Kennis

Hybride werken; van visie naar praktijk

Nu is het moment aangebroken om hybride werken binnen uw organisatie te implementeren. Hybride werken is door de coronacrisis een veelbesproken onderwerp geworden. 

Twee jaar na het begin van de coronapandemie hebben veel organisaties invulling weten te geven aan het hybride werken binnen hun eigen organisatie. Sommige organisaties wachten nog met de overgang naar hybride werken totdat de overheid alle COVID-maatregelen heeft losgelaten. Veel van deze organisaties werken tot die tijd nog volledig digitaal vanuit huis. Andere organisaties zijn al gestart met een geleidelijke overgang naar hybride werken binnen de beperkende maatregelen vanuit de overheid.

De overgang naar een andere manier van werken is spannend. Immers, hoe vertaal je als organisatie deze visie naar de praktijk? Hoe zorg je dat de medewerkers het concept gaan omarmen? En hoe voorkom je dat medewerkers weer in oude gewoontes terugvallen? HEVO deelt graag haar kennis.

1. Leg het eigenaarschap bij de medewerkers zelf

Medewerkers worden vanzelf de dragers van een bepaalde verandering als ze er ook voor de volle 100% achter staan en de meerwaarde van de verandering inzien. Het verkrijgen van dit draagvlak binnen de organisatie is essentieel om een bepaalde verandering organisatiebreed teweeg te brengen.

Het is om die reden belangrijk om medewerkers te betrekken in de ontwikkeling van de visie op hybride werken door ze hierin een actieve rol te geven. Hoe groter de organisatie, des te uitdagender het wordt om alle medewerkers hier een rol in te geven. Het uitzetten van een organisatie­brede enquête kan ondersteunen in het ophalen van alle wensen en ideeën die rond dit thema spelen binnen de organisatie.

Bij het formuleren en uitwerken van een visie op hybride werken is aandacht nodig voor enerzijds de aansluiting op de organisatie­doelstellingen (het gezamenlijke belang en het teambelang) en anderzijds de aansluiting op de persoonlijke voorkeur van medewerkers en de ruimte die hiervoor moet worden gemaakt binnen gestelde kaders.

2. Keep it simple; ga uit van een aantal organisatiebrede basisrichtlijnen

Stel een paar praktische richtlijnen op die passen bij de gewenste manier van hybride samenwerken. Ga daarbij bewust uit van richtlijnen en niet van werkafspraken. Richtlijnen geven medewerkers de vrijheid om hierin een eigen weg te vinden passend bij de eigen voorkeuren en passend bij de rol/functie binnen de organisatie. Gelijktijdig moeten de richtlijnen voorkomen dat collega’s hinder ervaren van elkaar en dat organisatie­doelstellingen niet worden geborgd. Een voorbeeld hiervan is de uitwerking van het thema tijdonafhankelijk werken. Tijdonafhankelijk werken geeft medewerkers de vrijheid om de eigen werkdag in te vullen. Medewerkers moeten echter ook op passende momenten met elkaar in verbinding blijven staan en voor elkaar bereikbaar blijven. Dit is des te essentiëler als er sprake is van klantencontact.

Het management dient als voorbeeld richting de gehele organisatie in het goed naleven van de opgestelde basisrichtlijnen.

3. Ben duidelijk over het proces en voorkom een overload aan informatie

Breng het thema hybride werken al vanaf visieontwikkeling stapsgewijs en regelmatig onder de aandacht binnen de gehele organisatie. Breng je medewerkers op de hoogte van het proces, voorkom eenrichtingsverkeer en geef aan wanneer er momenten worden ingepland om het gesprek met medewerkers aan te gaan of inspraak wordt verwacht.

Bij de implementatie van een andere manier van werken komt het project niet ten einde maar gaat het pas echt van start. Juist ook na de implementatie moet het gesprek met elkaar worden gevoerd zodat de verandering blijft leven, ervaringen met elkaar gedeeld worden en je elkaar op weg kunt helpen. Structurele evaluatiemomenten spelen hierin een belangrijke rol.

Bij de implementatie van een andere manier van werken komt het project niet ten einde maar gaat het pas echt van start. Juist ook na de implementatie moet het gesprek met elkaar worden gevoerd zodat de verandering blijft leven, ervaringen met elkaar gedeeld worden en je elkaar op weg kunt helpen. Structurele evaluatiemomenten spelen hierin een belangrijke rol.

4. Neem de tijd

Een nieuwe manier van werken kost tijd. Geef je medewerkers de tijd om te wennen aan de verandering. Ondanks een goede voorbereiding zal de verandering vragen met zich meebrengen en zal niet alles is één keer goed lopen. Het hybride werken is voor veel organisaties en medewerkers immers onbekend. Als organisatie ga je dit al lerend doen; dit vraagt om een wendbare en flexibele instelling van de organisatie maar ook van de afzonderlijke medewerkers. Stuur bij waar nodig en doe dat op het juiste moment.

Deze afbeelding heeft een leeg alt-attribuut; de bestandsnaam is HEVO_artikel_hybride_werken_jan_2022_pictos_voordelen-8e615902-300x58.jpg

Voordelen van Hybride werken:

Meer werkgeluk

Het werk naar eigen inzicht combineren met de privé­situatie en persoonlijke behoeften wordt door werknemers gewaardeerd. Men gaat veel effectiever met tijd om; zoals de lange vergaderingen die vervangen worden door korte, bondige online meetings, de hogere productiviteit en concentratie bij thuiswerken. Over het algemeen voelen werknemers zich bij hybride werken meer verantwoordelijk, bevlogen en minder vermoeid na een werkdag. Kortom: meer werkgeluk met hybride werken.

Duurzaamheid

Een groot voordeel van hybride werken is duurzaamheid door minder woon-werkverkeer en dit levert een grote bijdrage aan het verminderen van de CO2-uitstoot en het verbeteren van de luchtkwaliteit. Het vervallen van reistijd/woon-werkverkeer levert veel tijdswinst op en een afname van ergernis door file­leed. Het hybride werken heeft ook invloed op de benodigde hoeveelheid kantoorruimte en de functie van het kantoor.

Een werkomgeving die mede ontwikkeld is door medewerkers draagt bij aan een goede werknemers­ervaring en zorgt voor de juiste flow voor de werknemers.


DE WINST VAN EEN GOEDE WORKFLOW:

HEVO artikel hybride werken jan 2022 picto1.jpg
HEVO artikel hybride werken jan 2022 picto2.jpg
HEVO artikel hybride werken jan 2022 picto3.jpg
HEVO artikel hybride werken jan 2022 picto4.jpg
Mensen werken effectiever, efficiënter en met meer plezier.
Werknemers zijn gemotiveerder, blijven vitaler en leveren betere prestaties.
Het verzuim neemt af, waardoor de verzuim­kosten dalen.
Mensen blijven langer bij ‘hun’ organisatie werken (het ‘boeien en binden-principe’) #aantrekkelijk werkgeverschap.

Nu is het moment aangebroken om hybride werken binnen uw organisatie te implementeren. Wij kunnen u helpen bij de ontwikkeling van visie tot realisatie en het begeleiden van medewerkers. Stel uw vraag, wij helpen u graag.

Meer informatie
 
 
Nieuwsbank banner