Cartoons

De werkplek na corona: flexibeler en meer thuis

Het lijkt erop dat de werkomgeving definitief verandert door corona. Wie als bedrijf of organisatie niet inspeelt op de mogelijkheid van thuiswerken, een andere houding ten opzichte van flexibel werken of de kansen van technologie voor samenwerken mist de boot.

De beperkingen die Covid-19 met zich meebrengt heeft tot nu gezorgd voor een achtbaan voor de werkende mens. In het voorjaar was het hoogste alarmfase en werd bezoek aan het kantoor en andere werkplekken tot een minimum beperkt. Langzamerhand werden de teugels gevierd, maar sinds oktober is er door de tweede golf minder vrijheid. Achtbaan of niet in het afgelopen half jaar, de gevolgen op langere termijn voor de werkplek lijken structureel. Los van allerlei noodzakelijk geachte maatregelen als afstand of extra schoonmaak heeft Covid-19 medewerkers en werkgevers aan het denken gezet hoe de werkplek het beste valt in te richten. Her en der zijn facilitair management, vastgoeddienstverleners en andere kantoor-professionals aan het nadenken hoe de werkomgeving van de toekomst eruit gaat zien, na corona.

Zo’n expert is Gitte Andersen van Signal. Die heeft het over het creëren van flexibele oplossingen om de productiviteit te verhogen en samenwerking en verbinding te garanderen, als beeld van de toekomstige werkplek. Om de beste oplossingen te creëren, is het volgens haar essentieel om het doel en de rol van de fysieke werkplek te heroverwegen en de beschikbare technologie mee te nemen bij de overweging om betere, veiligere en meer verbonden manieren van werken te creëren.

Een flexibele werkomgeving zou een positieve impact hebben op persoonlijke productiviteit en welzijn. „De presentatie van flexibele oplossingen voor de toekomstige werkplek omvat een combinatie van het kantoor, de thuiswerkplek – en misschien ook lokale ‘meeting hubs’ met toegang tot de nieuwste digitale platforms en technologieën.” Want het gevolg van Covid lijkt meer dan ooit te zijn een kritische beoordeling of de gang naar het kantoor de moeite waard is. Denk daarbij niet alleen aan productiviteit, efficiëntie maar ook aan beleving. Er wordt bewuster nagedacht waarom en wanneer naar kantoor te gaan. Bedrijven moeten meer dan voorheen ervoor zorgen dat medewerkers graag naar kantoor gaan.

Toenemende automatisering
Het blijkt dat 51% van de medewerkers een werkomgeving met laagdrempelige toegang tot digitale samenwerkingstools waardeert, iets dat de productiviteit verhoogt. „Bij het creëren van de toekomstige werkplek zullen organisaties zich moeten richten op het kantoor als onderlinge arena voor samenwerking, communicatie, innovatie en informele bijeenkomsten die in verschillende vormen plaatsvinden.” Toenemende automatisering, digitalisering en nieuwe technologieën zullen volgens Andersen leiden tot meer nadruk op onderzoek, innovatie en permanente educatie- en herpositionering van de organisatie naar de buitenwereld.

Een aparte rol spelen de millennials, die alleen maar meer het belang van technologie zien. 83% van deze groep vindt technologie die hun individuele behoeften op het werk ondersteunt tot de drie belangrijkste aspecten van hun toekomstige werkplek horen. Bij het presenteren van oplossingen voor de toekomstige werkplek zullen organisaties zich dan ook moeten richten op een verhoogde en continue integratie tussen technologie, werkplekken en ervaringen.

Mix werkplek-gedeelde ruimtes
Ook een huisvestingadviseur als Solved verwacht dat de coronapandemie onze werkplek definitief zal veranderen. Die neigt naar meer flexibiliteit, maar wel in rustigere omstandigheden, dus minder kantoortuin. Ook vastgoedconsulent CBRE denkt dat de coronapandemie blijvende invloed heeft. Er wordt verwezen naar de huidige verhouding op kantoorvloeren: werkplek-gedeelde ruimtes zoals vergaderzalen 70-30. „Die mix is onhoudbaar. Sommige bedrijven gaan nu al naar 50-50, met veel meer flexwerkplekken en ruimtes voor bijeenkomsten. Dat geeft ook veel meer vrijheid om op nieuwe lockdowns in te spelen, in plaats van telkens maar weer naar ad-hoc maatregelen te grijpen”, tekent Het Parool op uit de mond van Wouter Oosting.

