Cartoons

Positieve inzichten voor het facilitair werkveld

Veel organisaties zitten in zwaar weer door de coronacrisis. De economische schade die wordt geleden is ongekend. Organisaties worden gedwongen hun werkprocessen drastisch te wijzigen, in ieder geval tijdelijk. Dat levert gelukkig ook nieuwe, positieve inzichten op voor het facilitaire werkveld. Het thuiswerken bijvoorbeeld heeft een enorme vlucht genomen, wat zowel werknemer als werkgever in veel gevallen helemaal niet slecht is bevallen. Door de moderne communicatiemiddelen bleken we veel beter te communiceren dan verwacht, én het werkt mogelijk kostenbesparend.

Sinds de uitbraak van het coronavirus zitten veel werknemers langer achter hun computer. We hebben meer digitale vergaderingen en versturen meer e-mails. De gemiddelde duur van een vergadering is echter wel korter en per saldo zijn we daarom minder tijd kwijt aan meetings. Dat stellen onderzoekers van de Harvard Business School en de universiteit van New York na onderzoek. Ze concluderen dat een werkdag, na het uitbreken van de coronapandemie en het invoeren van lockdownmaatregelen, ruim 48 minuten langer duurt. Het aantal vergaderingen is bovendien met zo’n 13 procent toegenomen en we sturen 1,4 e-mails meer per dag. De onder-zoekers merken wel op dat de gemiddelde duur van een vergadering korter is en we per saldo daarom minder tijd kwijt zijn aan meetings.

Wereldwijd bekijken bedrijven de effecten van thuiswerken, wat het doet met de productiviteit, teamgeest en kosten. De uitkomsten bepalen mede hoe er in de toekomst tegen werk wordt aangekeken. Het gedwongen thuiswerken bracht in Nederland in ieder geval, voor zowel werkgevers als werknemers, nieuwe inzichten. Een steeds groter deel van de Nederlanders denkt ook na de coronacrisis thuis te blijven werken.

Jarenlang keken werkgevers argwanend aan tegen thuiswerkers. Het afgelopen decennium kantelde die mening en werden de voordelen steeds zichtbaarder. Thuiswerken was in Nederland daarmee al erg populair, maar door de coronacrisis zit nu bijna iedereen noodgedwongen thuis achter de laptop. Dankzij hedendaagse technieken blijven teams met elkaar in contact en wordt er zo goed als mogelijk doorgewerkt. Al voor de coronacrisis was Nederland het land met de meeste thuiswerkers van Europa. 14 procent van de Nederlandse werknemers tussen 15 en 64 werkt regelmatig thuis. Na Nederland is Finland met 13,3 procent het meest enthousiaste thuiswerkland. Dat blijkt uit cijfers van Eurostat, het Europees bureau voor statistiek van de EU.

Geen tijd verloren aan reizen
De thuiswerkdag is niet alleen maar gunstig voor de werknemer omdat die zijn kinderen van school kan halen, naar de tandarts kan gaan of de verwarmingsmonteur kan opvangen. Juist voor de werkgever heeft thuiswerken een zeer positief effect. In de regel blijken thuiswerkers vaak extra gemotiveerd en versterkt het hun verantwoordelijkheidsgevoel. Doordat er geen tijd verloren gaat aan reizen, er over het algemeen minder pauze wordt genomen en men geconcentreerder kan werken, is de thuiswerker vaak ook nog eens productiever. Al was het maar doordat thuiswerkers minder vaak ziek zijn. Of dat komt omdat ze net wat minder in contact komen met andere mensen, of dat ze na een dag thuiswerken met meer energie de volgende dag naar kantoor komen, maakt niet zo veel uit. Werknemers die een dag thuiswerken zijn vaker tevredener en ervaren minder stress, waardoor ze minder vatbaar voor ziektes zijn.

