Cartoons

Duurzaam inkopen als bedrijfsbrede strategie

Duurzaam inkopen moet niet enkel een persoonlijk of puur facilitair idee zijn, maar bij voorkeur deel uitmaken van een bedrijfsstrategie. De vraag is hoe hard het nu gaat in coronatijd. Een netwerkverband als Amsterdam Economic Board (AEB) probeert de gang erin te houden, als spin in het web om bewuster in te kopen als organisatie. Dan gaat het zowel om materiaal als mensen.

De Board is aanjager, verbinder en aanspreekpunt voor bedrijven in de hoofdstedelijke metropool die de wereld ‘slim, groen en gezond’ willen maken. Het kan mede door rekening te houden bij de inkoop van producten en diensten met de impact ervan. Inkopen met Impact heet het project daarom, met een focus op het facilitaire aspect. Dan gaat het om zaken die vrijwel elke organisatie nodig heeft, zoals energie, werkruimte, ICT, catering, kantoormeubilair en vervoer.

Onder meer gerenommeerde bedrijven als Rabobank en Philips maar ook de universiteiten VU en UvA zijn van plan mee te doen. Die hebben ambitieuze doelen als 10% (2022), 50% (2025) en 100% (2030) duurzaam inkopen en delen hun kennis, ervaring en best practices met het Boardnet-werk. En de Board biedt sinds kort de mogelijkheid een organisatie te laten scannen in samenwerking met de Hogeschool van Amsterdam. Het is de zogeheten ‘Impact Scan-Facilitair Inkopen’. Belangstellende bedrijven krijgen de gelegenheid te laten testen hoe ‘volwassen’ ze zijn bij facilitair inkopen.

Amsterdam wil voorop lopen
Het is aanleiding Claire Teurlings als Challenge Lead Circulaire Economie van Amsterdam Economic Board te vragen hoe de inzet op duurzaam facilitair inkopen nu gaat. In een omgeving -regio Amsterdam- die bij uitstek voorop wil lopen op het gebied van duurzaamheid. Ze wil voor alles benadrukken dat facilitair duurzaam inkopen niet op zich staat, maar ingebed moet zijn in een bredere strategie, structuur.

„Je ziet nogal eens bij organisaties dat duurzaam willen zijn heeft te maken met persoonlijke keuzes. Heel vaak gebeurt het op persoonlijk initiatief. Maar dan bestaat de kans dat het niet echt opschiet. Het is beter dat duurzaam facilitair inkopen is ingebed in de strategie van een bedrijf of organisatie. Dat duurzaamheid ook geldt als het gaat om HR of communicatie.”

Duurzaamheid, dus ook facilitaire inkoop, moet op directieniveau zijn afgestemd. „Het moet echt verankerd zijn in de organisatie. Bij Philips bijvoorbeeld is dat zeker zo. Daar heeft de bestuursvoorzitter, Frans van Houten, onderkend dat de circulaire economie een belangrijke business driver is.”
Er wordt al langer veel gepraat over duurzaamheid op facilitair gebied, maar voor de zekerheid: wat is het precies?
„Laten we twee facilitaire manieren van dienstverlening nemen. Denk aan schoonmaak, waarbij het natuurlijk om materiële zaken gaat als welke middelen er worden gebruikt. Maar daarnaast is duurzaamheid ook hoe je omgaat met mensen. En let ook op mobiliteit, transport van aanleverende diensten. Terwijl bij catering meer de nadruk ligt op het materiaal. Voedsel en voorkomen van verspilling is dan belangrijk. Waarbij je tegelijkertijd op kosten kan besparen door minder te verspillen.”

De gedachte is dat elke organisatie bij het inkopen, inhuren of leasen van facilitaire zaken ‘impact’ kan maken omdat het veel oplevert. Het stimuleert de vraag naar en het aanbod van zaken die bijdragen aan een slimme, groene en gezonde toekomst, zoals schoon vervoer, circulaire meubels en gezonde catering. En het vermindert de vraag naar ongewenste zaken zoals fossiele energie, wegwerpartikelen of slechte arbeidsomstandigheden.

