Make or buy de keuze voor uitbesteden

Make or buy de keuze voor uitbesteden

Door Peter van Oosten

Rond 1400 werden kinderen van notabelen uitbesteed aan een min of voedster. Vanaf de 17e eeuw werd het uitbesteden van kinderen meer en meer een gemeengoed onder de gegoede burgerij. “Jacques Gélis, wetenschappelijk medewerker van de université de Paris VIII.”

Uitbesteden is dus van alle tijden. In Duitsland werden tot ver in de jaren zestig kinderen uitbesteed aan Hohe Schwarzwalder boeren om het vee te hoeden onder barbaarse omstandigheden. Hoe anders is het met outsourcing. Tot 1980 had nog niemand van outsourcing gehoord. Anno 2015 heeft iedereen het begrip outsourcing in de mond en wordt het door menig advies- of managementorganisatie als de ultieme oplossing in rapporten en documenten genoemd. Veelal als de oplossingen voor succes. Outsourcing is een van de handvatten om de performance te verbeteren (CBS 2008). De beurswaarde van beursgenoteerde bedrijven wordt hoger gewaardeerd als de organisaties activiteiten of processen outsourcen. Back to the core-business is het credo: Kosten besparing door outsourcing is het medicijn voor lagere kosten en dus meer rendement. Outsourcing is dus niet meer weg te denken in de managementpraktijk. Facility Management vormt hierop geen uitzondering. Vele diensten en services zijn inmiddels ”geoutsourced”.

In de literatuur wordt outsourcing op vele manieren beschreven:
• Priest en Ritsema (1993): Outsourcing is een keuzevraagstuk ten aanzien van zelf maken of het van derden betrekken van goederen en/of diensten.
• Lei en Hitt (1995): De afhankelijkheid van externe bronnen voor de productie van onderdelen en andere activiteiten die waarde toevoegen aan een product of dienst.
• Linder (2004): Het inkopen van diensten en/of service van externe partijen waar een organisatie normaal zelf in voorziet.
• Tas, J. & Sunder, S. 2004, Financial Services Business Process Outsourcing, Communications of the ACM, Vol 47, No. 5: Business process outsourcing (BPO) is a subset of outsourcing that involves the contracting of the operations and responsibilities of a specific business process to a third-party service provider. Originally, this was associated with manufacturing firms, such as Coca Cola that outsourced large segments of its supply chain.[1] Een bijzondere speler in de outsourcing wereld is de IAOP; (International Association of Outsourcing Professionals). De IAOP definieert outsourcing als: Een lange-termijn resultaat georiënteerde zakelijke relatie met een gespecialiseerde leverancier. De IAOP telt wereldwijd 120.000 leden, maar kent geen Nederlandse vestiging. IAOP kent dan ook weinig of geen Nederlandse Facility Managers als leden, terwijl IAOP wel een Domestic Sourcing Chapter kent.

Waarom uitbesteden
Peters en Waterman (1982) signaleerde al de trend dat organisaties zich steeds meer gingen concentreren op de kernactiviteiten. Het werd een strategie om alle niet kerntaken af te stoten en taken en diensten die wel noodzakelijke waren voor het primaire proces te outsourcen. Hamel en Prahalad (1994): organisaties moeten zich terugtrekken op hun kerncompetenties. Een organisatie dient zich volledig te concentreren op de toekomststrategie en geen managementaandacht te besteden aan doodlopende saneringsprocessen.
De kerncompetenties van Facility mangement worden door het Looff (Landelijk FM Competentieprofiel 2012 oktober 2012) als volgt omschreven:
1. Ontwikkelen van een visie op veranderingen en trends in de externe omgeving en ontwikkelen van relaties, netwerken en ketens;
2. Analyseren van beleidsvraagstukken, vertalen in beleidsdoelstellingen en alternatieven en voorbereiden van besluitvorming;
3. Toepassen van human resource management in het licht van de strategie van de organisatie;
4. Inrichten, beheersen en verbeteren van bedrijfs- en organisatieprocessen;
5. Analyseren van de financiële en juridische aspecten, interne processen en de bedrijfs- of organisatieomgeving om samenhang en wisselwerking te versterken;
6. Ontwikkelen, implementeren en evalueren van een veranderingsproces.
De 6e kerncompetentie sluit goed aan bij de omschrijving van Hamel en Prahalad. Ontwikkelen, implementeren en veranderen, gericht op de toekomst strategie van de organisatie. Het outsourcen van ondersteunende diensten die veel management aandacht eisen maar niet direct gerelateerd zijn aan het primaire proces kunnen dan ook worden geoutsourced. De Managementaandacht kan dan ook maximaal gericht worden op de kerncompetenties van FM. Outsourcing is dan ook verworden tot gemeengoed in Facility Management.
De redenen om tot outsourcing door Facility management over te gaan zijn in het algemeen; 1. Kostenbesparing
2. Kwaliteit- en/of serviceverbetering
3. Gebrek aan eigen expertise, middelen en/of personeel
4. Onvoldoende capaciteit
5. Waarborgen van de continuïteit
6. Grotere flexibiliteit van de organisatie.

De IAOP herkent een drietal hoofdvormen van outsouring
1. Tactical Outsourcing,
2. Transitional Outsourcing,
3. Transformational Outsourcing.

Tactical Outsourcing
Hiervan is sprake als een bedrijf tot outsourcing overgaat met enkel een resultaat in gedachten (vaak kostenbesparing) en verder niet beoogt om met haar leverancier een ‘verdergaande’ en ‘diepgewortelde’ samenwerking aan te gaan.

