Supplier Portal voor de beveiliging

Met een speciale Supplier Portal wordt de leverancier onderdeel van de security werkprocessen in de organisatie. De facilitair of security manager kan daardoor de processen en de kosten ervan beter managen.

Dit Supplier Portal is onderdeel van het PRETECT Security portal, een tool om de security processen in de organisatie te ondersteunen. Voorbeeld: het aanvragen van beveiligingspersoneel bij een leverancier.
De organisatie doet zaken met een leverancier van beveiligingspersoneel. Om dit proces van plannen, aanvragen, kosten en factuurcontrole te stroomlijnen gebruikt men het Supplier Portal.

  • De organisatie (security manager) plaatst een aanvraag voor beveiligingspersoneel waarbij rekening wordt gehouden met de afgesproken tariefstructuur.
  • De leverancier ontvangt een email dat er een aanvraag in zijn Inbox op het portal staat. Indien de leverancier de aanvraag accordeert, wordt het aangevraagde personeel automatisch ingepland.
  • Het extern beveiligingspersoneel loopt zijn diensten waarbij de afwijkingen op de geplande tijden en kosten automatisch worden bijgehouden. Deze worden ook voor de leverancier zichtbaar gemaakt.
  • De factuur die de leverancier verstuurd voor zijn diensten is in overeenstemming met de geregistreerde uren in de organisatie.

Omdat de leverancier betrokken wordt bij de aanvraag, wordt het gehele proces van aanvraag tot en met de controle van de factuur gestroomlijnd. Omdat het mogelijk is om aanvragen te budgetteren levert dit management informatie op t.a.v. budget versie realisatie.