Trends & meer

‘Daag bij MVI de markt creatief uit’

Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) betekent dat de inkoopafdeling bij de inkoop van producten en diensten de effecten op het milieu, sociale omstandigheden en bestuur (de zogeheten ESG-criteria) meeweegt. Het kan daarmee een centraal onderdeel zijn van het MVO-beleid van een organisatie. Deskundige Lex de Bruijn legt uit wat er komt kijken bij de invoering van MVI.

Lex de Bruijn (FIRA Sustainability) ,“Voor een succesvolle aanpak van MVI is commitment van het management, de budgethouders en toestemming van de directie nodig. Dan heb je het bijvoorbeeld over het voor 30 procent laten meetellen van MVO in de inkoopbeslissingen. Belangrijk is de vraag hoe een facilitair manager voor commitment zorgt. Klassieke inkoop werkt met een budgethouder. Een facilitair manager heeft een eigen pot om het gebouw, het interieur en de installaties te onderhouden. Hij moet zelf dus meer bovenop het toepassen van MVO zitten”, legt hij uit.

Uitgaan van MVO-doelstellingen

Bij MVI doen facilitair inkopers er volgens De Bruijn goed aan specifiek te kijken wat ze gaan inkopen. “Dat is breder dan alleen uitgaan van leveranciers. Ook moeten ze kijken naar het MVO-beleid van het bedrijf. Dat doen inkopers heel weinig, mede omdat veel bedrijven geen MVO-beleid hebben. Denk bijvoorbeeld aan afstemming op het CO2-beleid. Welke leveranciers kan de facilitair manager dan prikkelen om de CO2-footprint te verbeteren? Kan dat in de eigen organisatie door de levering van zuinigere machines of in de keten door het bevorderen van energiezuiniger werken? Het gaat om nadenken over je bedrijfsbeleid en vooraf nadenken over je MVO-doelstellingen. Dat kan je dan doorvertalen naar je inkoop.”

Als ander aandachtspunt ziet De Bruijn het uitwisselen van informatie met leveranciers. “Wat het inkoopproces betreft, moet je denken aan welke inkoopcriteria je gebruikt, welke inkoopdocumenten, wat je wel en niet vraagt aan leveranciers en waarom. Het hangt ook sterk af van wat een facilitair manager precies gaat inkopen en met welke MVO-punten hij daarbij rekening moet houden. Voor MVO geldt de algemene kwaliteitsrichtlijn ISO 26000. Deze is lastig te hanteren met zijn zeven kernthema’s en 37 subthema’s. Als de inkoper zelf moet uitzoeken waar hij rekening mee moet houden, kost dat veel tijd. MVO is geen rocket science, maar wel complex door de vele aspecten die eraan vastzitten. Wij werken daarom met de zogeheten TIM-kaarten van Stichting MVO-Register. Daarmee kunnen inkopers en ook facilitair managers per inkoopcategorie de belangrijkste ISO-thema’s vinden. Dit leidt tot drie tot zeven thema’s om leveranciers op te vergelijken.”

Creatief uitdagen van de markt

Het allerbelangrijkst bij MVI is volgens De Bruijn echter dat je de markt creatief uitdaagt. “Bij mij in de straat woont iemand die de inkoop doet bij de Dienst Justitiële Inrichtingen. Hij is heel goed en creatief in het neerleggen van een MVO-vraag bij leveranciers. Zo wil hij dat gedetineerden in gevangenissen alleen lokaal voedsel gaan eten. Daarvoor zoekt hij contact met een aantal lokale bedrijven voor de levering van voedsel in plaats van dat het uit centrale magazijnen komt. Hij weet die vraag zo neer te leggen bij bedrijven dat die er goed mee aan de slag gaan. Daarbij geeft hij de markt de tijd om een uitdaging op te pakken, want zo’n leverancier moet zijn aanpak hiervoor ook aanpassen.”

