Trends & meer

De kantorenmarkt zit in de audiovisuele lift

De virtuele receptie, video vergaderen, een snellere bedrijfscommunicatie, werkplekregistratie, etc., komen snel op en nemen een steeds nadrukkelijkere plaats in de bedrijfsorganisatie in. Met welke mogelijkheden krijgen de verantwoordelijke facilitair managers en gebouwbeheerders in de toekomst te maken en waar kunnen zij nu alvast rekening mee houden of gebruik van maken?

De manier waarop we werken verandert. Het moderne kantoor is een levendige werk- en ontmoetingsplek. Hiervoor worden de meest mooie werkplekken gecreëerd. Toch laat onderzoek zien dat mooie werkplekken niet het enige is wat nodig is om volgens de manieren van het nieuwe werken te functioneren en er de voordelen van de ervaren. Collegiale verbintenissen en empowerment zijn belangrijke aspecten die bij de introductie van het Nieuwe Werken vaak niet genoeg aandacht krijgen.

Automatisering en contactloze omgevingen
COVID-19 heeft het verlangen naar automatisering en contactloze omgevingen versneld van een nice-to-have naar een must-have. Deze ideeën maken niet alleen bedieningsapparatuur gemakkelijker te gebruiken, maar ze minimaliseren ook het aantal mensen dat in contact komt met gedeelde oppervlakken. Stel je bijvoorbeeld voor dat je een vergaderruimte binnenloopt. In plaats van een lichtschakelaar om te draaien, detecteert een aanwezigheidssensor je aankomst en schakelt de lichten voor je in. Achter de schermen kiest diezelfde sensor de optimale lichtinstellingen, kamertemperatuur en zonweringhoek. Omdat de kamer weet dat je er bent, gaat de projector automatisch aan en zakt het projectiescherm automatisch, waardoor je minder werk hoeft te doen om een presentatie op te zetten. Tegenwoordig zijn veel ruimtes uitgerust met afstandsbedieningen en aanraakpanelen om deze bewerkingen uit te voeren. In de toekomst zullen we meer omgevingen zien waar mensen een ruimte kunnen binnenlopen, hun laptop kunnen aansluiten en gewoon aan het werk kunnen. Naast open plekken krijgen volgens HEVO, een specialist in duurzame bedrijfshuisvesting ook concentratieplekken door hybride werken een belangrijke rol. Daar ligt een belangrijke rol voor IT. Als we in de toekomst hybride gaan werken, ontstaan er situaties dat je met meer collega’s tegelijk in één ruimte wilt deelnemen aan dezelfde videovergadering. Is er dan een gedegen scherm beschikbaar waarop iedereen de deelnemers aan de andere kant goed kan zien? En hoe zit het met het geluid? Is iedereen in de vergaderruimte goed te horen, óók de personen achter in de vergaderruimte? Zorg dat je meeting rooms voorziet van gebruiksvriendelijke audiovisuele apparatuur. Het blijvende effect van hybride werken heeft het bedrijf geïnspireerd om hun kantoor aan te passen en te verbouwen met meer concentratieplekken voor digitaal overleg (dat om goed geïsoleerde ruimten vraagt waar je prettig kunt zitten), meer samenwerkruimten met schrijfbare wanden voor creatieve processen en vergaderkamers met betere audiovisuele middelen voor hybride overleg (met een deel van de collega’s aanwezig via het scherm).

Remote management
Projectoren, displays, microfoons, speakers, videoconferentiesystemen, interactieve whiteboards en roombooking. Veel fysieke kantoren zijn voorzien van audiovisuele apparatuur om het dagelijks werk te vereenvoudigen. De grootste ergernis, zoals blijkt uit onderzoek, is dat de apparaten niet werken en dat vlak voor een belangrijke presentatie de projector of beamer je in de steek laat. Of het vaste beeldscherm in de vergaderruimte geen verbinding maakt met je notebook, terwijl je je collega’s bepaalde informatie wilt tonen. In zulke situaties kwam voorheen waarschijnlijk een collega van IT helpen. Maar nu we steeds vaker tijds- en plaats onafhankelijk werken, is dat minder vanzelfsprekend. Er breekt immers een tijd aan waarin we het aantal mensen op kantoor zoveel mogelijk willen beperken. Beheer je de audiovisuele apparatuur zelf? Dan is dit het moment om te kijken of dit slimmer kan. Want wat is je plan als er een storing plaatsvindt aan een scherm bij de balie terwijl IT-collega’s op afstand werken? Of als een smartboard of interactief display plotseling om een update vraagt op een dag dat de maximale bezetting op kantoor al is bereikt?

In dit soort situaties is het fijn als je de apparatuur op afstand kan monitoren en beheren. En dat kan. Met ‘remote management’ houdt een extern team van specialisten je AV-apparatuur continu in de gaten. Zij zorgen ervoor dat alles altijd goed functioneert en verzorgen een rapportage op maat. Veel organisaties besteden het beheer al uit, omdat zij er dan zeker van zijn dat vergaderingen, meetings en workshops altijd doorgang kunnen vinden. En medewerkers altijd prettig en soepel kunnen werken, waar ze ook zijn. Een win-winsituatie in een tijd waarin er van ons wordt gevraagd om kantoor vaker af te wisselen voor thuis.

Kantoor van de toekomst
Een mooi voorbeeld van de werktrend voor de toekomst is het hoofdkantoor van Akzo Nobel in Amsterdam dat voorzien is van de laatste innovaties op het gebied van wekplekbeheer. Aan de inrichting van dit gebouw is een diepgaand onderzoek aan vooraf gegaan. In de diverse trendonderzoeken, zagen de onderzoekers dat het kantoor in toenemende mate een plek wordt om de juiste mensen te ontmoeten en samen te werken. Werken gebeurt in toenemende mate op andere plaatsen. Om het maximale uit medewerkers te halen, zullen organisaties daarom niet alleen technologische middelen moeten faciliteren, maar ook snel een cultuur van andere manieren van werken moeten stimuleren. Dat bleek uit recent onderzoek ‘Anders werken: wat vindt werkend Nederland?’. Het bedrijf is daar grandioos in geslaagd en is een voorbeeld voor andere organisaties. Omdat het gebouw functioneert als een vergaderplaats voor Akzo Nobel-medewerkers uit de hele wereld, wordt er gewerkt met de Mapiq-kantoorapplicatie app waarmee de collega’s vanaf hun mobiele telefoon onder meer de zeventig vergaderruimtes kunnen reserveren. Deze zijn allemaal voorzien van interactieve schermen van Ricoh, via welke men elkaar kan (video)bellen, documenten delen en bewerken en aantekeningen maken met technische stiften. Verder kunnen medewerkers met de app kamers reserveren, de weg in een pand vinden naar de dichtstbijzijnde vergaderruimte, bezemkast of kopieermachine, vrije werkplekken zoeken, locaties delen, collega’s vinden, en tijden en/of ruimtes gemakkelijk veranderen. . Met een intelligente 3D-kaart informeert de app gebruikers over zaken als vrije werkstations, overlegplekken en lockers of de locatie van collega’s. Aan de hand van data en technologie koppelt de app de medewerkers vervolgens aan ruimtes en faciliteiten. Het bijbehorende analyticsplatform biedt voorspellende informatie en geeft facility managers handvatten om kantoorpanden op basis van data-inzichten verder te optimaliseren. De app stelt medewerkers in staat om makkelijker flexibel te werken en het kantoor te delen. Het smartofficeplatform speelt op deze manier in op de trend van activity based werken. Tegelijkertijd worden kantoren voorbereid op de toekomst.

Nieuwsbank banner