De geschetste verhouding werkplek-gedeelde ruimtes zal volgens hem alleen maar verder verschuiven naar de laatste. Met de gedachte dat individueel werken veel meer dan het was thuis zal gebeuren. Het betekent een andere inrichting van kantoor. Met ruimtes die vrij in te delen zijn. Waarin wordt ingespeeld op de wensen van individu en team. Oosting: „Een bibliotheek bijvoorbeeld voor wie in stilte wil werken, een café waar je koffie drinkt en informeel overlegt, een werkplaats voor teamwerk en labs als vergaderzalen. Er moet geen starre inrichting zijn.”

Thuiswerken blijvertje
Het is inmiddels doorgedrongen dat thuisweken een blijvertje is. Volgens het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid wil, afhankelijk van de bedrijfs-branche, 40 tot 60 procent van de werknemers blijven thuiswerken, ook als de coronacrisis voorbij is. Voor de coronacrisis werkte al 37 procent van de Nederlandse beroepsbevolking parttime vanuit huis. In de regio Amsterdam zelfs 45 procent. Nu is het nog aan de werkgever daar voldoende rekening mee te houden.

Veel werknemers zien de voordelen van thuisweken: minder reistijd, productievere werkdagen en meer flexibiliteit. De keerzijde is er ook: meer stress, minder binding met de organisatie, langer werk en een verstoorde werk-privébalans. Het is ‘de truc’ voor de werkgever een goed ingerichte hybride werkplekstrategie te ontwikkelen met de voordelen van thuiswerken en het beperken van de potentieel schadelijke nadelen.

Dat kan niet alleen door kantoor anders in te richten maar ook door thuis werken beter te faciliteren, met als voorbeeld ergonomisch verantwoorde stoelen. En bij dat alles moet de werkbeleving optimaal blijven. Afhankelijk van onder meer het soort werk en de medewerker (leeftijd, gewend te werken met technologie of niet) zal het passen en meten worden voor werknemer en werkgever hoe de arbeid in de toekomst in te richten. De vraag die een moderne organisatie dan moet stellen is of thuiswerken het beste werkt voor het bedrijf, het team en het individu.

‘Hybride werken’ ingevoerd
Een organisatie die aan het zoeken is naar het evenwicht (thuis-kantoor) is het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) in Leeuwarden. Dat voert per 1 januari het ‘hybride werken’ structureel in, noteert de Leeuwarder Courant. Met de stap loopt het CJIB (1200 werknemers) als rijksinstelling voorop.

Het hybride werken, deels thuis-deels op kantoor, speelde al vóór de uitbraak van corona, maar heeft door de pandemie een extra zetje gekregen. Er speelde al langer de wens om meer evenwicht te krijgen tussen werk en privé. In combinatie met piekdagen was er al behoefte aan uitbreiden van thuiswerken. Met de intrede van corona is besloten er beleid van te maken. In overleg met werknemers is vijf dagen per week op kantoor voorbij.

De plannen ervoor worden uitgewerkt. Met als kanttekening dat de behoefte bestaat elkaar te blijven ontmoeten. Het sociale aspect wil het CJIB blijven faciliteren. Daarnaast merkt deze rijksinstantie dat op sommige afdelingen gewoon medewerkers aanwezig moeten zijn, zoals de postkamer of ICT’ers die bezig zijn met een project.

Balans werk-privé
Een aspect dat bij CJIB en andere organisaties wordt onderkend is dat de balans werk-privé niet doorslaat. Dat medewerkers niet letterlijk met hun werk opstaan en ermee naar bed gaan. Het internationale persbureau Reuters noemt bijvoorbeeld Amerikaans onderzoek waarbij zestig procent van de respondenten zegt thuis te worden afgeleid door familie, huisgenoten en -dieren. Hun werkdagen beschouwen ze als minder vastomlijnd. Een minderheid, 43%, zegt succesvol werk en familie te kunnen scheiden.

Behalve begrip door de werkgever om ook het problematische van thuiswerken te zien, kunnen thuiswerkers zelf proberen de situatie te verbeteren als ze die als lastig ervan. Dat kan variëren van af ten toe vrij te nemen, anderen inschakelen voor verplichtingen in huis (zoals kinderen helpen met huiswerk) en routines die het verschil maken tussen werk en privé (andere kleren dragen bijvoorbeeld). De vakbonden in Nederland willen om aan het onderscheid werk-privé bij te dragen dat werknemers het recht krijgen onbereikbaar te zijn. Het zou een bijdrage kunnen zijn aan het verhogen van de werkbeleving na corona, als thuiswerken gemeengoed is.