Stroomlijnen en sturen facilitaire processen kan makkelijker met FMIS

Stroomlijnen en sturen facilitaire processen kan makkelijker met FMIS

Welk merk bureaustoelen gaat in een bedrijf vaker kapot? Hoe worden meldingen die van belang zijn voor de facilitaire dienst eigenlijk geregistreerd? En zou het misschien kunnen dat ingewikkelde problemen blijven liggen door een groot aantal ad hoc-meldingen? Geen idee? Dan wordt het tijd voor een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS). Dat geeft duidelijkheid en maakt het bovendien makkelijker om strategisch te sturen. 

De schoolbel gaat. Het is 12.10 uur en de middagpauze begint. Overal waar je kijkt vliegen deuren van klaslokalen open. Leerlingen rennen zo snel als ze kunnen de gangen door naar de kantine, in de hoop als eerste een broodje te bemachtigen. In de aula ontstaat al snel een flink rumoer. Remco van Witteloostuijn, van Topdesk (service management) beschrijft in zijn blog over het nut van een Facilitair Management Informatie Systeem beeldend de prettige chaos in een middelbare school en de rol die de conciërge speelt en waar hij tegenaan loopt.

‘Als conciërge houd je gedurende de pauzes toezicht op de leerlingen in de aula’, schrijft hij. ‘Terwijl je net een student wil vertellen dat kauwgom onder de tafel plakken toch echt niet de bedoeling is, komt één van de docenten naar je toe. Hij vertelt dat in zijn lokaal 2.32 bij twee stoelen de rugleuning los zit. Hij vraagt of het snel gemaakt kan worden, want hij komt nu eigenlijk stoelen te kort. En de buitenzonwering is ook nog steeds niet gemaakt. Wanneer wordt dat opgelost?’. Je geeft aan dat je vanmiddag na de lessen wel even langsloopt om te kijken of je het direct kan oplossen.’

Onthouden
Het is een verhaal dat Van Witteloosluijn als Education Service Management Consultant in zijn dagelijkse praktijk vaak hoort, in vele varianten. En het gaat nog even door. ‘De rest van de pauze probeer je zo goed mogelijk te onthouden wat de docent zojuist bij je gemeld heeft. Maar tijdens de pauze help je ook nog een leerling die zijn pasje thuis is vergeten bij het openmaken van zijn kluisje. In de gang zie je dat één van de tl-buizen is uitgevallen. En aan het einde van de pauze blijkt ook nog dat één of andere grappenmaker de wc-deur op slot heeft gedraaid, terwijl er niemand op het toilet zit.’ Zodra de schoolbel gaat voor het begin van de volgende lessen, keert de rust in de gangen langzaam terug. Tijd om samen met de andere conciërges te lunchen. Tijdens het eten blijkt dat één van de andere conciërges al contact heeft gehad met de leverancier van de zonwering. Er is afgesproken dat ze langskomen, maar wanneer weet je collega niet meer. Dat moet hij opzoeken in zijn mail. Laten we dan eerst maar de wc-deur openen en de tl-buis vervangen. Maar in welk lokaal waren die stoelen nou ook alweer kapot?’

Systeem
Tijd voor een fijn systeem waarin gebruikers makkelijk meldingen kunnen doen en de verantwoordelijken precies zien wat de status van een melding is, of dat een collega al actie heeft ondernomen.
Mensen die in de ondersteunende dienst werken weten als geen ander dat er amper dagen zijn die precies zo verlopen als jij ze hebt gepland.

Veel werk komt ad hoc op het bordje en het totaaloverzicht ontbreekt. Een FMIS kan helpen om lijn in het werk te krijgen. In dat systeem kun je allerlei informatie kwijt. Welke meldingen komen er allemaal binnen, is er niks vergeten, wat is de status van die meldingen, is er misschien overlap, is de oplossing naar tevredenheid van de melder opgelost? Zonder goed systeem loop je de kans dat zaken worden vergeten, niet goed opgelost of dubbel aangepakt. Zeker als er meer facilitair medewerkers zijn met dezelfde taken. Een Facilitair Management Informatie Systeem is software waarin meldingen en aanvragen geregistreerd worden die klanten, medewerkers en collega’s indienen. Het systeem kan ook breder ingezet worden voor bijvoorbeeld gebouwonderhoud, de registratie van middelen en reserveringsbeheer.

