optimale werking ervan en dus de beste ondersteuning van de organisatie. Documenten moeten daarbij steeds beter beveiligd zijn vanwege de toenemende cybercriminaliteit. Bovendien geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) waarbij bijvoorbeeld datalekken van persoonsgegevens moeten worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Besparingen

Met een efficiënt werkend DMS kan een organisatie flinke tijdswinst behalen. Zo bespaart het geavanceerde zoeksysteem van een DMS tijd doordat medewerkers sneller de juiste informatie kunnen vinden. Daarnaast is het gemakkelijker om documenten te delen en samen te bewerken. Verder brengt een DMS brengt structuur aan in inkomende en uitgaande documenten. Ook verkleint het het risico op fouten zoals datalekken door menselijk handelen. Daarnaast voldoet een DMS ‘automatisch’ aan de laatste wet- en regelgeving. Een goed DMS kan je integreren met applicaties van derden zoals ERP, HRM-software of financiële software. Ook voldoe je gemakkelijker aan kwaliteitsnormen, doordat je van ieder document goed de levenscyclus kunt aantonen.

Tot slot bevordert een digitaal documentbeheer duurzaamheid, want je gebruikt minder of geen papier en je hebt geen uitstoot van printers of kopieerapparaten.

Documenten en objecten

Jeroen van Zwienen is commercieel directeur van de IDB Groep waaronder het DMS DigiOffice valt. Hij ziet een aantal nieuwe ontwikkelingen op DMS-gebied. “Een DMS is meer geworden dan alleen een zoek- en opslagsysteem. De ontwikkelingen gaan steeds verder. Een eerste ontwikkeling is dat er steeds meer koppelings- en integratiemogelijkheden zijn met andere applicaties. Het gaat om elk systeem waaruit een document kan rollen. Het DMS heeft steeds vaker een centrale plek in het applicatielandschap van een organisatie.”

Als tweede ontwikkeling ziet Van Zwienen dat het niet meer alleen om het beheer van documenten gaat, maar ook om dat van objecten. “Denk aan gebouwen, apparaten en bijbehorende documenten, waaronder bijvoorbeeld contracten. Het managen van al die objecten kan plaatsvinden binnen het DMS. Dat levert een integraal beeld op. Het gaat daarbij dus niet om documenten, maar om een hiërarchie van alle objecten waaronder documenten. Je kunt als organisatie dus kiezen om het bedrijfsproces met werkstromen en daarbinnen de objecten te managen met een DMS. Dan heb je het over de kerntaken van een facilitair manager.”

Ten derde kan je volgens Van Zwienen steeds intelligenter met een DMS zoeken en data verrijken. “Het gaat dan om de metadata, de labels of kenmerken die je aan een document kunt ophangen. Als die kenmerken met een document zijn verbonden, dan kun je beter zoeken vanuit verschillende insteken. Dat maakt het vinden veel gemakkelijker en met betere zoekresultaten. Het betreft een lerend systeem, waarmee je gemakkelijker structuren kunt aanbrengen.”

Betere samenwerking

Volgens Van Zwienen moeten facilitaire managers voor een DMS bedenken welke objecten ze willen automatiseren en hoe dat gebeurt. Ze kunnen dan besluiten welke documenten en objecten ze aan elkaar relateren. “Samenwerken op projecten met interne en externe medewerkers wordt steeds belangrijkers. Een DMS vergemakkelijkt deze samenwerking doordat er maar een waarheid is en die ligt vast in de documenten binnen het DMS.”

Intern is volgens Van Zwienen de implementatie van belang. “Een goede wensen- en eisenlijst is een noodzakelijke eerste stap. Ga goed na wat het doel is van de implementatie. Welk vraagstuk wil je oplossen. Bedrijven moeten niet te snel in de implementatiemodus schieten.”

Hij benadrukt het belang om alles uit het systeem te halen. “De gebruikersomgeving is belangrijk en de afstemming met bijvoorbeeld Office 365. Daar gaat een DMS dan als laag overheen. Ook is het belangrijk dat je ook als je onderweg toegang hebt tot de documenten binnen een DMS. Daarvoor is een verbinding met apps op de smartphone of tablet heel handig. Managers kunnen dan bijvoorbeeld als ze een half uur over hebben goedkeuring verlenen aan bepaalde documenten of acties via een app. Deze fungeert dan als een soort uitgeklede DMS.”

DMS automatiseert bedrijfsprocessen

Voor de toekomst ziet Van Zwienen als trend dat bedrijven met een DMS zoveel mogelijk bedrijfsprocessen automatiseren. “Het gaat dan om al het routinematige werk. Alleen voor afwijkende werkzaamheden zul je nog handwerk nodig hebben. Het is het automatiseren van al je standaard-bedrijfsprocessen. Het DMS kan daarbij andere applicaties overbodig maken. Je kunt namelijk heel veel processen en de ondersteuning van die processen bewerkstelligen met een goed passend DMS. Denk bijvoorbeeld aan een klachtensysteem en delen van je HRM-systeem.”

Verder zal volgens Van Zwienen aandacht nodig zijn voor het DMS als integraal onderdeel van de organisatie. “Het gaat dan om een optimale implementatie met het aanpassen van de organisatie, een goede gebruiksvriendelijkheid en het veranderen van processen. Ook zal de zachte kant van een DMS steeds meer een rol spelen, waarbij organisaties eraan werken dat nieuwe gebruikers het accepteren en goed gebruik maken van alle mogelijkheden. Een goede opleiding en ondersteuning is daarbij essentieel.”

Nieuwsbank banner