Trends & meer

De voordelen van technologische integratie werk en privé

Technologische ontwikkelingen en toepassingen nemen op zowel zakelijk als privé vlak een steeds belangrijkere plek in. De inzet van deze technologie kan, mits op elkaar afgestemd, voordelen bieden voor zowel werkgever als werknemer. Hoe zorg je er als organisatie voor dat de technologische integratie van werk en privé tot een win-winsituatie leidt?  Wat is het belang van goede interne communicatie? Wat is de rol van de facilitair verantwoordelijke en waar moet je rekening mee houden? 

Waar we het de afgelopen jaren vaak hadden over een werk-privé balans, kunnen we inmiddels beter spreken van een goede werk-privé integratie. Want de afgelopen jaren, nog eens extra aangejaagd door de pandemie, zijn de wijze waarop we zowel zakelijk als privé met elkaar communiceren én de plek waar we dat doen steeds meer door elkaar heen gaan lopen. Waar we eerder gebruik maakten van videobellen voor contact met klanten en collega’s, doen we dat nu ook massaal met vrienden en familie. In de ochtend, middag en avond. Ook begrippen als ‘werk’ en ‘thuis’ zijn niet meer zo eenvoudig van elkaar te onderscheiden. De smartphone in de broekzak kan in veel gevallen ook doorgaan voor mobiel kantoor. Waar ben je dan eigenlijk echt? Je zou het bijna een filosofisch vraagstuk kunnen noemen. 

Dat laatste is wellicht wat overdreven, maar als organisatie en facilitair verantwoordelijke is het het degelijk waardevol om stil te staan bij de vertechnologisering van onze maatschappij in het algemeen en het beleid binnen de organisatie in het bijzonder. Want hoe zorg je ervoor dat je zowel als organisatie als medewerkers de vruchten plukt van technologische ontwikkelingen zonder dit een inbreuk vormt op de privélevens en het welzijn van je mensen?

Werk en privébalans verouderd

Sommige trends of gespreksonderwerpen zijn al achterhaald voordat ze goed en wel hun intrede hebben gedaan. Zo kunnen we de balans tussen werk en privé gerust al een verouderd concept noemen. Bij veel beroepen, vooral bij kenniswerkers, zijn deze beide domeinen inmiddels enorm met elkaar vervlochten geraakt. ‘s Avonds nog even videobellen met een collega om een presentatie af te stemmen, een logeerkamer ombouwen tot (tijdelijke) werkplek of op kantoor nog even wat privézaken regelen: plekken die we tot voor kort konden classificeren als ‘werk’ of ‘thuis’ kennen geen duidelijke grenzen meer. 

Integratie van werk en privé: wenselijk of niet?

Toegegeven: op het eerste gezicht lijkt de (technologische) integratie van werk en privé alleen maar voordelen met zich mee te brengen. Het stelt medewerkers in staat om eenvoudig tijd- en plaatsonafhankelijk te werken. Geholpen door techniek die steeds geavanceerder wordt kan de medewerker waar dan ook beschikken over belangrijke documenten, management systemen, softwareprogramma’s en middels allerlei handige toepassingen continue bereikbaar zijn voor zowel klanten als collega’s. Allemaal voordelen, of toch niet? 

De technologische ontwikkelingen, en met name de integratie daarvan, heeft onze blik op werk en privé in korte tijd enorm doen veranderen. De klassieke ‘9 to 5’ waar Dolly Parton begin jaren ‘80 over zong kan bijna worden omgedraaid, namelijk naar ‘working 5 to 9.’ Want dat is wat de praktijk laat zien. Werk is steeds meer een gefragmenteerde activiteit geworden, waarbij werk en privé handelingen door elkaar zijn gaan lopen en het steeds normaler is geworden dat medewerkers ook buiten de klassieke kantoortijden online, beschikbaar en bereikbaar zijn.