Als maatschappelijk verantwoorde organisatie werk je graag duurzaam mee aan een beter milieu. Dat het thuiswerken hieraan bijdraagt, lijdt geen twijfel. Thuiswerken betekent minder mensen die het openbaar vervoer belasten en minder mensen die de auto pakken. We zien nu al dat lucht-vervuiling en CO2-uitstoot afneemt door het noodgedwongen thuiswerken. De gemiddelde fulltime werknemer die 50 kilometer van zijn werklocatie woont en met de auto heen en weer reist, verbruikt ongeveer 1 ton CO2 per jaar. Als miljoenen autorijdende Nederlanders één of meerdere dagen thuiswerken, scheelt dat dus wel degelijk een slok op een borrel.

Geen lange vergaderingen meer
De coronacrisis biedt nog meer kansen, met name op het gebied van vergaderen. Vanuit huis vergaderen is omslachtiger dan op kantoor. Om deze reden wordt de drempel om te gaan vergaderen groter. Onnodige vergaderingen worden er zo vanzelf uitgefilterd. Dit is het ideale moment om erachter te komen welke vergaderingen ook afgedaan kunnen worden met enkele mailtjes. Door gebruik te maken van een goede tool om te videobellen, zijn de mogelijkheden enorm (Skype, Zoom, Teams, Google Hangouts etc.). Zorg dat iedereen gebruik maakt van zijn of haar webcam tijdens de digitale vergaderingen. Zo blijft iedereen ‘aanwezig’ en gefocust.

Kostenbesparing met thuiswerkplek?
Organisaties kunnen facilitaire kosten besparen met thuiswerkers. De werknemer is een verbruiker van stroom, van koffe, benzine, van water (uit de kraan en bij het doorspoelen van het toilet) en van een werkplek. Wanneer iedereen binnen een bedrijf een dag (of meer) thuiswerkt, scheelt dat logischerwijs in de kosten. Als je dat als facilitair verantwoordelijke slim inricht en organiseert, kan dat zelfs schelen bij het huren van de bedrijfs-ruimte waarmee je dus ook weer geld bespaart.

Echter, de koffe die we niet op kantoor drinken, maar thuis aan de keuken-tafel, kost ook geld. Net als de stroomkosten, wc-papier en waterverbruik. De afzonderlijke kosten voor thuiswerkers zijn niet gigantisch hoog, maar al die kleine bedragen bij elkaar opgeteld, lopen al snel op tot 2 euro per thuiswerkdag, berekende de budget-voorlichter Nibud. Bij een 40-urige werkweek komt dat neer op 40 euro per maand en 400 euro per jaar.

Tegemoetkoming op zijn plaats
De werkgever is wettelijk verplicht om te zorgen voor een gezonde en veilige (thuis)werkplek. Hij kan zelfs aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade als hij niet heeft gezorgd voor goede arbeids-omstandigheden thuis, zoals beeldschermen en stoelen. Hoewel veel coronamaatregelen per 1 juli zijn versoepeld, werkt nog altijd 48 procent van de werkenden thuis, bleek uit onderzoek van het Kennisinstituut Mobiliteit. Om te voorkomen dat het openbaar vervoer na de zomer-vakantie weer volloopt, adviseert de Denktank Coronacrisis bovendien om ook na 1 september een paar dagen per week thuis te blijven werken.

Wie moet voor die kosten opdraaien als het thuiswerken straks blijft? Er is nog weinig tot geen juridische grondslag om de thuiswerkkosten, zoals berekend door het Nibud, te verhalen op de werkgever. Vakbonden vinden een tegemoetkoming wel op zijn plaats. Ook omdat de werkgever geld kan besparen op bijvoorbeeld de reiskostenvergoeding. Volgens onderzoek van werkgeversorganisatie AWVN heeft eenderde van de werkgevers die in-getrokken of denkt daar serieus over na.

De thuiswerkvergoeding is bij verschillende cao-onderhandelingen nu een serieus punt van aandacht. In de verzekerings-cao pleit vakbond FNV voor 2,50€ per dag voor de thuiswerker. Overigens zal het nog wel even duren voordat er op grote schaal cao’s met thuiswerkvergoeding worden af-gesloten; op dit moment liggen de onderhandelingen nagenoeg stil door de onzekere economische vooruitzichten.