Prioriteiten
Door meldingen te registreren, is het makkelijker om prioriteiten aan te brengen. Met een duidelijk overzicht van openstaande meldingen, is het snel inzichtelijk welke meldingen als eerste afgehandeld moeten worden. Dat kan ook betekenen dat meldingen die nieuw binnenkomen, niet per definitie direct aangepakt worden. Voor de facilitair manager, coördinator of teamleider heeft het gebruik van een FMIS veel voordelen. Doordat meldingen en verzoeken geregistreerd worden, kunnen die functionarissen meldingen eenvoudiger verdelen over de aanwezige medewerkers. Ook is te zien hoeveel meldingen er binnenkomen en hoe snel die afgehandeld worden. Verder kunnen met een FMIS meldingen doorgesluisd worden naar leveranciers; ook is het mogelijk de dienstverlening van die leveranciers te monitoren. Inzicht geeft het ook per ruimte of object. De historie van meldingen is eenvoudig te zien. Zo zorgt het systeem ook voor informatie die waardevol is voor verbeterprojecten. Misschien gaan meubels van het ene merk veel langer mee dan van het ander, of blijkt dat complexere meldingen langer blijven liggen door een grote stroom van ad hoc meldingen die simpeler op te pakken zijn.

Uitgebreider
Vroeger was software voor Facility Management een registratiesysteem voor gegevens over gebouwen en inventaris. Tegenwoordig is het veel uitgebreider. Een FMIS is bedoeld om de efficiëntie in de planning en uitvoering van facilitaire processen te verhogen. Een compleet Facilitair Management Informatie Systeem omvat workflow management, uitgebreide rapportagemogelijkheden en business analytics. Het is helemaal webbased. Software voor Facility Management wordt vaak geïntegreerd met andere IT-systemen, zoals gebouwenbeheer GIS-oplossingen en CAD-software.

Omdat steeds meer organisaties hun facilitaire diensten uitbesteden aan professionele dienstverleners is er in een FMIS ook de mogelijkheid om overeengekomen afspraken ten aanzien van prestaties, kwaliteit en budgetten in de gaten te houden. Facilitair managers dienen voortdurend onverwachte problemen op te lossen. Dat hoort bij het werk van deze manager: verantwoordelijk zijn voor facilitaire diensten betekent verantwoording nemen voor lopende zaken. En die vooral lopend houden. En daarnaast vraagstukken van een geruststellend antwoord voorzien. Zorgen dat wat stilstaat weer op gang komt, ontbrekende zaken aanvullen. Zorgen dat storingen worden verholpen en teleurstelling omzetten in voldoening en tevredenheid. In het FMIS kunnen alle assets en facilities en de bijbehorende processen beheerd worden. Zo verzamelt de facilitair manager voldoende informatie om grip te houden op onderhoud, gebouwen, catering, reserveringen, receptie, schoonmaak en andere zaken die van belang zijn om alles soepel te laten verlopen.

Belangrijke informatie voor sturing
Maar het levert meer op. Door het structuren van processen is het makkelijker in de hand te houden,  maar komt er ook relevantie informatie binnen. Voor collega’s, directieleden en managementteam, zodat een strategisch sturingsinstrument ontstaat. Zo is het bij controles en audits eenvoudig aan te tonen dat regels worden nageleefd en aan normen is voldaan. Volgens het bedrijf is het al snel te merken dat medewerkers op een slagvaardige manier de werkzaamheden uitvoeren. Ze zijn minder tijd kwijt zijn aan het beantwoorden van onnodige e-mail of telefoontjes. Door het coördineren met het FMIS is het risico boven kleiner dat de facilitair verantwoordelijke belangrijke werkzaamheden vergeet.

Vaak is het systeem opgebouwd uit verschillende modules. Denk bijvoorbeeld aan middelenbeheer. Alle auto’s, sleutels, bureaus zijn te zien in een duidelijk overzicht. Het voorkomen van dubbele boekingen of cateringproblemen is onderdeel van de module reserveringsbeheer. Zo krijgt de gebruiker overzicht over welke ruimtes beschikbaar zijn, wat de indeling is en wat er in de betreffende ruimtes aanwezig is.
Vaak is er ook een mogelijkheid voor werknemers om zelf hun aanvragen te doen. Bijvoorbeeld voor het vervangen van een kapotte stoel of het boeken van een vergaderplek, al dan niet met lunch. Ook hebben ze inzicht in het kennissysteem voor standaardoplossingen, veel gestelde vragen en meer. Zo krijgen de gebruikers vrijheid en het bespaart de facilitaire dienst tijd.


12-05-2020