Cartoons

Toegangscontrole in de cloud in opmars

De toekomst is aan toegangsbeheer in de cloud. Complexe software of een specifieke server zijn dan niet meer nodig. In plaats daarvan komt een centraal beheerd platform met toegang via mobiele apparaten, die verbonden zijn met internet.

Vroeger was toegangscontrole eenvoudig van opzet. U liet een paar sleutels maken en gaf die aan medewerkers die dan altijd toegang hadden tot de vestiging van het bedrijf. Raakte ooit een sleutel kwijt, dan kon u makkelijk een sleutel laten bijmaken. Ideaal was deze situatie natuurlijk niet. Het ver-vangen van sleutels of zelfs sloten leidde tot flinke extra kosten. Bovendien was er nauwelijks sprake van echte toegangscontrole. Kopieën van sleutels konden zo in verkeerde handen komen, met alle risico’s van dien. Toegangs-controle met pasjes was daarom een flinke verbetering. Nu hoefde u uw medewerkers enkel een pasje mee te geven. U behield de controle, omdat bij verlies zo een nieuwe pas was aangemaakt terwijl even snel de toegang met de verloren pas kon worden ingetrokken. Met de passen kon u ook verschillende medewerkers verschillende rechten tot toegang geven. Alleen vereiste deze oplossing wel dat toegangscontrole-systemen op locatie werden geïnstalleerd. Deze servers en software vergden continu onder-houd, als het installeren van de nieuwste updates. De opstartkosten bij maar enkele deuren waren bovendien relatief hoog. Net zoals vrijwel alle softwarepakketten naar de cloud verdwenen, verhuist het toegangs-beheer ook steeds vaker naar de cloud. Het fysieke deel blijft hetzelfde: de poortjes, de pasjes en de kaartlezer. Alleen de software verhuist. Deze draait niet meer op uw locatie, maar op een centrale server beheert door uw leverancier. Toegangscontrole kan daardoor plaatsvinden vanaf elke computer, smartphone of tablet – zolang u tenminste verbonden bent met het internet.

Overstap
Om de overstap te maken naar toegangscontrole in de cloud hoeft u geen nieuwe systemen te kopen. De meeste moderne kaartlezers en deur- controlers zijn eenvoudig te koppelen met de verschillende cloud-applicaties. Uiteraard is een netwerkaansluiting voor deze apparaten vereist, maar apparatuur als servers of pc’s zijn niet meer nodig. De installatie is meestal eenvoudig en geautomatiseerd. Binnen enkele minuten is het systeem online en kunnen gebruikers worden toegevoegd of verwijderd, toegangsrechten worden aangepast en kan het systeem worden aangepast met nieuwe deuren, tourniquets of slagbomen – vaak van ver-schillende fabrikanten bovendien. Het gebruik van toegangscontrole in de cloud heeft vele voordelen. De server met toegangscontrole-software staat niet meer bij u op locatie. U hoeft dus niet meer te investeren in de aan-schaf, beheer en onderhoud van de software. Deze verantwoordelijkheid ligt nu bij uw leverancier, die het systeem zal blijven voorzien van de meest actuele software. U hoeft zelf geen kennis meer te hebben van ICT. Omdat de toegangscontrole cloud based is, kunt u vanaf elk apparaat met een internetverbinding de toegang regelen. Op elk moment en op elk plaats heeft u de controle over wie er wanneer bij uw vestigingen naar binnen mag. Dat is vooral een groot voordeel als u meerdere vestigingen heeft. U bent dan niet meer afhankelijk van de lokale systemen. Alle gegevens zijn beschikbaar vanaf één punt. Daardoor heeft u ook altijd inzicht in wie er in een vestiging aanwezig is. Dit kan bijvoorbeeld van pas komen bij een efficiënte salarisadministratie. U weet immers precies wanneer iemand gewerkt heeft. Ook is het mogelijk te zien, bijvoorbeeld door middel van camera’s, wie er toegang vraagt tot het gebouw. En het kan van levensbelang zijn bij calamiteiten. Omdat u ook van buiten kantoor de controle heeft, kunt u in die noodgevallen zien wie nog in het pand is. Ook zijn cloud-systemen zeer schaalbaar en daarom bij uitstek zeer toekomst-bestendig. Er is geen limiet aan het aantal gebruikers of locaties. Vaak ook betaalt u alleen voor de diensten die u werkelijk gebruikt, meestal een vast edrag per maand. Dit maakt toegangscontrole via de cloud tot een financieel aantrekkelijk alternatief, zeker omdat er geen installatie lokaal nodig is. Er zijn systemen die ook een integratie bieden met programma’s als Outlook. Wanneer hierin een vergadering wordt ingepland, ontvangen bezoekers eerst een uitnodiging en bij bevestiging een QR-code die toegang biedt tot de parkeergarage en de vestiging – en dan alleen rondom het ijdstip en op de locatie van de vergadering. Op een vergelijkbare manier is het mogelijk om op afstand via een speciale app toegangsrechten te geven. Zo kan een koerier een pakketje in een locker achterlaten. Zodra het pakketje is afgeleverd, kunnen de toegangsrechten weer worden ingetrokken.

