Cartoons

Corona en werkgeversprotocol gaan kantoorconcept veranderen

Het coronavirus zal leiden tot minder grote, open kantoortuinen en flexplekken. Dat blijkt uit het werkgeversconcept voor ‘coronaproof’ werken. Hoewel het praktisch op korte termijn ondoenlijk is de boel helemaal om te gooien. En er is geen standaard oplossing voor een coronabestendige werkplek: het vereist maatwerk.

Na alle ideeën en suggesties om kantoren coronabestendig te maken, zal binnenkort een protocol werkgevers richtlijnen geven voor hoe dat te doen. Het wordt geen bindende, standaard oplossing. Wel wordt er zo meer duidelijkheid geschapen. Kantoren zijn belangrijk gespreksonderwerp omdat ze worden gezien als een van de brandhaarden voor verspreiding van het coronavirus. In het algemeen moet elke organisatie voor medewerkers volgens de Arbowet zorgen voor een gezonde en veilige omgeving. Houdt een werkgevers zich niet aan de regels, dan kunnen sancties volgen. Zo strikt zal het met de nieuwe handleiding niet worden. Maar het protocol geeft naar verwachting bedrijven een kapstok bij het aanpassen van de werkomgeving. Tv-programma De Monitor gaf onlangs aan hoe de toekomst van kantoorpersoneel er gaat uitzien, op basis van een ingezien werkgeversprotocol. 

Minder flexplekken

De nadruk zal meer komen te liggen op thuiswerken, waarvoor roosters worden opgesteld wanneer wie aan de beurt daarvoor is. Flexplekken verdwijnen en de vaste werkplek wordt weer normaal. Fysieke personeelsbijeenkomsten zijn ongewenst. In plaats daarvan moet er virtueel worden vergaderd.  Ook wordt minstens tien vierkante meter per werknemer aanbevolen. Daarnaast worden vaste teams en schermen tussen aaneengesloten werkplekken wenselijk geacht. Handen wassen, het niet delen van materiaal, extra ventilatie en het (vaker en goed) schoonmaken en desinfecteren van contactoppervlakten, aanraakpunten en toetsenborden zijn andere maatregelen. Het werkgeversprotocol volgt verplichte richtlijnen van het RIVM. Vooruitlopend op een algemeen protocol heeft onder andere huisvestingadviseur HEVO voor klanten zelf een aanpak voorgesteld voor de korte termijn. Het is een pragmatische, tijdelijk hybride benadering. 

Winst op korte termijn

In plaats van de hele kantooromgeving aan te passen, zou met ‘quick wins’ al veel mogelijk zijn op weg naar normalisering van het kantoorleven. Het biedt ook de mogelijkheid gezamenlijk de tijd te nemen om invulling te geven aan pandemiebestendig bouwen en inrichten. De verwachting is dat ook als de coronacrisis is geluwd bepaalde elementen blijvend veranderen. Voor de korte termijn wordt als eerste suggesties gedaan voor desinfectie. Omdat enkele situaties binnen het kantoor lastig zijn aan te passen, zoals liftknoppen, deurklinken, kranen, de koffieautomaat of een kopieermachine kan het verstrekken van een persoonlijke desinfectie-kit handig zijn. Dan kunnen de handen geregeld worden gereinigd. Of desinfectiedoekjes op vaste punten zoals de koffieautomaat waarmee een medewerker na gebruik het apparaat zelf afdoet. Van belang is hierbij goede voorlichting aan het personeel.

Invoeren eenrichtingsverkeer

Een terugkerend advies is het invoeren van routing binnen het kantoor. Te denken valt aan eenrichtingsverkeer om nabijheid te vermijden of voorrangssituaties creëren. Facilitaire managers kunnen de plattegronden bestuderen om te kijken wat mogelijk is. Andere quick wins liggen in de lijn van het werkgeversprotocol. Door het thuiswerken als prioriteit te blijven noemen kan de mate van flexibiliteit en het aantal flexibele werkplekken omlaag, dit voorkomt besmettingsgevaar. De virtuele vergadering kan worden gefaciliteerd door de technische middelen hiervoor te optimaliseren. Als er meerdere mensen op kantoor willen overleggen met enkele collega’s thuis, is dat vanwege technische belemmeringen lastiger dan ieder apart op zijn eigen locatie. In dat geval zijn waarschijnlijk aanvullende audiovisuele middelen vereist in de vergaderruimte op kantoor. Een ander knelpunt waar snel aan kan worden gewerkt is de lunchtijd als mogelijkheid elkaar informeel te ontmoeten. Meestal zijn bedrijfsrestaurants nu niet ingericht op de 1,5 m samenleving. Meerdere lunchtijden zijn bijvoorbeeld een alternatief.