Voor veel mensen is dit een positieve ontwikkeling. De mogelijkheid om overdag een belangrijke privé afspraak te plannen en dit in de avond te compenseren door de laptop nog even open te klappen brengt vrijheid en flexibiliteit met zich mee. Aan de andere kant ligt overspannenheid op de loer; een reëel risico  voor mensen die het merendeel van de tijd ‘aan’ staan. Mensen hebben het nodig om af en toe ‘uit’ te staan en te ontspannen, goed en gezond te eten en voldoende te slapen en te bewegen. Als organisatie dien je je dan ook bewust te zijn van bepaalde processen of gebruiken die binnen de organisatie zijn ontstaan, of zo zijn gegroeid. 

Technologische integratie van werk en privé: de voordelen

Technologie an sich is zelden een probleem. Het hangt er allemaal van af hoe deze techniek wordt ingezet. Als organisatie kun je de voordelen van technologische integratie van werk en privé versterken door aanpassingen te doen die het gebruik en het gemak voor zowel medewerkers als de organisatie zelf vergroten. Door mogelijkheden en behoeftes op elkaar af te stemmen creëer je een win-win situatie die het welzijn én de productiviteit verhogen.

Als organisatie kun je op verschillende domeinen actie ondernemen. Hieronder lichten we een aantal voorbeelden uit:

Investeer in de thuiswerkplek

Een eerste, belangrijk onderwerp is het investeren in een kwalitatief goede thuiswerkplek. Werken medewerkers binnen de organisatie overwegend thuis of is het de verwachting dat ze dit de komende tijd gaan doen? Dan kan het als organisatie en facilitair verantwoordelijke lonen om te investeren in een goede en professionele werkplek. Het zorgt ervoor dat een medewerker weliswaar in de thuisomgeving is, maar toch op een gezonde en professionele manier het werk kan doen. Als organisatie kun je hierbij denken aan goed materieel, ergonomisch verantwoorde bureaustoelen, beeldschermen en toetsenborden, goed kabelmanagement en snel en veilig internet. Het stelt de medewerker in staat om het werk goed te kunnen doen, zonder dat dit ten koste gaat van het welzijn.

 Richt de werkplek in op hybride werken

De technologische integratie van werk en privé heeft er ook voor gezorgd dat de plek waar we werken niet altijd even afgebakend is. Zo kan het zijn dat een medewerker ’s ochtends vanuit huis werkt en in de middag, al dan niet voor een afspraak, op kantoor te vinden is. Als organisatie kun je hier op verschillende manieren op inspelen.

Allereerst zijn we steeds vaker onderweg, waarbij we onze telefoon en laptop op verschillende plekken van stroom moeten voorzien. Een goede aanpassing kan zijn om werkplekken en bureaus op kantoor te voorzien van oplaadstations zodat men te allen tijde elektronische apparaten op kan laden. Ook kun je als facilitair verantwoordelijke zorgen voor beeldschermen of zogeheten smartboards in vergaderruimtes. Nu hybride vergaderen, een vergadervorm waarbij deelnemers zich op verschillende plekken bevinden steeds meer de norm wordt, zijn deze schermen een goede manier om het contact soepel en persoonlijk te laten verlopen. 

Technologische integratie van werk en privé: een vloek of zegen?

Ja, snel oprukkende technologie heeft de grens tussen werk en privé doen vervagen. Dat brengt zowel positieve als negatieve effecten met zich mee. Als organisatie is het goed om je te realiseren wat de implicaties zijn van bepaalde (bedrijfs)keuzes en daar vervolgens ook iets mee te doen.

Als facilitair verantwoordelijke kun je de werkplek, thuis of op kantoor, zo goed mogelijk proberen af te stemmen op de behoefte en het doel. Bijvoorbeeld door te zorgen voor oplaadstations, smartboards en (vergader)schermen, kwalitatief goede software programma’s en een veilige en snelle internetverbinding. Daarnaast is het raadzaam om te investeren in goede en heldere communicatie. Wat wordt er van medewerkers verwacht ten aanzien van bereikbaarheid en beschikbaarheid? En wat mogen medewerkers andersom verwachten van de organisatie? De vertechnologisering van ons leven is belangrijk genoeg om daar goed bij stil te staan.

Nieuwsbank banner