Trends & meer

Aanwezigheidsregistratie kan eenvoudig digitaal

Aanwezigheidsregistratie is het registreren van alle aanwezigen in een gebouw, op een terrein of tijdens een evenement. Dit is nog extra belangrijk geworden met de coronapandemie, waardoor afstandsmaatregelen nodig waren met niet meer dan een toegestaan aantal bezoekers per ruimte. Het vastleggen van aan- en afwezigheid is behoorlijk complex geworden. Organisaties kunnen dat met digitale aanwezigheidsregistratiesystemen opvangen.

De belangrijkste reden om de aanwezigheid goed te registreren, is dat een organisatie op ieder moment moet weten welke mensen er aanwezig zijn in een gebouw en op een terrein. Dat is vanuit de Arbowet noodzakelijk om goed te kunnen optreden en ontruimen bij een calamiteit. Het geldt niet alleen voor de eigen medewerkers, maar voor alle aanwezige personen in en rond het gebouw. De aanwezigheidsregistratie is belangrijk voor de eerste hulp bij ongevallen, brandbestrijding en de evacuatie van werknemers en andere aanwezigen. Ook vanuit andere normeringen en kwaliteitsmeetsystemen is een sluitende aanwezigheidsregistratie vaak verplicht.

Digitale aanwezigheidsregistratie

Een kleine organisatie kan de aanwezigheidsregistratie eenvoudig bijhouden in een logboek op de computer. De receptionist kan daarin noteren wat de naam is van de bezoekers, namens welke organisatie ze komen, hoe laat ze binnenkwamen en wie de contactpersoon is. Een papieren logboek is sinds de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verboden, omdat bezoekers dan de persoonsgegevens kunnen zien van andere bezoekers. Het handmatig verwerken van aanwezigheidsgegevens op de computer kost echter relatief veel tijd en is inefficiënt. Vooral grotere organisaties met veel bezoekers en flexwerkplekken kunnen daarom voor het overzicht en de efficiëntie beter een beroep doen op software voor digitale aanwezigheidsregistratie.

In een goed aanwezigheidsregistratiesysteem kan een organisatie bovendien ook vastleggen welke medewerkers EHBO- en/of BHV-gediplomeerd zijn. Het is belangrijk dat er altijd zo’n medewerker in de organisatie aanwezig is en dat bekend is waar de medewerker is als er wat gebeurt. Verder houdt een degelijk digitaal aanwezigheidsregistratiesysteem rekening met wettelijke (AVG, Arbowet) en organisatorische voorschriften.

Een digitale aanwezigheidsregistratie maakt het afwezigheidsbeheer ook gemakkelijker. De vele redenen voor afwezigheid zoals vakantie, ziekte, zwangerschap of extern werkbezoek kunnen het bepalen van aan- en afwezigheid erg ingewikkeld maken voor HR-afdelingen en direct leidinggevenden. Aanwezigheidsregistratiesoftware geeft een duidelijk en realtime overzicht van de afwezigen en de reden voor afwezigheid. Dit verhoogt ook de service aan bezoekers en bellers.

Toegang werknemers en bezoekers

Digitale aanwezigheidsregistratie start met het opnemen van de gegevens van werknemers en bezoekers in het geautomatiseerde systeem. Eventueel kan het systeem daarbij bezoekers vragen om akkoord te gaan met preventiemaatregelen, een geheimhoudingsverklaring en/of een privacy statement. Als de medewerker of bezoeker het pand verlaat is ook een vertrekregistratie noodzakelijk.

Daarna kunnen ze toegang krijgen tot de werkruimte of vergaderruimte. Voor bezoekers en eventueel ook werknemers kan daarbij de beperking gelden dat ze niet alle ruimtes in het gebouw kunnen betreden. Denk dan aan ruimtes met gevoelige informatie over de organisatie of essentiële apparatuur.

