Cartoons

Facilitaire gevolgen voor thuiswerken

Wat valt er nog te doen?

Welke rol kan facilitair management spelen tijdens de coronacrisis? Voor zover er nog valt door te werken; bijdragen aan een goede thuiswerkplek en beheer van gebouwen niet op zijn beloop laten zijn enkele aandachtspunten.

Minder saamhorig
Uit cijfers blijkt tevens dat maar een luttele procent van alle medewerkers mondiaal meer dan vier dagen per week vanuit huis werkt. Van deze groep is het interessant om te weten wat hen onderscheidt van anderen. Het blijkt dat ze minder scoren op saamhorigheidsgevoel (-11,8%), sociale interactie (-10,3%), kennisoverdracht (-10,0%) en het leren van anderen (-5.0%). De huidige situatie met het coronavirus zou wel eens leerzaam kunnen zijn voor de toekomst. Deskundige Gideon van der Burg, MD Benelux van Leesman: „Thuiswerken wordt de komende tijd ongewild een interessant experiment. We weten steeds beter hoe werkomgevingen de effectiviteit van werknemers beïnvloeden, maar hebben aanzienlijk minder inzicht in de manier waarop werknemers en teams presteren als ze in omgevingen moeten werken die zijn ontworpen om in te leven en niet om in te werken. Het is daarom belangrijk dat organisaties ook dat deel van de werk- omgeving inzichtelijk krijgen, zodat zij hun werknemers beter kunnen ondersteunen.”

Informele circuit
Iemand die daar in de praktijk mee heeft te maken is zelfstandig facilitair projectleider Danielle van den Biggelaar. Over de grote aandacht voor thuiswerken en facilitair: „Een goede verbinding, zodat je bij al jouw digitale bestanden kan is belangrijk. Maar dat is vooral een kwestie van ict. Zo kan je contact onderhouden. Dan zijn toch mail, Whatsapp en Skype belangrijke mogelijkheden, naast alle andere platforms of communicatie-mogelijkheden die je hebt.” Per organisatie kan de voorkeur voor tools verschillen. Zo zweert voor communicatie de een bij Slack en geeft de ander de voorkeur aan Microsoft Teams omdat de tool volwassener zou zijn en beter samengaan met andere tools. Een dergelijke keus dringt zich ook op bij samenwerken aan documenten, spreadsheets en presentaties. Opties kunnen dan zijn Google Drive, Microsoft Office of Nextcloud. Op afstand samenwerken is wat anders dan elkaar in de werkelijkheid ontmoeten. Van den Biggelaar: „Ook al gebruik je digitale mogelijkheden voor overleg, het informele circuit wordt minder. Zeg maar het gesprek bij de koffie-automaat. Daar valt weinig aan te doen.”

Faciliteer koffiegesprek
Specifiek voor het missen van het informele circuit adviseert Mark Vletter (Voys) dit te faciliteren; maak ruimte voor het informele. „Een kantoor is meer dan alleen een werkplek. Het is vooral een ontmoetingsplek en een verzamelplek van mensen met gelijke doelen en een gelijke cultuur. Faciliteer dit aspect ook bij remote werken. Het kan zijn dat je dit doet aan het begin van een videovergadering, dat je even ruimte vrijmaakt om te vertellen hoe het gaat. Het gesprek bij de koffieautomaat, maar dan via video.” „Het kan zelfs slim zijn om teams te laten starten met een gezamenlijke dagstart via video. Even vertellen hoe het met je gaat, wat je vandaag gaat doen, wat er in je weg zit en wat je van andere nodig hebt. Allemaal leuke vragen voor tijdens een dagstart. Het Voys België-team heeft elkaar beter leren kennen toen iedereen remote werkte, dan toen ze samen op één kantoor zaten. Het geheim? De dagstarts en het informele deel, hierdoor konden ze beter samenwerken.” De website ikwilmobielwerken.nl heeft een suggestie welk programma te gebruiken voor de online koffieautomaat. „Ook informeel bij elkaar komen met collega’s kan online. Op kantoor is de koffieautomaat dé plek waar de laatste roddels voorbijkomen, maar ook waar je goede ideeën deelt en inspiratie opdoet. Het programma Sqwiggle is een realtime videochatportal, waar je naast werkgerelateerde zaken ook op elk moment van de dag even kunt ‘binnenvallen’ bij je collega’s voor een praatje.”

Inbreng werkgever
Van den Biggelaar relativeert de grote inbreng van de werkgever bij het inrichten van de thuiswerkplek. „Dat is door de jaren heen eerder minder dan meer geworden. Dat komt vooral door het praktische element. Is een wieltje van een door de werkgever verstrekt bureaustoel kapot, dan is het onhandig die door de organisatie te laten vervangen. Onderhoud is een probleem. Daarentegen is het wel belangrijk dat de werkgever tips mee geeft hoe de thuiswerkplek het beste ingesteld kan worden.” De grote aandacht voor thuiswerken nu vestigt ook de vraag of er nog veel te doen valt. Dat wordt steeds minder, erkent de facilitair specialist. En klussen die uitgerekend in stille perioden op kantoor zouden kunnen worden gedaan, zijn niet mogelijk. „Onderhoud van gebouwen of verbouwen kan niet zomaar. Omdat leveranciers niet kunnen komen.”

Gebouwbeheer
Over kantoorbeheer gesproken, wat gebeurt er daarmee? „Schoonmaken, beveiligen en cateren worden een ander verhaal. Als een pand leeg staat of nog weinig wordt gebruikt, is er minder behoefte aan schoonmaken, hoewel er wel voor moet worden gezorgd dat net als jezelf op vakantie gaat de koelkast wordt gecontroleerd en opgeruimd. Cateren is niet nodig als er bijna) niemand meer in het gebouw aanwezig is of er zal een aangepast assortiment moeten komen. Beveiliging en receptiediensten lopen veelal wel door.” Voor zover bedrijven toch in kantoren door kunnen blijven draaien, kan facilitair management meewerken dat aangepast te doen. Van den Biggelaar: „Bijvoorbeeld door nog maar een toegang per pand open te stellen of voor een thermometer zorgen waarmee mensen koorts kunnen meten, inclusief een doekje om die schoon te maken. Ook kan ik me voorstellen dat de schoonmaak een aangepast programma opstelt, bijvoorbeeld meer aandacht voor de schoonmaak van deurklinken. Ik ken organisaties en leveranciers die nu in twee ploegen doorwerken om te voorkomen dat iedereen nog met elkaar in contact kan komen.”

Productiviteit
Onder andere Ergodirect heeft (productiviteits)tips voor thuiswerkers. Die stelt dat bijvoorbeeld kantoor meer gelegenheid biedt even rustig ergens te gaan zitten dan thuis. Iets wat zeker actueel is als huisgenoten meer dan normaal thuis zijn. Die tips bestaan uit gedragsregels, zoals op vaste tijdstippen beginnen en eindigen, het zorgen voor een eigen werkplek of het belang van bewegen. Meer facilitair afgeleid is het ook in de eigen omgeving werken met goede ergonomische accessoires. Dat zijn allereerst een ergonomische stoel en het liefst een zit-sta bureau. Ook een muis, toetsenbord of laptopstandaard verdienen aandacht als een thuiswerkplek wordt ingericht. Andere omstandigheden die normaliter de werkgever regelt, zijn zaken als temperatuur, voldoende licht, ventilatie. Als iemand niet zoveel of helemaal niet gewend is thuis te werken, zal het misschien opvallen dat de thuisomstandigheden verschillen en gelet op de andere eisen aan thuis moeten die wat worden aangepast.