Facilitaire inkoopsamenwerking

Facilitaire inkoopsamenwerking

Door P. Streefkerk

Facilitaire inkoopsamenwerking is iets van de laatste jaren en het gevolg van een steeds dynamischer en veeleisender omgeving van organisaties. Denk daarbij maar eens aan elektronisch inkopen, het wegvallen van grenzen voor het inkopen van facilitaire producten of diensten, investeringen die meer risico’s met zich brengen, aan klanten die steeds meer op maat bediend willen worden en hogere eisen stellen aan de dienstverlening.

Probeer dat als organisatie maar eens zelfstandig bij te benen. Het is een uitdaging om voor de genoemde problemen effectieve en efficiënte oplossingen te vinden. Voorbeelden van oplossingen zijn: het uitbesteden van niet-kernactiviteiten (bijvoorbeeld facilitaire dienstverlening), het delen van kennis, technologie en ervaringen en intensievere samenwerking op het gebied van productie, innovatie en (facilitaire) inkoop. Het gaat vaak om ingrijpende oplossingen die niet op een dag te realiseren zijn en die verregaande consequenties hebben. Dit noodzaakt u tot het stellen van duidelijke voorwaarden voor de samenwerking, zodat deze een duurzaam karakter krijgt. Bij inkoopsamenwerking en in het bijzonder facilitaire inkoopsamenwerking is het niet anders. U bent verplicht met alle betrokken partijen duidelijke afspraken te maken over het doel, de noodzakelijke stappen, de voorwaarden en de mogelijke resultaten.

Des te intensiever u samenwerkt, des te minder vrijblijvend deelt u:
· Informatie;
· Hulpmiddelen/expertise;
· Inkoopvolume;
· Of een combinatie van bovenstaande zaken.

Het begrip (facilitaire) inkoopsamenwerking wordt vaak geassocieerd met bundeling van (facilitaire) inkoopvolumes. Een inkoopsamenwerking heeft echter een veel bredere context, waarvoor we gebruik maken van de volgende definitie: het samen bundelen en/ of delen van informatie en expertise, hulpmiddelen en/of volume op het gebied van inkoop, met als doel het behalen van voordeel voor alle deelnemende organisaties (Veeke, 2002). Als u met facilitaire inkoopsamenwerking begint, legt u de overeengekomen doelstellingen en voorwaarden vast in een startnotitie. Die startnotitie gebruikt u om alle belanghebbenden binnen uw organisatie te informeren. Houd daarbij in gedachte, dat facilitaire inkoopsamenwerking geen doel op zich is, maar een hulpmiddel.

Doelstellingen
Er zijn verschillende redenen om te gaan samenwerken. De doelstellingen zijn divers en vaak een combinatie van doelstellingen die leidt tot facilitaire inkoopsamenwerking. Een deel van de doelstellingen is kwantificeerbaar en goed te meten. Er zijn ook minder goed te meten kwalitatieve doelstellingen.

Facilitaire inkoopvolumes bundelen. De meest voorkomende doelstelling van inkoopsamenwerking is het bundelen van facilitaire inkoopvolumes. Volumes bundelen levert u over het algemeen meer korting op en betere inkoopvoorwaarden. Hierbij geldt de nadrukkelijke voorwaarde, dat de in te kopen facilitaire producten en diensten min of meer vergelijkbaar zijn. Als dat niet zo is, levert het nauwelijks schaalvoordeel op voor de leverancier en zal hij over het algemeen minder korting kunnen verlenen.

Vermindering transactiekosten en risico’s. Door het samenwerken bent u in staat de transactiekosten omlaag te brengen. Onder transactiekosten verstaan we alle kosten die u maakt voor het tot stand komen van een overeenkomst of inkooporder. Als u bepaalde transacties aan een van de samenwerkende partijen kunt overlaten, scheelt dat tijd en geld. Bovendien worden de risico’s kleiner omdat u als grotere partij belangrijker bent voor een leverancier en hij meer inspanning zal leveren om zijn verplichtingen na te komen.