De receptionist(e) kan toegang hebben tot de informatie over aanwezigheid. Die moet daarbij goed geïnstrueerd zijn over de functionaliteiten van het aanwezigheidsregistratiesysteem en wat te doen bij calamiteiten. Daarnaast kan de informatie zichtbaar zijn op losse beeldschermen en/of digitale aanwezigheidsborden voor de medewerkers (digitale variant van het schuifbord) in het pand. Hiermee heeft iedereen inzicht in hoeveel mensen in welke ruimtes zitten. Die informatie mag dan vanuit de AVG niet herleidbaar zijn tot een persoon.

Het werkt het meest efficiënt als de digitale aanwezigheidsregistratie gekoppeld is aan de toegangscontrole. Zo hoeven de registratie van aanwezigheid en het verlenen van toegang niet gescheiden te gebeuren. Dit kan plaatsvinden met biometrie, mobiele telefoon (NFC-tag), (QR-)code, en/of toegangspas. Deze methoden kunnen ook samen worden toegepast. Daarbij is biometrie het minst fraudegevoelig. Bij vingerafdrukken bestaat in bepaalde technische beroepen wel kans op onleesbaarheid door tijdelijke huidbeschadigingen van vingers.

Tijdsregistratie

Organisaties kunnen een digitale aanwezigheidsregistratie ook koppelen aan de tijdsregistratie. Met het registreren van iemands binnenkomst en vertrek is duidelijk hoe lang degene bij de organisatie (gebouw, terrein) aanwezig is geweest. Een koppeling van digitale aanwezigheidsregistratie en tijdsregistratie voorkomt bovendien smokkelen met tijden en aanwezigheid. Ook de roosters van medewerkers kunnen worden toegevoegd.

Privacy persoonsgegevens

Het recht op privacy vanuit de AVG geldt ook op de werkvloer. Organisaties mogen hun werknemers en ook bezoekers niet zomaar volgen. Ze kunnen alleen controleren als dat voldoet aan de eisen uit de privacywetgeving. Daarbij moeten organisaties bijvoorbeeld goed kunnen beargumenteren waarom het volgen van werknemers en bezoekers noodzakelijk is en dat dit organisatiebelang zwaarder telt dan de inbreuk op de privacy.

Een organisatie kan met sensoren registreren waar zich mensen in het gebouw bevinden. Dat mag van de AVG alleen een anonieme registratie zijn. De AVG verbiedt camera’s bijna altijd vanwege privacyredenen en de steeds betere en goedkopere mogelijkheden tot digitale gezichtsherkenning.

Koppeling van systemen

Digitale aanwezigheidsregistratiesoftware kan zich alleen richten op het vastleggen van de aanwezigen. Nadeel is dat dit niet erg efficiënt is, omdat de tijdsregistratie en toegangscontrole dan via aparte systemen geregeld moeten worden. Bovendien mist een organisatie dan de meerwaarde van een koppeling van de systemen. Software met integratie van aanwezigheidsregistratie, toegangscontrole en tijdsregistratie ligt dus meer voor de hand en is ook de standaard. Er zijn nog uitgebreidere totaalpakketten, waarvan ook verlofregistratie, project- en orderregistratie, planningsopties en zelfs HR-analytics deel uitmaken.

Van belang is dat de medewerkers en bezoekers zich aan de protocollen houden voor aanmelding in het systeem. Bij een ongeval kan een niet-geregistreerde persoon anders bijvoorbeeld te laat worden gevonden en geholpen. Communiceer dit dus duidelijk naar werknemers en bezoekers.

Let er tot slot op dat het aanwezigheidsregistratiesysteem goed beveiligd is. Organisaties zijn vanuit de AVG verantwoordelijk voor het voorkomen datalekken en moeten persoonsgegevens zo goed mogelijk beveiligen. Dat geldt zowel voor de gegevens van werknemers als van klanten en bezoekers.

Meer informatie

Nieuwsbank banner