Trends & meer

Nadat de kantoortuin zijn langste tijd heeft gehad

De kantoortuin had al voor de coronatijd zijn langste tijd gehad. De  vraag is nu wat medewerkers ervoor in de plaats zullen krijgen. Volgens deskundigen heeft het kantoor van de toekomst minder vierkante meters en meer ruimte voor focus.

Het idee van een kantoortuin als ideaalbeeld om een werkvloer in te richten is al langer aan het inboeten aan populariteit. Een open ruimte zonder tussenwanden en groepjes bureaus werd lange tijd gezien als een goede manier om mensen meer te laten samenwerken, beter te laten communiceren en ruimte te besparen. De nadelen van een open setting worden echter steeds meer gezien. Een gebrek aan privacy en een slechte akoestiek leiden tot meer stress voor medewerkers. En ook het verspreiden van virussen en bacteriën gaat makkelijker door een open ruimte.

Door de coronacrisis is bovendien het flexwerken flink gestegen, en de verwachting is dat die stijging ook ná de crisis deels zal blijven. Al voor corona was flexwerken populair, met name in de financiële en zakelijke dienstverlening en de overheid. Uit onderzoek van het Centraal Plan Bureau blijkt dat Nederlanders voor de coronacrisis gemiddeld vier uur per week thuiswerkten. Het CPB verwacht dat het gemiddeld aantal uren thuiswerken ook op de lange termijn verdubbelt naar zo’n acht uur per week. Door de pandemie blijkt namelijk dat thuiswerken voor veel mensen wel degelijk een succes is. Zo werken mensen niet minder hard of zijn ze minder productief. Sommigen werken thuis zelfs meer dan op kantoor waardoor ze moeten oppassen dat ze niet te veel overuren maken. En er is inmiddels geïnvesteerd door mensen in een goede thuiswerkplek. Het mogelijk wantrouwen richting thuiswerkers is vrijwel helemaal weg.

Meer thuiswerken betekent ook een nog lagere bezettingsgraad op kantoor. Op dit moment is volgens verschillende onderzoeken zo’n 60 procent van de werkplekken bezet, ten opzichte van zo’n 75 procent voor corona.

Toekomstbestendige werkplek

Alle reden dus om voorbij de kantoortuin te kijken naar het kantoor voor de toekomst. Maar hoe ziet een toekomstbestendige werkplek eruit?

Onder de streep zal er in de toekomst in elk geval minder vierkante meters nodig zijn op het gemiddelde kantoor, verwacht deskundige Silvia de Haan. “Nu is zeker de tijd om daarin keuzes te maken. Je moet iets, dat merken bedrijven ook. Je ziet in deze onzekere tijd ook heel sterk de wens om makkelijk te kunnen op- of afschalen.” Bedrijven kunnen die wens vastleggen in contracten of gaan voor kortere contracten om flexibel met een onzekere toekomst om te gaan. Bedrijfsmakelaars zien dat veel bedrijven op het moment plannen hebben om kantoren af te schalen, of eerder geplande uitbreiding on hold te zetten. Een volledige herhuisvesting is vaak niet nodig om meer flexibiliteit te creëren in een onzekere tijd.

Maar nog belangrijker dan het aantal vierkante meters is hoe het kantoor beter kan worden ingericht. Vaste werkplekken zijn bijvoorbeeld minder efficiënt als meer mensen enkele dagen per week vanuit huis werken. Werkplekken worden dan niet gebruikt. De kantoortuin met flexwerkplekken is uiteraard een makkelijke manier om snel te kunnen op- of afschalen in het aantal werkplekken. Een paar extra bureaus ertussen zetten of weghalen is gauw gedaan. Maar die flexibiliteit kunnen bedrijven nu juist halen uit het aantal thuiswerkers, waardoor een kantoortuin minder nodig is.