Delen informatie en specialisatiemogelijkheden. Vertrouwen vormt de basis van het delen van informatie over kennis en ervaring. Het gaat daarbij om kennis en ervaring over onder andere productie, markten, techniek en toekomstige ontwikkelingen. Verder biedt een facilitaire inkoopsamenwerking u op termijn de mogelijkheid zich binnen het samenwerkingsverband te specialiseren. Heeft de ene partner meer kennis van een bepaald vakgebied, dan zou u wel gek zijn het werk niet aan die andere partner over te laten. U deelt en verdeelt capaciteit en deskundigheid.

Een tegenwicht voor geconsolideerde markt. Binnen een aantal verkoopmarkten ziet men de laatste jaren een consolidatieslag. Het aantal aanbieders vermindert door fusies, overnames en faillissementen. Daardoor worden de keuzes voor opdrachtgevers kleiner en loopt uw invloed terug. Voorbeelden van geconsolideerde markten zijn die van kantoorbehoeften, kopieerapparatuur, beveiliging, catering en schoonmaak. Als tegenreactie bundelen partijen aan de inkoopzijde hun volume om zo een deel van de invloed die verloren is gegaan terug te winnen.

Oplossing kwalitatief en kwantitatief personeelstekort. Als er bij een van de partijen binnen een facilitaire inkoopsamenwerking (tijdelijk) een tekort is aan personeel, dan biedt het samenwerkingsverband de mogelijkheid deze tekorten op te heffen, bijvoorbeeld door de werkzaamheden over te nemen of een medewerker te detacheren. Daarnaast biedt een samenwerking op personeelsgebied meer groeikansen, mogelijkheden voor jobrotation en een meer uitdagende invulling van de inkoopfuncties.

In lijn met andere samenwerkingsactiviteiten. Als er al samenwerking op andere deelgebieden plaatsvindt, bijvoorbeeld bij productie of marketing, is het bijna een logisch gevolg, dat u ook op het (facilitaire) inkoopvlak gaat samenwerken.

Weerstand
De weerstand tegen facilitaire inkoopsamenwerking uit zich in defensieve en voor een deel ook subjectieve argumenten. Met de bijgaande lijst van tegenargumenten herkent u ze direct. Ik geef ook aan wat u er tegenin kunt brengen.

Onvoldoende niveau eigen facilitaire inkoopfunctie. U geeft een brevet van onvermogen af als u zegt dat uw eigen facilitaire inkoopafdeling van een te laag niveau is. Het betekent dat u als manager facilitaire inkoop onvoldoende stappen hebt gemaakt richting professionalisering van uw afdeling.

Gebrek aan tijd. Gebrek aan tijd mag u nooit als argument gebruiken om een mogelijke inkoopsamenwerking bij voorbaat af te keuren. Gebrek aan tijd betekent gebrek aan prioriteit en dat kan bij de ontwikkeling van een professionele facilitaire inkoopafdeling toch zeker niet de bedoeling zijn. Een manager facilitaire inkoop die dit roept, is bang dat zichtbaar wordt dat zijn afdeling nog lang niet is geprofessionaliseerd. Een samenwerkingsverband starten kost altijd extra tijd, maar u mag er vanuit gaan dat u dit later weer terugverdient.

Timing. Een goede timing is belangrijk bij het aangaan van een samenwerkingsverband. Maar als u de samenwerking tegenhoudt omdat u nog geen mogelijkheden ziet, betekent dit dat u er zich nog niet in hebt verdiept en weinig tot geen inspanningen hebt gepleegd de mogelijkheden te onderzoeken. Het zou kunnen duiden op een gebrek aan initiatief als u dit soort uitspraken doet. Wat wel van belang kan zijn, is dat u wacht op het juiste moment. Maak dat in ieder geval duidelijk en geef aan op welke termijn u wel met facilitaire inkoopsamenwerking wilt beginnen.

Uitdaging
Er zijn ook duidelijk aantoonbare redenen waarom u niet kunt samenwerken. Dan nog moet het voor u een uitdaging zijn het onderste uit de kan te halen door oplossingen te zoeken voor de problemen die u tegenkomt.