‘Doodssteek kantoortuin overdreven’

HEVO-auteur Pim Bressers in een toelichting op de quick wins: „De doodssteek van de kantoortuin wat je wel eens hoort over coronamaatregelen vind ik wat overdreven. Dan wordt meestal naar de grote, open kantoortuin verwezen die al minder voorkomt. Je ziet al steeds vaker blokjes van maximaal zes bij elkaar. Flexwerken helemaal ongedaan maken wordt lastig. Dan zouden bedrijven ineens veel meer vastgoed moeten gaan huren.” „Tenminste als we ervan uitgaan dat dezelfde hoeveelheid medewerkers weer naar kantoor gaat. Wij zelf adviseren nog steeds niet naar kantoor te gaan als het niet hoeft. Ik verwacht dat coronamaatregelen voor kantoren makkelijker zijn in te voeren dan voor aanbieders van flexplekken zoals Seat2meet. Die zijn ingesteld op meer en intensief gebruik van flexplekken. Hier voelen gebruikers zich minder verantwoord voor het naleven van regels voor de gezondheid. Dat is een probleem, zeker als je beseft dat hygiënisch gedrag op kantoor al lastig is. Anderzijds zijn aanbieders van flexplekken van nature ingericht op de hoge mate van flexibiliteit. Zij zullen met schoonmaakprotocollen voor werkplekken waarschijnlijk gemakkelijker kunnen schakelen.”

Maatwerk

Het gaat om handhaving van gedrag die in de praktijk niet te doen is. Veel zal daarom afhangen van het gedrag van kantoormedewerkers in de toekomst. Waarbij communicatie, het beschikbaar zijn van een eigen placemat of in het oog springende routing helpt bij de bewustwording van de nieuwe werkelijkheid. Een ander punt dat Bressers noemt is dat de handleiding niet kant en klaar een antwoord geeft op alle vragen. „Hoe je het beste ergens maatregelen kunt nemen blijft toch ook maatwerk. Denk aan lay-out of type werk: dat kan nogal verschillen en dat is van invloed op wat het beste werkt om de kans op corona klein te houden.”

Reserveringssystemen

De nadruk op thuiswerken en het minder beschikbaar zijn van werkplekken op kantoor maakt aanbieders van diensten inventief. Digitaal bureau E-sites in Breda heeft wat bedacht om de bezetting te regelen op kantoor in het nieuwe normaal van anderhalve meter afstand houden. Inchecken is het toverwoord van de gloednieuwe BeeSafe app, meldt BN De Stem. 

„Medewerkers kunnen dagelijks via de app een plek op kantoor regelen. De app houdt bij hoeveel plekken al vergeven zijn en wanneer het maximum aantal te bezetten stoelen is bereikt.” Reserveringssystemen zullen populairder worden, verwachten experts. Het geeft facilitair management ook de mogelijkheid werkplekken uit te schakelen, als er te veel medewerkers dreigen te komen. Daarbij geeft een smart-office ook realtime inzicht in de kwaliteit van het binnenklimaat, een item dat onder kantoorgebruikers nu veel speelt. Een balans vinden tussen thuis blijven en naar kantoor gaan wordt steeds belangrijker.

De vraag bij dit alles is wat personeel er zelf van vindt. Afgaand op de opengaande scholen met veel vragen bij docenten moeten ook andere organisaties rekening houden met de nodige angst. De Monitor meldde dat van kantoorpersoneel 39% de werkplek vies vindt. Uit een onderzoek van Kantar in opdracht van het wereldwijde opererende Essity blijkt dat 67% van het kantoorpersoneel in Nederland meer op hygiëne gaat letten dan voorheen. Ruim de helft (58%) denkt niet dat alles weer wordt zoals het was vóór corona. Meer dan driekwart van de werknemers verwacht dat de werkgever voor extra schoonmaakrondes gaat zorgen om de hygiëne te waarborgen. En 36% blijft liever thuiswerken, ook als we weer naar kantoor mogen.