De verhouding tussen het aantal individuele werkplekken en ruimtes om samen te komen kan daarom meer aangepast worden aan de behoeften van werknemers. Het kantoor wordt meer een ontmoetingsplek, de thuiswerkplek een plek om aandachtig te kunnen werken zonder afleiding. Uit een enquête van huisvestingsadviseur Solved blijkt dat er de laatste jaren juist veel is ingezet op een open werkomgeving. Maar op een kantoor zijn rustige ruimtes om in te kunnen werken net zo belangrijk om niet steeds afgeleid te worden door een onrustige werkomgeving. Er is daarom ook een grote wens is voor concentratieplekken en kleine ruimtes voor videocalls, blijkt uit de enquête. Thuiswerken en de combinatie van fysiek en digitaal samenwerken zullen dus blijvend invloed hebben op de kantooromgeving.

Activity Based Werken

Deze manier van inrichten sluit aan bij het werkconcept Activity Based Werken. Op de klassieke flexwerkplek multitasken mensen nog steeds vaak aan één en hetzelfde bureau op eenzelfde dag. Bij het Activity Based Werken worden ruimtes en werkplekken opgedeeld op de activiteit, niet op de persoon of het team. Dat kunnen concentratieruimtes zijn, brainstormruimtes, telefoonruimtes, loungeruimtes en vergaderruimtes. Een werkplek kan daarmee bedoeld zijn voor sociaal contact, overleg of focus. Medewerkers kunnen per taak een plek kiezen al naar gelang het werk dat ze moeten doen en hoe ze dat het liefste uitvoeren. Het doel is niet om ruimte te besparen, maar om mensen te stimuleren zich door de hele organisatie te bewegen en productiviteit te verhogen.

Om het Activity Based Werken tot een succes te maken is het noodzakelijk dat de verschillende ruimtes de verschillende activiteiten ondersteunen. Het is van belang dat een bedrijf goed voor ogen heeft welk onderscheid tussen de activiteiten wordt gemaakt, en hoeveel mensen hiervan per dag of per week gebruik willen maken. Daarbij moet het interieur functioneel aansluiten bij de activiteit. Denk aan een goede geluidsisolatie of ruisonderdrukking in een concentratieruimte. Hiervoor hoeft niet meteen het hele gebouw onder handen worden genomen. Denk bijvoorbeeld aan het creëren van een aantal stiltewerkplekken in een vergaderruimte die minder vaak wordt gebruikt door het plaatsen van akoestische scheidingswanden.

Grote verschillen

Per bedrijf kunnen er wel grote verschillen zijn in de wensen en behoeften van medewerkers. De cultuur, de mensen die er werken, maar ook het type werk speelt mee. Is het werk makkelijk thuis te doen of niet? Solistisch of in teams? Een van de vragen die kan helpen om inzicht te krijgen waaraan de inrichting van een kantoor moet voldoen, is de vraag stellen: waarom gaan de werknemers van een bedrijf naar kantoor? Uit veel onderzoeken blijkt dat met name sociale contacten, jezelf laten zien en verbondenheid met de organisatie worden genoemd. Het specifieke antwoord per bedrijf kan helpen bij het kiezen voor een nieuwe inrichting van het kantoor dat recht doet aan de wensen van werknemers.

Het inrichten op basis van Activity Based Werken is namelijk niet voor elk bedrijf zomaar geschikt. Het vraagt ook wat van medewerkers om steeds zelf te kiezen waar ze heen gaan en op welke plek ze willen werken. Het is natuurlijk ook niet de bedoeling dat mensen van hot naar her moeten verhuizen op een gemiddelde werkdag. Ook is er minder goed overzicht van het aantal werkplekken dat per dag gebruikt wordt. Een van de grote voordelen is meer vrijheid voor werknemers om hun dag zelf in te delen.

Het blijft de vraag of het einde van de kantoortuin nu echt in zicht is. Wat de coronacrisis ons ook heeft laten zien is een behoefte aan verbondenheid en sociale contacten op het werk. Ook de behoefte aan snel kunnen schakelen met collega’s is een veelgenoemde wens. Oftewel, teams moeten kunnen blijven samenkomen op kantoor, en veel teams zullen ook graag blijven werken in een ruimte waar ze makkelijk met elkaar kunnen overleggen. Er zal dus altijd iets van een kantoortuin overblijven. Maar in plaats van één grote open ruimte zullen het waarschijnlijk elementen zijn van een groter geheel aan verschillend type werkplekken.

Nieuwsbank banner