Transitional Outsourcing
Hiervan is sprake als een bedrijf overstapt van een bestaande manier van werken naar een andere manier van werken en daarbij activiteiten outsourced, waarbij ze van haar leverancier verwacht dat hij de bestaande manier van werken in de lucht weet te houden net zo lang totdat dat niet meer nodig is.

Transformational Outsourcing
Hiervan is sprake als een bedrijf gebruik maakt van outsourcing om te kunnen over te stappen naar een nieuw ‘business model’ en zichzelf fundamenteel nieuw te positioneren in de markt. Dit vraagt nogal wat van de leverancier en een heleboel vertrouwen van de opdrachtgever in die leverancier. Facility management opteert veelal voor tactical outsourcing. De economische omstandigheden en de druk op de organisatie tot kostenbesparing dwingt FM tot tactical outsourcing. Tot een verregaande diepgewortelde samenwerking komt het meestal niet. Juridisch geheel dichtgetimmerde contracten, gebaseerd op KPI’s en SlA’s geven eerder aanleiding tot wantrouwen dan tot samenwerking en vertrouwen. De looptijd van een outsourcingovereenkomst heeft invloed op de relatie tussen opdrachtgever en aannemer. In het algemeen zijn opdrachtgevers dus FM meer tevreden over recent afgesloten overeenkomsten. Langer bestaande contracten worden negatiever beoordeeld. Tijd heeft dus een slechte invloed op de relatie. Bij de opstart is er in het algemeen een grote tevredenheid over de leverancier. Hoe langer de looptijd van het contract hoe meer de sales afdeling van de leverancier investeert in de overeenkomst. De leverancier wekt tijdens de aanbestedingsprocedure en de introductiegesprekken hoge verwachtingen, die gedurende de looptijd niet worden waargemaakt. De juridische haken en ogen werken beklemmend, de KPI’s en/of SLA’s komen onder druk te staan en worden niet of niet geheel gehaald. Kortom ontevredenheid bij zowel leverancier als opdrachtgever. Outsourcing van facilitaire diensten en/of services zouden gebaseerd moeten zijn op visie en strategie. De facility manager moet zich voorafgaand aan het outsourcingtraject meer focussen op de doelstelling van de te outsourcen dienst en/of service. Hoe gaat de procedure er uitzien, welke eisen worden gesteld aan de leverancier, een exacte omschrijving van het Pakket van Eisen en de gewenste flexibiliteit van de dienst. Past de leverancier bij het wensenpakket en de bedrijfscultuur van de organisatie? De leverancier vervangt namelijk een dienst of service die direct of indirect het secondaire proces van facility management beïnvloed ter ondersteuning van het primaire proces van de organisatie. Kies dus nu eens niet voor juridisch haarkloverij bij uitbesteden maar kies voor:

The Agility Advantage
Verantwoordelijkheid
-veelzijdigheid
– flexibiliteit
-veerkracht
-Innovatie
-samenwerken als het om outsourcing gaat.
1. IAOP
2. Wagnergroup
3. Erasmuscentrumzorgbestuur
4. Sociale geschiedenis Nederland 1500
5. (Landelijk FM Competentieprofiel 2012 oktober 2012)
6. The Agility Advanage

Meer informatie
Ook interessant

Bijsturen rij- en tankgedrag levert aanzienlijke besparin...

Brandstofkosten bedragen al gauw 25% van de totale autokosten. Het effectief bijsturen van rij- en tankgedrag levert daarom aanzienlijke besparingen op. Op de markt zijn hiervoor beheersinstru...

Flexibel facility management – 2021 trends

2020 was het jaar dat het kantoorgebruik meer dan ooit is veranderd. Wat betekent dit voor de toekomst van facility management? Het thuiswerken, de anderhalvemeterregel, de veranderende mindse...

De facility manager niet in control?

De rol van de facility manager is aan het veranderen en verschuift van management naar regie. Bij uitbesteding van dienstverlening worden ook bepaalde risico’s buiten de deur gebracht. Risicom...

Meer licht geeft meer lucht

Het mooie voorjaars- en zomerweer bleef lang uit dit jaar. Ik hoorde veel mensen om me heen smeken om mooi weer en vooral om zon! Ik zag zelfs mensen zitten op kantoor met een zogenaamde dagli...

Goed licht op het werk: maak een plan

Goed licht op de werkplek is essentieel voor de gezondheid en productiviteit van de werknemer. Maar wat is goed licht en zijn er verschillen per werkplek? Een lichtplan maken vereist kennis. H...

Ontspannen werken aan statafels

We zitten te veel en bewegen te weinig, daar is al veel over geschreven. Door ons zittende leven, soms tot wel acht uur per dag, ontwikkelen we kans op allerlei ziektes zoals hart -en vaatziek...

Conditiemeting apparatuur voorkomt onnodig onderhoud

Door schaalvergroting heeft een verschuiving plaatsgevonden in het (persoonlijke) contact tussen de grootkeukenleverancier en de (eind)gebruiker. Voorheen was dit direct met de (eind)gebruiker...

Gebouwen vragen om een doordacht lichtplan

De positieve effecten van daglicht zijn al vaak erkend: minder ziekteverzuim,hogere concentratie, betere prestaties, een prettigere sfeer. Ook wordt op de energierekening bespaard. Toch wordt ...

Vernieuwen gaat niet zonder slag of stoot

Eind vorig jaar presenteerde Marjet Rutten haar nieuwste boek ‘Van ‘kan nie’ naar passie’ over succesvol vernieuwen in de bouw-, vastgoed en installatiesector. Want dat vernieuwing nodig is, d...

Anders bouwen vereist andere vraagstelling

Het lijkt wel of de samenleving in de afgelopen 2.000 jaar niet veel heeft bijgeleerd als het over bouwen gaat. Vooral het grote verschil tussen de bijdrage van de bouwsector aan het bruto nat...