Deelnemers delen kennis
De eerste zogeheten Impacttrack-Focus op Facilitair is gestart als onderdeel van Inkopen met Impact. Teams van circa vijf deelnemers vanuit verschillende invalshoeken en of afdelingen van één organisatie kunnen deelnemen. Zij nemen samen minimaal één concreet inkooptraject mee waarmee zij binnen een half jaar impact willen maken. Zo zorgt de Board dat kennis die wordt opgedaan direct wordt geborgd. De Impacttrack helpt om de impact beter in beeld te krijgen.

De routekaart voor deelnemers bestaat uit een introductie, een vaksessie waarin dieper wordt ingegaan op een specifiek vakgebied, het uitvoeren van een inkoop-traject en een feedbackbijenkomst, met betrokkenheid van CEO’s: hoe kunnen bestuurders helpen om ervaren obstakels weg te nemen?

Teurlings: „Delen van kennis is heel nuttig. Wat kunnen deelnemers van elkaar leren? Er is nu bij de eerste bijeenkomst de behoefte uitgesproken elkaar beter te leren kennen, zowel wat betreft inhoud als begrip.” Ze kan niet oordelen hoe ‘hard’ betrokken bedrijven gaan op bepaalde aspecten van duurzaamheid. „Wel kan ik in het algemeen wat zeggen over welke categorieën al goed worden opgepakt, los van deelnemende organisaties bij ons.”

„Mede door stimulering door de overheid is het duurzaam inkopen van kantoormeubilair redelijk behapbaar. Daar zijn zichtbare vorderingen en is dat ook aantrekkelijk omdat het kosten bespaart. Het is een relatief makkelijke stap om winst te boeken. Je kunt dat onder andere bereiken door afspraken in onderhoudscontracten. Ik ken tevens een grote partij, een organisatie met meer kantoren, die een soort uitleen voor meubilair heeft opgezet waarbij de ene vestiging stoelen en dergelijke kan gebruiken van elders.”

Gooit Corona roet in eten?
Moeilijker ligt vooruitgang bij zoiets als de aanschaf van ICT-werkplekapparatuur volgens Teurlings. Daar gaan de vorderingen minder snel. Het heeft te maken met een lange supplychain, innovatie die er wat langzamer gaat en het niet helemaal op elkaar afgestemd zijn van vraag en aanbod in de markt. „Daarnaast is er ook de neiging risico’s te mijden. Die computer moet het wel gewoon doen. Toch bestaat er een mooi voorbeeld ook op dit vlak. Dat is Schiphol, dat met beeldschermen as a service werkt. Er zijn zelf minder onderhoudskosten en ook voor vervoer en reparatie is het duurzamer.”

Bij Schiphol gaat het om een servicemodel dat nieuw is voor digitale displays, de informatieschermen op de luchthaven. Behalve de hardware zijn ok de installatie, onderhoud, monitoring, reparatie en vervanging in andere handen.

De Board is dus druk bezig in Amsterdam met haar duurzame ambities een steentje bij te dragen op facilitair vlak. De vraag is of corona geen roet in het eten gooit. Dat eventjes duurzaamheid bij facilitaire inkoop wat lager op de agenda komt. „Ja dat is een punt,” zegt Teurlings. „Veel contracten worden opnieuw afgesloten met leveranciers. Het is de vraag of duurzaamheid dan voldoende aandacht krijgt bij catering en andere facilitaire dienstverlening. Onbekend maakt ook onbemind. Het blijft een uitdaging het belang van duurzaam inkopen onder de aandacht te brengen. Ook bestaat de neiging nu apparatuur langer te blijven gebruiken, zoals koeling, terwijl dat niet altijd even goed is voor het milieu. Hoewel energiebesparing gewoon kosten scheelt.”