De Bruijn geeft nog een voorbeeld van creatief en uitdagend inkopen. “Een leverancier van zakelijke koffie(machines) werkt met ‘heilige boontjes’. Het gaat om jongeren die worden geholpen om te re-integreren in de maatschappij, nadat zij in aanraking zijn geweest met justitie. Dit betreft de sociale kant van MVI vanuit arbeidsparticipatie om kansarme groepen aan het werk krijgen. Daarnaast heeft dit bedrijf ook een traject gestart, waarbij het in de toeleveringsketen zaken doet met een kleinere partij die veel meer dan andere leveranciers een garantie kan geven dat een eerlijke prijs wordt betaald aan kleine koffieboeren. Dit soort projecten komen tot stand door inkopers die via hun uitvraag leveranciers beïnvloeden om stappen te zetten op MVO-gebied.”

MVI-niveaus

Volgens De Bruijn zijn er vier volwassen-heidsniveaus voor de omgang van inkoopafdelingen met MVI. Het gaat dan om middelgrote en grote bedrijven. “Bij kleine bedrijven speelt dit minder vanwege de relatief geringe omvang van de inkoop. Het eerste niveau is het laten tekenen van gedragscodes door leveranciers. Niveau twee is het stellen van MVO-eisen via gunningscriteria in tenderstukken. Een derde niveau is ‘impact inkopen’. Het gaat dan om een aantal MVO-thema’s die inkoop uitkiest om leveranciers door te lichten en uit te dagen. Dit niveau zie je steeds meer. Niveau vier is het actief bepalen welke MVO-thema’s relevant zijn voor specifieke categorieën. Dit is het niveau dat je zou moeten nastreven. Het is het actief toepassen van de ISO-norm 20400 die zich speciaal richt op MVI.”

Hij vindt dat nog te weinig bedrijven het ‘volwassen’ niveau 4 bereiken. “Het probleem is dat de insteek vaak te breed en te complex is voor inkoop. Het flexibel schakelen in MVO-thema’s en houden van overzicht is te lastig. Niveau 4 is niet haalbaar voor het middenbedrijf. Veel bedrijven blijven steken op niveau 2 of 3. Dat beperkt zich dan vaak tot populaire thema’s zoals arbeidsparticipatie, circulariteit en het klimaat. Die bedrijven zijn tevreden met certificaten en een door leveranciers ingevulde checklijst.”

Betrokkenheid in beginfase

Het is van belang is om al in de beginfase van inkoop te kijken wat de markt kan en specifieke MVO-aspecten mee te nemen. De Bruijn: “Dan kan je ook vragen wat leveranciers precies doen. Je moet geen onmogelijke dingen vragen, maar je kunt wel kijken wat leveranciers al kunnen en hen uitdagen. Dan geef je naar de leverancier aan ‘dit kan je nog niet en dit is waar ik naar toe wil’. Je kunt daarbij met niveaus werken. De inkoper vertelt de leverancier dan bijvoorbeeld dat hij nu een bepaalde MVO-vraag bij hem neer gaat leggen. Het volgend jaar kijkt hij ernaar in zijn tender en geeft hij de leverancier extra punten als deze aan de MVO-eis kan voldoen. Het jaar daarop is het ook echt een eis in de tender. Marktconsultatie is hierbij van belang, dus dat inkoop scherp weet wat wel en niet mogelijk is.”

Hij meent dat facilitair management voor MVI innovatiever zou moeten worden. “Het werkt op afroep vanuit de organisatie en laat de inkoop afhangen van leveranciers. Maar als ze de verwarming vervangen, kunnen ze ook denken aan een warmtepomp. Een facilitair manager zit dichter bij de uitvoering dan een ‘gewone’ inkoper en gaat uit van wat hij zelf vanuit facilitair management nodig heeft. Daarom zal hij meer aandacht schenken aan kwaliteit en meer kijken naar de levensduurcyclus. Hij heeft echter vaak weinig tijd, omdat hij een eigen afdeling heeft en van daaruit allerlei taken moet uitvoeren. MVO meenemen bij het inkopen is ingewikkeld en daarvoor moet een facilitair manager wel tijd vrij kunnen maken”

Momenteel niet de Bruijn op MVI-gebied geen vooruitgang, maar eerder zelfs een soort terugval. “Er is een groot gat tussen papier en doen, hoewel we voldoende vragen krijgen over MVI. Ik zie wel dat MVI-tools voor inkopers steeds meer aandacht krijgen. Maar die bevinden zich nog steeds op checklistniveau en niet op impactgericht niveau. De beste voorbeelden zijn creatieve inkopers die doen aan goede marktconsultatie.”

Nieuwsbank banner