Cartoons

De beperkingen van terugkeer naar kantoor

Voorzichtig aan lijken er meer mensen terug te keren naar kantoor. Maar er zijn beperkingen. Denk aan hoe het woon-werkverkeer moet worden geregeld. Een voorbeeld uit de praktijk geeft aan hoe een grote onderneming met de coronaperikelen om gaat. Waar staat bijvoorbeeld Rabobank facilitair op dit moment?

Sinds eind april stijgt het aantal bezoeken aan werkplekken. Dan gaat het niet alleen om openstelling van basisscholen en kinderdagverblijven, maar ook andere organisaties. Terwijl na de eerste speciale persconferentie over corona van premier Rutte in maart er een daling was van vijftig procent omdat er werd aangeraden thuis te werken. Dit blijkt uit onderzoek van de NOS. De omroep baseert op eigen analyse van locatiegeschiedenis (Google). Eind mei zou het aantal wekbezoeken maar tot 38 procent onder het normale niveau liggen. Toch wordt doorgaans het advies opgevolgd thuis te werken als dat kan. Massaal op kantoor werken is er dan ook nog niet bij.

Voorbereid op terugkeer

Een goed voorbeeld lijkt Rabobank te zijn. De meeste werknemers werken vanuit huis. Interessant aan Rabobank is waar deze grote organisatie staat als het aan komt op facilitaire dienstverlening op dit moment in de coronacrisis en hoe bijvoorbeeld naar een aspect als vervoer wordt gekeken. De bank is facilitair goed voorbereid op een terugkeer, maar stelt dat er beperkingen zijn aan wat mogelijk is. Zoals inderdaad zorgen dat medewerkers veilig naar kantoor kunnen. „De status bij ons is dat de meesten voorlopig nog vanuit huis werken”, licht woordvoerder Margo van Wijgerden toe. „We werken conform de richtlijnen van de overheid. Als daar versoepeling in komt, zijn we daarop wel al helemaal voorbereid. Denk aan bestikkering met instructies, belijning, noem maar op. Er is een heel plan, dat op dit moment wordt toegepast op locaties die open zijn. We zouden het morgen kunnen uitbreiden naar andere gebouwen als dat wenselijk is.” Rabobank volgt het advies ‘werk thuis als het kan’ dat nog steeds bepalend is. Alleen een deel van de locaties voor klanten en ict-bediende systemen die lastig op afstand kunnen worden aangestuurd vergen personeel dat naar kantoor moet. „Dat zijn er bij elkaar niet meer dan duizend. De rest werkt vanuit huis”, vervolgt Van Wijgerden.

Bijdrage voor thuis werken

Het is dus als organisatie vooral helpen met thuis werken, als het gaat om facilitaire zaken. Van Wijgerden: „In het begin van de beperkingen kregen we veel vragen om een werkplek thuis te kunnen aanpassen met een stoel of een beeldscherm van kantoor, om beter en gezonder te kunnen werken. We hebben daarop besloten tot een bedrag van €250 bij te dragen aan de aanschaf van een stoel, een bureau of andere hulpmiddelen om goed te kunnen werken. Dat is makkelijker dan kantoormeubilair verplaatsen. Bovendien wilden we niet dat mensen hiervoor alsnog massaal naar kantoor zouden komen.” En wat als het dadelijk erg warm wordt, de laatste zomers gebruikelijk in Nederland? Moet facilitair management dan helpen? „Warm kan het ook op kantoor worden. En personeel is gewend dat thuis te regelen. Het is nu nog niet echt een aandachtspunt, maar dat kan het in individuele gevallen wel worden. We kijken naar voorzieningen die mensen op langere termijn nodig hebben en hoe we daarmee omgaan. We willen goed voor onze mensen zorgen, ook als ze thuis werken.” 

Fiets vaak geen optie

Het bestuurscentrum van Rabobank in Utrecht is normaliter goed per openbaar vervoer bereikbaar. Want dat ligt pal naast het grootste centraal station van Nederland. Als her en der de ontwikkelingen worden gevolgd, valt bijvoorbeeld de toenemende vraag naar e-bikes op. Het zou een mogelijkheid zijn voor personeel dat niet te gek ver woont en nu nog niet per tweewieler naar het werk gaat. Moet facilitair management extra plek in de fietsenstalling regelen, voorzieningen aanbieden voor opladen van de e-bikes? Of als iedereen in plaats van het openbaar vervoer in de auto springt iets doen aan parkeerplekken?

Wat betreft de Rabobank is dat nu nog geen issue, zegt de woordvoerder. „Voorlopig blijft iedereen zoveel mogelijk thuis werken. Dat is voor iedereen veilig en gezond. We denken echt dat dit nog geruime tijd kan duren. Als het verandert, zal dat vooral een combinatie worden van veel thuis werken en soms op kantoor. Er zijn immers veel minder werkplekken beschikbaar door de afstandsmaatregel.” Veel mensen komen op de (elektrische) fiets en daar hebben we volop voorzieningen voor. Er komen ook veel mensen met het openbaar vervoer, maar dat is voorlopig niet beschikbaar voor woon-werkverkeer. Juist bij die groep gaat het voornamelijk om medewerkers die op meer dan twintig kilometer afstand wonen. Dan is de fiets zeker niet voor iedereen een optie.”

Gemis aan interactie

En los van de Rabobank zal in het algemeen het onwenselijk worden geacht als de Nederlander massaal de auto kiest. Het leidt tot nog meer files. Veel bedrijven geven daarnaast aan simpelweg niet extra parkeerruimte te hebben. Van Wijgerden wil wel een ander aspect benadrukken, dat veel organisaties zullen herkennen. „Een onderwerp dat echt heel erg speelt is het gemis aan sociale interactie: niet geplande ontmoetingen, het gesprek bij de koffieautomaat, een brainstormsessie waarbij je veel interactie hebt, projecten waarbij je nauw samenwerkt. Heel veel werk kun je vanuit huis doen, maar het sociale aspect is weggevallen. Voor de lange termijn is dus de vraag of we onze kantoren gedeeltelijk misschien heel anders moeten inrichten, minder op de individuele werkplek, meer gericht op de activiteiten waarvoor mensen dan nog naar kantoor komen. Hoewel we nog lang niet zover zijn, is dat nieuwe werken wel waar onze mensen al naar kijken.” 

Protocol reizen per ov

Behalve allerlei maatregelen voor de werkplek bestaat er een protocol voor reizen per openbaar vervoer na 1 juni. Het is een boekwerk van 26 pagina’s dat moet voorkomen dat het coronavirus zich verder verspreidt als Nederland meer bewegingsvrijheid krijgt. Het is de bedoeling het openbaar vervoer alleen te gebruiken als het noodzakelijk is. Met de restrictie van anderhalve meter afstand houden ligt de maximale capaciteit van het openbaar vervoer tussen de dertig en veertig procent van het normale aantal reizigers.

Daarnaast zijn vanaf 1 juni mondkapjes verplicht voor wie per trein, bus, metro of tram wil reizen. In de treinen zijn bijvoorbeeld alleen stoelen aan de raamzijde beschikbaar, terwijl voorlopig staanplaatsen niet zijn toegestaan. Voertuigen in het openbaar vervoer zullen vaker worden schoongemaakt dan voorheen. En er worden niet meteen boetes uitgedeeld als iemand zich niet aan de regels houdt. In eerste instantie zal een toezichthouder eerst in gesprek gaan met iemand. Op stations moet iedereen de looproutes volgen en de anderhalvemeterrichtlijnen eerbiedigen. Fietsen zijn op de korte termijn niet toegestaan in treinen.