Bedrijfsnieuws

Werkplek systeem: trap niet in deze valkuilen

Op zoek naar een systeem om werkplekken te reserveren en beheren? Dan zijn er een aantal punten waar u op moet letten om er zeker van te zijn dat uw keuze aansluit op de wensen en eisen van uw organisatie. Wij hebben een aantal vergeten aandachtspunten op een rij gezet.

1. Collega’s zijn niet zichtbaar

Niet elk systeem laat zien wie op welke dag een werkplek heeft gereserveerd. Als u ontmoeten makkelijk wilt maken, is het wel zo handig om dat te weten. Mensen die in hetzelfde team zitten, worden zo gemotiveerd om naar kantoor te komen en kunnen elkaar zo makkelijker opzoeken.

2. Geen specifieke werkplek reserveren

In veel systemen voor hybride werken (of flexwerken) kan wel een werkplek worden gereserveerd, maar geen keuze worden gemaakt voor een specifieke plek. Oftewel: medewerkers reserveren capaciteit, maar moeten – eenmaal op kantoor – nog een plek zien te vinden. Dat kan voor medewerkers niet prettig voelen en daarnaast voor verwarring zorgen op de werkvloer.

3. Reserveren zonder plattegrond

In Reflex Workplaces – ons reserveringssysteem – heeft u de mogelijkheid om de werkruimtes op een plattegrond te bekijken en zelf plattegronden toe te voegen. Zo weet niet alleen de collega die de reservering heeft gemaakt precies waar hij moet zijn, maar kunnen ook alle personen de ruimte gemakkelijk vinden. Let erop dat deze optie in uw pakket zit, anders wordt het een doolhof.

4. Onbeperkt werkplekken reserveren

Het komt ook voor dat collega’s weken vooruit werkplekken reserveren maar uiteindelijk toch niet aanwezig zijn. Heel irritant, zeker in een situatie waar werkplekken schaars zijn. Zorg dat er in het systeem van uw keuze de mogelijkheid zit om periodes of aantal reserveringen af te bakenen. Zo heeft iedereen de kans om digitaal een werkplek te reserveren.

5. Voorkom onnodig lege werkplekken

Een laatste en grote valkuil. Veel kantoren hebben minder werkplekken dan medewerkers. Zorg ervoor dat uw systeem u van statistieken voorziet om inzicht te krijgen in de aanwezigheid in totaal en per persoon. Zo kunt u gericht werken aan de bezetting van uw werkplekken.

Meer informatie
Nieuwsbank banner