Het wordt verboden. Aan de verkoopzijde is het allang gebruikelijk dat de Nederlandse Mededingings Autoriteit (NMA) zich bemoeit met fusies die de mogelijke concurrentie bemoeilijken. Wat minder bekend is, is dat de NMA ook inkoopsamenwerkingsverbanden beoordeelt. Als deze samenwerkingsverbanden teveel macht krijgen, verbiedt de NMA deze constructies en helpt zelfs uw creativiteit u niet verder.

Inkoopprocescoördinatie wordt complexer. Iedere deelnemende partij extra betekent een omvangrijker project dat meer communicatie vereist. U bent meer tijd kwijt voor de coördinatie en het samenbrengen van de inkooppartners.

Verminderde zeggenschap, flexibiliteit en daadkracht. Als u alleen bent hebt u meer zeggenschap dan in een samenwerkingsverband. In een samenwerking binnen het poldermodel sluit u compromissen voor de totstandkoming van bijvoorbeeld programma’s van eisen of de keuze van leveranciers. Daarnaast bent u niet meer zo flexibel en kunt u minder daadkrachtig reageren richting leveranciers bij veranderende marktomstandigheden.

Kans op leveranciers die weerstand bieden. De eerste geruchten over facilitaire inkoopsamenwerking doen de ronde en de leveranciers zijn er als de kippen bij. In positieve zin doordat ze verbeterde contractvoorstellen aanbieden aan het samenwerkingsverband, in negatieve zin door de beoogde samenwerkingspartners tegen elkaar uit te spelen. Net zo min als een inkoper blij is met een fusie aan de verkoopzijde, zijn leveranciers opgetogen over facilitaire inkoopsamenwerking en zullen zij alles uit de kast halen om hun eigen positie veilig te stellen.

Angst voor het delen van gevoelige informatie. Angst is een slechte raadgever. Als u bij aanvang uw samenwerkingspartner al niet vertrouwt, moet u bij uzelf te rade gaan en uitzoeken waar die angst vandaan komt.

Angst voor onevenredige verdeling kosten en baten. Een onevenredige verdeling van kosten en baten legt nogal eens een bommetje onder samenwerkingsverbanden, maar daar bent u nog altijd zelf bij. Vooraf goede afspraken maken over de verdeling van zowel kosten als baten voorkomt in een latere fase veel onduidelijkheid en meningsverschillen. Interne weerstand. Het valt niet altijd mee te achterhalen waar de interne weerstand tegen een inkoopsamenwerking vandaan komt. Vragen, vragen en nog eens vragen en dan nog komt u er niet altijd achter. Vaak wordt de weerstand veroorzaakt door heel menselijke motieven als de angst een baan te verliezen of het idee dat men minder leuk werk krijgt of dat men moet verhuizen naar een andere plaats. Verder zijn ook de verschillen in grootte, inzet, ervaring tussen samenwerkingspartners reden voor (verborgen) weerstanden, die u niet altijd met argumenten kunt weerleggen.

Uitvoering
De invulling van de inkoopsamenwerkingsvormen kan op verschillende manieren. Bij organisaties met een verschillend karakter zal de samenwerking in eerste instantie voornamelijk op de facilitaire inkoopsegmenten plaatsvinden. Van focus op gemak is sprake als het op individuele basis doorlopen van een offerteprocedure meer kost dan het oplevert. Partners kunnen zich dan aansluiten bij inkoopcoöperaties als Intrakoop en Het NIC. Naarmate een samenwerkingsverband intensiever is, is ondersteuning vanuit de top en het middenkader essentiëler voor het welslagen. Als duidelijk is wat de gewenste intensiviteit en het aantal gezamenlijke activiteiten zijn, kunt u de organisatie van de facilitaire inkoopsamenwerking verder invullen. De mogelijke organisatievormen variëren van samenwerking op ad hoc basis tot samenwerking die u vastlegt in een rechtspersoon. Hier volgt een opsomming van mogelijkheden:
· er is niets geregeld (ad hoc basis);
· virtuele samenwerking;
· (in)formeel verband inkopers;
· (in)formeel verband organisaties;
· stichting van organisaties;
· besloten vennootschap van organisaties.

U moet voor de juiste organisatievorm zoeken naar een balans tussen een werkbare inspraak van alle deelnemers en een acceptabele centrale regie. U kunt per slot van rekening de gekozen organisatievorm in de toekomst wijzigen als de omstandigheden dit vragen. Samengevat biedt facilitaire inkoopsamenwerking voldoende kansen mits ze op de juiste manier worden opgepakt.