Goedkoopste oplossing?
Natuurlijk is toegangscontrole via de cloud niet voor iedereen de oplossing. Als u een vestiging op een industrieterrein heeft en in de ochtend het pand opent en ’s avonds de deuren weer sluit voordat u naar huis gaat, bent u niet zeker beter af met toegangscontrole via de cloud. Wilt u in die vestiging toch werken met toegangscontrole via de cloud dan is dit meestal voor-deliger met een beperkt aantal deuren. Omdat u per dienst betaalt, bij-voorbeeld per deur, kan toegangscontrole via de cloud binnen een vestiging niet altijd de goedkoopste oplossing. Voor grote vestigingen met vele deuren met toegangscontrole kan een traditionele elektronische oplossing wel eens een beter alternatief zijn.

Bekabeling
Dat verandert echter wanneer u de controle wil over verschillende vesti-gingen. Natuurlijk kun je dan op het hoofdkantoor een eigen server neerzetten met een beveiligde verbinding naar al die vestigingen. Of zou alle vestigingen van een eigen server, met een een bekabeling naar de deuren kunnen voorzien. Maar technisch en organisatorisch is dat heel onhandig. Toegangscontrole via het web is in deze gevallen vaak goed-koper. Ook kan het zijn dat het hoofdkantoor eisen stelt op het gebied van security en privacy. Wanneer een bepaalde encryptie vereist wordt, die niet wordt geleverd, is het toch de beste oplossing om de toegangscontrole in eigen huis te houden. Toch hoeft u niet te vrezen voor de veiligheid van dit systeem. De leveranciers en partijen waar zij hun servers hosten zullen deze bijzonder goed beveiligen, beter dan u waarschijnlijk zelfstandig kan. Maar het is uiteraard wel verstandig goed na te vragen hoe zij de bevei-liging hebben ingericht, welke protocollen zij volgen. Wees kritisch. Stel je de vraag: waar staat mijn data? Wie kan er bij? Wat gebeurt er bij een even-tuele poging om in te breken? Ook is het goed te kijken of er bij calamiteiten een continuïteitsregeling is die in werking treed of de broncode voor de software in een kluis ligt (escrow), bijvoorbeeld als de leverancier onverhoopt failliet zou gaan. Ook in die gevallen wil u
natuurlijk nog steeds toegang tot uw eigen vestiging. En uiteraard is het ook belangrijk, zoals bij elke dienst die as-a-service wordt aangeboden, dat u de toegang tot de online toegangscontrole serieus neemt. Beveilig de toegang hiertoe, wees zuinig met wie daar gebruik van mag maken. Kortom, neem alle veiligheidsmaatregelen die u ook zou nemen voor andere online diensten. In veel gevallen zullen de voordelen van toegangscontrole via het web echter zwaarder wegen – en terecht. Toegangscontrole via de cloud is flexibel, in veel gevallen goedkoper en het neemt veel zorgen bij u weg. Voor een aanbieder hoeft u vaak niet verder te kijken dan de partij die nu al de toegangssystemen verzorgt. Veel aanbieders daarvan hebben de toegangscontrole uitgebreid met online diensten.