Meer informatie
Ook interessant

W-E- ontmoeten elkaar in gemeentehuis Boxmeer

De kantoor- en bestuurlijke functies van de gemeente Boxmeer waren gehuisvest op twee locaties. Beide locaties voldeden niet meer aan de hedendaagse eisen voor ruimte, functionaliteit en techn...

Veel fm’ers zien het licht nog niet

Er zijn directe en indirecte redenen om voor duurzame vormen van verlichting te kiezen. Besparing is de belangrijkste. Het energieverbruik van duurzame verlichting ligt lager en er is minder o...

Het Nieuwe Werken: terug naar vaste werkplekken?

De afgelopen jaren vormde Het Nieuwe Werken een trend binnen overheidsorganisaties. Geen vaste bureaus en kantoren meer voor elke ambtenaar, maar flexwerkplekken in grote open kantoorruimtes. ...

Plan van aanpak herstel bij een lekkage

Nadat de bron van de lekkage is weggenomen en specialistisch drogen, indien nodig, is uitgevoerd dan is het noodzaak de bestaande schade aan wanden, vloeren en installaties te herstellen. De s...

Besparing met groene golf computerruimtes

Wat betekent duurzaamheid voor de computerruimte in uw gebouw? Bent u bewust van de operationele kosten van uw datacenter en weet u welke onderdelen hier het meest bijdragen in het energieverb...

Unieke kans voor zonnestroom in utiliteit

Groene stroom goedkoper dan grijze stroom: dat kan. Een investering in een zonnestroominstallatie met een terugverdientijd van 7 tot 9 jaar en daarna jarenlang gratis groene stroom. Door het l...

Horecadieren komen via de voordeur binnen

Plaagdieren hebben, net zoals alle levende wezens, voedsel nodig om te leven en te kunnen overleven. Dat is nu precies de basismissie van catering. Voedsel gezond bereiden, voedsel leveren en ...

Een wereld (zonder afval) te winnen

Hoe koopt u eigenlijk uw facilitaire zaken in? Door voor de goedkoopste aanbieder te gaan? En door nog eens wat oude bekenden te bellen? Of juist door de opdracht functioneel te specificeren? ...

De invloeden van em-straling

Door de toename van allerlei elektrische apparaten versterkt door ontwikkelingen met draadloze netwerken, wordt de mens steeds meer belast met onnatuurlijke vormen van elektromagnetische stral...

Sociale innovatie is medewerkers beter laten samen werken

Innovatie groeide in de laatste jaren uit tot een belangrijk agendapunt voor de Nederlandse overheid én het bedrijfsleven. Juist in de term 'agendapunt' ligt de kern verscholen, waarom organis...

Zó wordt een gebouw energieneutraal

Drie gedateerde kantoorgebouwen worden in opdracht van het Rijksvast-goedbedrijf gerenoveerd naar een modern en vooral duurzaam rijkskantoor. Het doel: een energieneutraal gebouw dat stijgt va...

Simpel geluk op kantoor

Gezonde, blije én productieve medewerkers: welk bedrijf wil dat niet? Jaarlijks worden talloze persoonlijke trainingen, heisessies en loopbaantrajecten door bedrijven ingezet met als doel om m...

Haalbaarheidsstudie bij start HNW

In de facilitaire branche worden veel initiatieven getoond om nieuwe werkomgevingen te realiseren. De achterliggende beweegredenen lopen vaak uiteen. Te denken valt aan het willen realiseren v...

Bhv: Kempenhaeghe bespaart kostbare minuten

Epilepsiecentrum Kempenhaeghe in het Brabantse Heeze kan het zich niet permitteren dat er tijd verloren gaat op het moment dat er bhv-ers worden opgeroepen. Dit wordt vermeden met behulp van C...

Beton op de vloer

We lopen er dagelijks over, maar weten er over het algemeen maar belachelijk weinig vanaf: vloeren. Zeg nou zelf, het is niet vaak dat een mens stilstaat bij waar hij over loopt. De laatste ja...